історія розвитку системи електронного документообігу

Системи, засновані на застосуванні Internet -технологій. Невід'ємною рисою  сучасних КІС стало застосування технологій Internet. 3 огляду на цей факт, при виборі складових КІС необхідно  віддавати перевагу програмам (СКД, САДП), що підтримують повноцінну роботу зі звичайного браузера, фактично, мають так званого «тонкого» клієнта і спеціальне серверне програмне забезпечення, що забезпечує функціонування даного клієнта. Як правило, таке технічне рішення дозволяє використовувати стандартні сховища даних (бібліотеки документів, баз даних) із локальних, корпоративних і глобальних мереж, не вимагаючи істотних витрат на додаткове адміністрування і підтримку цілісності, надійності і безпеки зберігання даних.

Розглядаючи питання застосування Internet-технологій, не можна не торкнутися такої важливої проблеми, як забезпечення інформаційної безпеки. Для недопущення несанкціонованого доступу до документів і для запобігання можливим диверсіям вмонтованих засобів СКД і САДП недостатньо. Тому до складу КІС обов'язково повинні ввійти спеціальні програмно-апаратні засоби захисту.

Вони, зокрема, дозволяють шифрувати  дані, підтримують електронний цифровий підпис і можуть проводити на його основі аутентифікацію користувачів. Все це забезпечує достовірність  і цілісність інформації всередині КІС. Системи керування захистом інформації (СКЗІ) - це відкриті системи, що допускають інтеграцію з зовнішніми програмами, але необхідно звернути особливу увагу на те, чи сертифікована СКЗІ і за яким класом.

Ефективність програмних засобів захисту може бути істотно  підвищена за рахунок застосування апаратних і біометричних засобів: апаратних ключів, смарт-карт, устроїв розпізнавання відбитків пальців, сітківки ока, голосу, особи, цифрового підпису.

Відмітимо, що на стику сегментів  локальних мереж і Internet бажана установка  брандмауерів - засобів контролю за зовнішніми (вхідними і вихідними) з'єднаннями (найбільш типовим прикладом системи даного класу є Checkpoint FireWall-1 фірми Checkpoint Software.). Вони дозволяють відслідковувати передачу інформації практично усіх відомих на сьогоднішній день протоколів Internet.

Концепція XML і проектування системи електронного до-кументообігу. На даний час концепція XML є найбільш модною і популярною. Мова XML призначена для опису інших мов, тобто це метамова. XML дозволяє представити дані у вигляді структурова-ного текстового документа. Розмітка структури задається через так звані теги, що мають певний формат. Прикладом цього є HTML-документ (внутрішній «портрет» web-сторінки), оскільки HTML є реалізацією мови на основі XML і описує набір тегів для візуалізації даних web-браузером. Документи XML - це текстові файли, які містять дані та теги, котрі ідентифікують структури все-редині тексту.

Згідно з концепцією XML структура інформаційної ситеми має вигляд дерева. Основні елементи системи задаються списком XML-тегів. В результаті отримуємо опис інформаційної  системи до рівня кінцевих бізнес-об'єктів. Для кожного об'єкта робиться його опис мовою XML. Будь-який бізнес-об'єкт володіє як мінімум 40-тирма методами: 1) формуванням списку елементів, що належать об'єкту, 2) формуванням інформації по конкретному об'єкту, 3) до-даванням/редагуванням об'єкта, 4) вилученням об'єкта.

Технологічна структура  СЕД, побудованої на основі концепції XML, складається із:

1)сервера БД, призначеного  для зберігання і обробки інформації з використанням СКБД, таких як MS SQL Server, Oracle або ж Sybase. Фактично сервер БД являє собою ПЗ СКБД і набір таблиць, процедур і запитів;

2)сервера XML-даних, який  забезпечує об'єктний інтерфейс для даних (представлення даних у вигляді бізнес-об'єктів і реалізація бізнес-логіки), обробку таких даних і реалізацію певних алгоритмів ІС. XML-об'єкт може містити інформацію, яка не є частиною БД, наприклад, ілюстрації і матеріал, динамічно отримуваний із Internet. Сервер реалізується на базі Web-сервера (MS IIS, Netscape або Apachie) або ж у вигляді окремого додатка, написаного, наприклад, на С або Java;

3)сервера HTML-інтерфейсу,  призначеного  для  формування динамічних web-сторінок, які візуалізують бізнес-об'єкти із XML-даних і проводять попередню обробку введеної користувачем       інформації,       форматування       та       відправку XML-серверу. Даний сервер реалізується на базі Web-сервера(MS IIS, Netscape або Apachie).

Переваги використання трьохрівневої  архітектури.  Обмін даних з іншими додатками. Використання XML в якості відкритого стандарту обміну даними дозволяє вирішувати принципово нові завдання в області побудови корпоративних систем, а саме - ефективне використання окремих модулів різних виробників в рамках однієї ІС, досягаючи цим такої їх комбінації, що є найбільш оптимальною як з погляду функціональності, так і з точки зору фінансовихвкладень.

Робота з ПЗ і апаратним  забезпеченням різних виробників. Реалізація XML-серверів і серверів інтерфейсів може бути викона-на для різних програмних платформ, наприклад, в рамках ІС однієї організації можуть використовуватись СКБД Microsoft під Windows NT і Oracle під Solaris, Web-сервери Microsoft і Netscape.

Internet/Intranet-технології і  якість обслуговування користу-вачів.  Використання Internet/Intranet-технологій  як базису для ство-

рення КІС відкриває ще одну найбільш цікаву можливість - управ-ління  якістю обслуговування, яка включає  власне контроль якості продукції, різні схеми гарантійного і постгарантійного обслугову-вання протягом всього ЖЦ, внесення змін в конструкцію на основі побажань споживача тощо (концепція CRM - Customer Relationship Management). Інша цікава можливість - повнофункціональне вір-туальне представництво компанії в Internet, що надає можли-вість отримувати користувачу повний спектр технічної та інформа-ційної підтримки (виконання замовлення, поетапний контроль цьо-го процесу, зміна строків і т.д.) і виконує функцію оберненого зв'язку (оперативна «гаряча» лінія, участь в дискусіях, внесення пропозицій користувачами).

Повномасштабний віддалений доступ і питання безпеки. Пи-тання  безпеки інформації, яка передається  мережею, не має безпо-середнього відношення до реалізації КІС, оскільки над ними пра-цює ціла індустрія розробників спеціалізованого ПЗ. У кожному конкретному проекті створення КІС може бути вибрана система безпеки, яка найбільш задовольняє з точки зору функціональності та вартості. Можливість віддаленого доступу до корпоративної ін-формації буває дуже необхідною.

Відкритість та простота обслуговування. Одним із основних критеріїв оцінки ПЗ для побудови КІС є його гнучкість  і адаптова-ність під конкретного замовника. Дуже часто адаптація великих клієнт-серверних систем ускладнюється через наявність внутрішніх спеціалізованих мов. У разі використання Internet/Intranet-технологій розробник передає замовнику всі тексти, які написані на DHTML, XML, JavaScript, а навчання спеціалістів і доробка про-грам забирають мало часу, оскільки всі ці технології є абсолютно відкритими. Крім цього, факт відсутності спеціалізованої програми-клієнта само по собі дає значні переваги. Одна із них - суттєве ско-рочення чисельності обслуговуючого персоналу, тому що при ін-сталяції, помилках настройки, зміні версій вся робота йде лише на сервері і спеціалістам не потрібно витрачати час на обхід усіх ро-бочих місць.

Нова можливість - ASP (Application Service Provider). У зв'язку з передбачуваним випуском провідними виробниками ПЗ Internet-версій своїх продуктів з'явилась поки що теоретична можливість розміщувати КІС на серверах віддаленого провайдера і працювати з нею по каналахInternet. Але і в Росії, і в Україні цей

підхід не знайде підтримки найближчим часом. По-перше, це пов'язано з неякісними каналами Internet, а по-друге, із загальною недовірою, що склалася в економічному та комерційному середо-вищі за останнє десятиріччя - керівник організації не захоче дові-рити свою корпоративну інформацію сторонньому провайдеру.

РОЗДІЛ 2. Основні поняття про системи електронного документообігу

2.1 Призначення СЕД

На думку галузевих  аналітиків, електронний документообіг  включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід  інформації, що циркулює в організації  чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу  і розповсюдження великих обсягів  документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над  потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або  в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних  можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".

Головне призначення  СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни  виконаннядокументів,  рух  документів,  а  також контролюватися  всі  їхні  версії  і  підверсії.  

Комплексна  СЕД  повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів  у  залежності  від їхньої  компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД  повинна настроюватися  на  існуючу організаційно-штатну  структуру  і  систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами  СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

2.2 Особливості СЕД

 Особливості збереження документів СЕД  працюють,  переважно,  на  базі  розподілених архітектур  і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (за принципом "шафа /папка").

Кожен документ міститься  в папку, що, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).

Будь-якому  документові  в  СЕД  властивий  певний  набір  атрибутів (наприклад,  його  назва,  автор  документа,  час його  створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного  типу  документів  він  зберігається  незмінним).  У  СЕД  атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних.

Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів  створюється шаблон картки, де в  зрозумілому графічному  вигляді  представлені  найменування  атрибутів  документа.При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка(заносяться  значення  атрибутів).  Після  заповнення  картка  виявляється зв'язаною із самим документом.

Деякі галузеві аналітики  навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою корпоративної  інформаційної системи підприємства чи організації. 
СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД  складається  з  наступних логічних  компонентів  (які  можуть розташовуватися  як  на  одному, так  і  на  декількох  серверах):

1. Сховища атрибутів документів (карток);

2. Сховища документів;

3. Сервісів повнотекстової  індексації.

Під  сховищем  документів  звичайно  розуміється  сховище  вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою "архів документів". Слід  зазначити,  що великими  перевагами СЕД є  збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі  форматів файлів.

Останнім часом все  більшу популярність здобуває  збереження документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є  значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком  - низька ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої  інформації.  При  даному  підході  також  потрібне  використання могутніх серверів з великими  обсягами  оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто.

У СЕД реалізовані надійні засоби  розмежування повноважень і контролю за  доступом  до  документів. У  більшості  випадків з їхньою  допомогою визначаються  наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної  СЕД):

- Повний  контроль над документом;

- Право редагувати, але  не знищувати документ;