історія розвитку системи електронного документообігу

На відміну від пошуку за атрибутами документів, що був і  в системах попереднього класу, архіви документів повинні забезпечувати повнотекстовий пошук за вмістом текстових фрагментів у документі. В принципі, пошуковий механізм повинен мати деякий інтелект, тобто забезпечувати пошук близьких граматичних конструкцій, а також пошук близьких за змістом слів.

На відміну від систем попереднього класу, в архівах зберігаються самі документи, і тому система повинна забезпечувати розмежування прав доступу до документів. Користувач може ідентифікуватися або за допомогою мережевого імені, або за допомогою спеціального імені і пароля, визначеного в системі керування архівом. Крім поділу прав доступу на рівні користувачів, система повинна забезпечувати виділення груп користувачів або ролей. Такою функцією архіву документів є забезпечення можливості групової роботи з документами, що знаходяться в стадії створення. При цьому використовується функція блокувань документів або Check-In/Check-Out контроль. Вона полягає в тому,  що  коли  один  із  користувачів  системи

починає редагувати документ, останній блокується для доступу  інших користувачів доти, поки з  ним не закінчиться робота.

Ще однією функцією архіву є підтримка контролю версій. Версії документів можуть фіксуватися або автоматично, або з ініціативи користувача. У разі потреби користувач може повернутися до однієї з попередніх версій документа.

До сервісних функцій  архіву документів відносяться можливість створення резервних копій документів без припинення роботи системи, інтеграція із системами забезпечення оптимальної вартості збереження даних та ін.

4)         Системи створення документів і системи обробки

документів. Однією із самостійних  функцій систем документообігу є

введення документів в архів. Під цим розуміється перехід від

паперових документів до електронних. У найпростішому випадку ця

процедура зводиться до простого сканування. Проте, як правило,

простого зберігання образу документа недостатньо. Електронний

образ документа повинен  мати ідентифікаційні атрибути, що

дозволять ідентифікувати його у системі діловодства і в  архіві

документів. Ці операції проводяться вручну.

Більш складною функцією є  автоматичне розпізнавання вмісту документа і формування документа, що містить його текст. Для цього призначені програми, що відносяться до класу програмного звбезпечення розпізнавання тексту. Ще більш складною функцією є розпізнавання вмісту форм. При цьому програма визначає наявність записів, у тому числі й рукописних, у визначених полях бланка документа, розпізнає його вміст і автоматично заповнює значення атрибутів даного документа в системі. За необхідності значення полів бланка може вибиратися з довідника, передбаченого в системі.

5)         Системи керування вартістю зберігання документів.

Сьогодні застосовується два підходи до організації зберігання

електронних документів. Перший полягає в тому, що тіло

документа зберігається у  файловій системі, другий передбачає

зберігання документів у реляційній або спеціалізованій базі данних.

При зберіганні документів в архіві обсяги зберігання можуть швидко зростати і досягати значних розмір. При цьому інтенсивність звертань до документів, що знаходяться в архіві, не рівномірна. До документів, що знаходяться в роботі, звертаються достатньо часто, у той час як доступ до документів, робота з якими вже завершена, здійснюється дуже рідко. Відповідно, система може забезпечувати

різну оперативність доступу  до різних документів. Оскільки вартість зберігання документів в архіві, як правило, обернено пропорційна швидкості доступу, то можна скористатися вказаною закономірністю для оптимізації вартості утримання архіву. Системи керування вартістю зберігання саме і вирішують дану задачу. Забезпечуючи можливість роботи з різноманітною периферією, система забезпечує автоматичне перенесення даних на більш «дешеві» носії у випадку, якщо доступ до них здійснюється недостатньо часто.

6) Системи маршрутизації  і контролю виконання. Однією  з основних складових систем  документообігу є системи маршрути-зації  і контролю виконання. При побудові  систем маршрутизації можуть  застосовуватися два основних  підходи.

Перший - документо-орієнтований. Документ є основним об'єктом системи, і маршрутизується саме він, а  всі інші параметри маршрутизації асоційовані саме з документом.

Другий - робото-орієнтований, і його основним об'єктом є робота. До роботи може бути прикріплений найрізноманітніший список об'єктів, у тому числі й документи. Природно, робота може існувати і без документів. Другий підхід є більш загальним.

Будь-який процес маршрутизації  документів - це рух одного документа, а не множини його копій, як це відбувається в системах електронної пошти.

Розглянемо тепер типи систем маршрутизації.

Вільна маршрутизація. Виділяються два основні типи маршрутів документів:

1.         Послідовна маршрутизація - документ послідовно проходить виконавців один за одним;

2.         Паралельна маршрутизація - документ одночасно надходить усім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі закінчать роботу з документом.

Системи електронної пошти. Мінімальною достатньою системою, яка  забезпечує маршрутизацію документів, є система електронної пошти, що здійснює паралельне розповсюдження документів (маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилання тим, що маршрутизований документ повертається в початок маршруту, наприклад, до ініціатора, а документ, що розсилається, посилається до виконавця без контролю факту повернення).    За    допомогою    додаткових    елементів    система

електронної пошти може забезпечувати  послідовну маршрутизацію документів.

Вільна маршрутизація документів із контролем виконання. Контроль виконання включає:

■          контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця);

■          контроль читання завдання - ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники, для котрих це завдання було призначено;

■          контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконане;

■          моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить із його завданням;

■          повідомлення про порушення термінів виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане ним завдання прострочене конкретним співробітником;

■          історія виконання завдань;

■          контроль якості виконання - означає, що якщо користувач говорить про те, що завдання виконано, це ще не означає, що воно дійсно виконано, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити або не підтвердити виконання.

Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань  або у вигляді нового завдання, сформованого системою ініціатору, або  за допомогою повідомлення по електронній  пошті.

Маршрутизація документів no заздалегідь визначенш маршрутах  із контролем виконання (жорстка  маршрутизація). Маршрути можуть бути більш складними, ніж прості послідовні або паралельні:

1)         комбіновані з послідовних і паралельних елементів;

2)         умовні, із переходами в залежності від стану тих або інших змінних маршрутів.

7) Системи комплексної  автоматизації виробничих процесів (бізнес-процесів). Розвитком систем маршрутизації документів є WorkFlow системи, або системи комплексної автоматизації організаціійно-виконавчих, виробничих процесів (бізнес-процесів). На   відміну   від   систем   маршрутизації   документів,    об'єктом

маршрутизації в них є  сукупність даних, використовуваних у  визначеному процесі. Більшість  спеціалістів в області сучасних інформаційних технологій розглядають технологію WorkFlow як найбільш перспективну технологію керування діловими процесами. Буквальний переклад терміна workflow - потік робіт, є, безумовно, коректним граматично, але майже ніяк не розкриває його змісту.

Більш інформативним є  визначення продуктів класу WorkFlow як програмних систем, що забезпечують повну  або часткову координа-цію виконання  виробничих операцій (завдань, робіт, функцій), що складають, наприклад, структуровані  бізнес-процеси підприємства.

При цьому кожна система  забезпечує вирішення трьох таких  задач:

^розробка опису процесу;

^керування виконанням  процесу;

^інтеграція використовуваних  у процесі додатків. Використання  технології  WorkFlow  для   вирішення   задачі керування  процедурами  документообігу  дозволяє  досягти  ряду принципових переваг, найважливішими з яких є такі:

1) впровадження системи  класу WorkFlow базується не на  маршрутизації проходження документів  і не на автоматизації групи  операцій або виду дій, а  на описі процесу, заради ефективного  виконання якого здійснюється  маршрутизація документів і/або  автоматизація операцій. У такий  спосіб упровадження системи  спрямоване на досягнення стратегічних  цілей проекту;

2) технологія WorkFlow не накладає  якихось спеціальних обмежень  на рівень деталізації процесу і/або ступінь автоматизації виконуваних операцій. В якості елементарної операції припустимо використовувати як рутинну, формальну дію (наприклад, зареєструвати облікові дані клієнта), так і творчу, нетривіальну задачу (наприклад, розробити технологію підйому Титаніка). Таким чином досягається адаптація системи до реальних виробничих процесів (бізнес-процесів) організації, незалежно від їхнього рівня складності;

3) технологія WorkFlow дозволяє  об'єднати в рамках єдиного  інформаційного простору організації  структуровані і неструктуро-вані  дані, а також різноманітні програмні  засоби обробки інформа-ції. Отже, досягається незалежність правил  діяльності і відповідних правил  проходження документів від індивідуальних особливостей

організації роботи конкретного співробітника, структури БД, фор-матів представлення інформації.

За оцінками ринку систем класу WorkFlow, проведеними компаніями IDC/Avante і Qvum, лідером серед систем класу WorkFlow є Staffware (Великобританія). Staffware підтримує всі популярні системи: UNIX, Microsoft Windows NT i OS/2 y якості серверних платформ, a клієнтські місця можуть працювати в середовищах Windows 3.1, Windows 95, Windows NT, OS/2, Macintosh або асинхронних терміналах. Система Staffware цілком масштабована, що дозволяє використовувати систему в організаці-ях будь-яких розмірів.

Варто звернути увагу на ще один нюанс. Існуючі системи автоматизації  ділових процесів (САДП), як правило, підтримують одну з двох метафор (видів) маршрутизації: 1) жорстку, 2) вільну. Перша з них визначається картою ділового процесу, що конструюється заздалегідь. Таким чином, застосування жорсткої маршрутизації припустимо там, де технологія роботи з документами або просто виконання завдань добре формалізується. Більшість закордонних систем керування належить саме до цього класу програм, що в принципі цілком зрозуміло - за кордоном люблять порядок у всьому, в тому числі й у ділових процесах. У той же час однією з характерних особливостей вітчизняного ведення господарства є наявність випадкового або суб'єктивного чинника, що вносить деяку непевність у структуру ділових процесів. У зв'язку з цим для вітчизняних організацій доцільно використовувати другий вид маршрутизації - вільну коли послідовність етапів ділових процесів визначається (і довизначається) на стадії виконання завдань.

Таким чином, ми приходимо  до висновку, що САДП повинна враховувати  і національні особливості управління, і тому, у нашому випадку, підтримувати обидві парадигми - і жорстку, і вільну маршрутизацію. Подібний симбіоз двох різних підходів дозволяє уникнути непорозумінь і отримати те поєднання жорсткої і вільної маршрутизації, що найбільш оптимально відповідає специфіці підприємства.

8) Системи підтримки прийняття рішень. Немаловажним моментом у функціонуванні інформаційних систем є необхідність забезпечити, крім засобів генерації даних, також і засоби їхнього аналізу. Наявні в усіх сучасних СКД і СКБД засоби побудови запитів і

різноманітні механізми пошуку хоча і полегшують витяг потрібної інформації, але все ж не спроможні дати достатньо інтелектуальну її оцінку, тобто зробити узагальнення, групування, видалення надлишкових даних і підвищити достовірність за рахунок виправлення помилок і опрацювання декількох незалежних джерел інформації (як правило, не тільки корпоративних баз даних, але і зовнішніх, розташованих, наприклад, в Internet). Проблема ця стає надзвичайно важливою у зв'язку з лавиноподібним зростанням обсягу інформації і збільшенням вимог до інфосистем щодо продуктивності - сьогодні успіх в управлінні організацією багато в чому визначається оперативністю прийняття рішень, дані для яких і надає КСЕД. У цьому випадку на допомогу старим методам приходить оперативна обробка даних (On-Line Analitical Processing, OLAP). Сила OLAP полягає в тому, що на відміну від класичних методів попгуку, запити тут формуються на основі гнучких нерегламентованих підходів.

Сьогодні доступний цілий  ряд різноманітних систем OLAP, ROLAP (реляційні OLAP), MOLAP (багатомірні OLAP) - Oracle Express, MetaCube (Informix) та ін.