історія розвитку системи електронного документообігу

 

 

 

 

1.2 Історія розвитку систем документообігу

Системи документообігу беруть свій початок 3 появи фотоапарата, коли стало можливо створювати зменшені копії документів. Шпигунські технології були конвертовані і стали застосовуватися  для створення мікрографічних архівів документів. Мікрофіша зробила якісний стрибок у вартості збереження і копіювання документів, але з погляду швидкості їх пошуку і колективного використання документів усе залишилося на рівні паперових документів.

Поява комп'ютерних систем із колективним доступом дозволила  досягти прориву й у цій  області.

Відбулася трансформація  від   мікрографічних   документів   до   електронних

образів паперових документів, від мікрографічних систем до так званих imaging-систем. Розширена система пошуку, можливість одержувати доступ до одного документа декільком користувачам одночасно, можливість віддаленої і розподіленої роботи при незначній вартості збереження і копіювання інформації зумовило тенденцію заміни мікрографічних документів на електронні. 3 часом ускладнювалося устаткування і програмне забезпечення, з'являлися більш швидкісні і невибагливі до якості паперового документа сканери, спеціальні плати, що дозволяють прискорити процес друку, перегляду і сканування документів, створено оптичні і магнітооптичні роботизовані бібліотеки.

Imaging-системи дали поштовх  для розвитку систем розпізнавання  машинописних і рукописних символів, тоді ж з'явилися перші workflow- системи, призначені для організації процесу впровадження паперових документів у систему збереження. Надалі workflow-системи були поширені на офісну діяльність підприємств.

На початку 90-х років у США з'явився новий клас систем, призначених для керування електронними документами. В основному це були файли текстових процесорів, і запити на такого роду рішення в основному приходили від федеральних агентств і юридичних компаній. Так з'явився новий клас систем, названий СКД. Розвиток функціональності, наявність функцій роботи з образами документів призвело до того, що сучасні СКД перекривають за функціональністю imaging-системи при приблизно вдвічі меншій вартості. Крім функцій збереження і пошуку, що властиві imaging-системам, у СКД з'явилися функції контролю життєвого циклу документа - на відміну від своїх попередників СКД призначені для роботи з динамічними документами.

 

1.3 переваги переходу до електронного документообігу

Для висвітлення переваг  переходу до електронного документообігу наведемо оцінки західних консалтингових компаній про те, як співіснують  світи електронних і паперових документів.

Компанія BIS підрахувала, що 90% усієї корпоративної інформації залишається на папері.

За підрахунками компанії XPLOR, за останні три роки частка електронних  повідомлень  зросла з  29%  до  44%  від  загальної

кількості повідомлень. Загальний  обсяг інформації подвоюється кожні  п'ять років і стає в чотири рази більшим за 10 років. Співвідношення кількості паперових і електронних документів складе через п'ять років 50 на 50%, а через 10 років - 30 на 70%. Кількість електронних документів за рік подвоюється, а паперових - зростає лише на 7%.

Документ, як будь-яка річ, що приносить прибуток і допомагає в бізнесі, так само потребує і витрат. Як відомо, підвищувати прибуток можна шляхом зниження витрат. Західні консалтингові компанії провели оцінки витрат на обробку паперових документів. Для уникнення невідповідностей при переносі цих оцінок у нашу дійсність, ці оцінки наведені не в доларах, а в разах, штуках і відсотках. Справа в тому, що дотепер існують значні розбіжності у вартості оплати праці в нас і на Заході, що, природно, є немаловажним стримуючим чинником у переході до електронних документів.

Компанія DELPHI констатує, що 15% усіх паперових документів безповоротно губляться і працівники витрачають до 30% свого часу на їх пошук. За оцінкою компанії Coopers&Lybrand, корпорації роблять 19 копій кожного документа, a 7,5% усіх документів губляться безповоротно. Лише у масштабах США дані втрати складають близько одного трильйона доларів на рік. Тому зрозуміле бажання бізнесменів якнайшвидше позбутися паперових документів і перейти до електронних.

Існують оцінки виграшу компаній внаслідок переходу до електронних  документів.

Nortan Nolan Institute оцінює зростання  продуктивності праці співробітника  на 25-50%, зменшення часу для обробки  одного документа - більш ніж  на 75% і зниження витрат на оплату  площі для зберігання документів  на 80%. Приблизно такі оцінки дає й відома компанія Ernst & Young.

Узагальнюючи викладене  вище, визначимо переваги електронних  документів, які полягають у можливості:

1) обслуговувати клієнта  краще. Мета будь-якої організації  -обслуговувати краще своїх клієнтів. Упровадження систем електронного документообігу дозволяє виконувати цю задачу більш ефективно. При роботі з ЕД час пошуку документа, а отже й час реакції на запит, набагато менший, ніж при роботі з паперовими

документами. Клієнт одержує  відповідь швидше, ніж раніше, і, природно, задоволений набагато більше;

2)         управляти інформацією більш ефективно. Керування

життєво важливими документами, збереженими в електронному

вигляді, радикально поліпшується. Працівник може:

-          одержувати доступ до документів швидше;

-          не губити документи;

-          перейти до засобів правильного зберігання документів;

-          збирати, опрацьовувати документи у більшій кількості, ніж раніше, і приймати рішення швидше і точніше;

3)         захищати документи краще. Технологія дозволяє

зберігати ключову інформацію на оптичних або магнітних носіях.

Це відразу дає значні переваги, а саме, забезпечує:

-          захист від втрати або ушкодження. Втрата всієї або частини інформації для підприємства може загрожувати значними наслідками, аж до банкрутства і повного припинення діяльності. 3 папером усе набагато складніше, ніж з електронними носіями інформації. Папір схильний до багатьох хвороб, а саме - старіння, небезпеки нагрівання і вогню. Крім того, дуже важко зробити копію всього архіву паперових документів на випадок непередбачуваних обставин. Це викликано, по-перше, високою вартістю збереження, по-друге, високою вартістю і тривалим часом копіювання документів. У випадку з електронними носіями усе навпаки. Компактність, швидкість і дешевина копіювання дозволяють робити і зберігати стільки копій інформації, скільки потрібно для забезпечення надійності бізнесу;

-          захист від несанкціонованого доступу. Електронні носії дозволяють зберегти більше інформації в меншому обсязі. Отже менший обсяг дешевше захищати. Крім того, електронна інформація легше обробляється, процес криптозахисту інформації можна автоматизувати і виконувати швидше і дешевше;

4)         підвищити продуктивність праці. Праця будь-якого

співробітника має дві  основні складові - продуктивну і

забезпечувальну діяльність. Залежно від категорії працівника і виду

діяльності співвідношення цих складових різне, але при будь-якому

розкладі частка забезпечувальної діяльності залишається чималою.

Операції з паперовими й електронними документами відносяться

до забезпечувальної діяльності, і, отже, скорочуючи час на ці операції, ми скорочуємо частку цієї діяльності, звільняючи час для продуктивної праці. Крім продуктивності праці окремої  людини, перехід до електронних документів радикально підвищує продуктивність праці робочих груп (при цьому перехід до обробки електронних документів ні в якому разі не варто розглядати як самоціль). Робота з електронними документами разом з мережевими технологіями дозволяє одночасно багатьом користувачам із робочої групи одержувати доступ до документів, що досить проблематично і дорого при роботі з паперовими документами. А якщо організація у своїй діяльності використовує такі технології, як workflow і groupware, то це надає можливість взаємодії співробітників всередині всіх її підрозділів, що дозволяє уникнути дублювання функцій і задач і, отже, ще знизити витрати; 5) зменшувати витрати:

-          на обробку паперу. При роботі з електронними документами немає потреби робити паперові копії документів для того, щоб вони стали доступні кільком співробітникам організації одночасно. Крім того, це зменшує необхідність наймати на роботу кур’єрів для збору і доставки документів, що забезпечують інфраструктуру передачі інформації між співробітниками;

-          на устаткування. Сканер, факс-плата, програмне забезпечення можуть коштувати менше, ніж високопродук-тивне копіювальне і факс-устаткування;

-          на підтримку процесу обробки. Збереження документів в електронному вигляді може знизити потребу в таких пред-метах, як скріпки, степлери, папки і шафи для паперів;

-          на збереження. Звільнення реальної, фізичної площі, необхідної для зберігання документів, забезпечення необхід-них умов для зберігання паперових документів, створення копій документів тощо.

Однак можна виділити труднощі трьох рівнів при переході на безпаперову технологію роботи з документами:

1) технічна неготовність  організацій для роботи з електрон-ними  документами (що може виражатися  як у тривіальній проблемі  відсутності комп'ютера на столах  у співробітників, так і в тому, що в організації немає необхідних програмно-апаратних засобів для

переходу документів з  однієї форми представлення до іншої - від паперового до електронного - через відсутність сканера);

2) технологічна недопустимість  переходу окремих категорій конфіденційних  документів в електронний вид (служби безпеки вимагають, щоб такого роду документи передавалися під розпис через довірену особу або кур'єра). He можна випускати з поля зору і таку обставину, як відсутність у багатьох високопоставлених співробітників (керівна ланка) вільного часу для постійного спілкування з комп'ютером, що призводить до процедури переводу документа з електронного виду в паперовий (через друк) або навпаки (шляхом сканування) і створення, наприклад, версій документа;

3) законодавча неврегульованість  електронного документо-обігу. Навіть, якщо в межах окремо взятої  компанії або організації вирішили  перейти до безпаперової роботи  з документами, компанія все  одно не зможе існувати ізольовано - між нею і зовнішнім світом постійно циркулюють різноманітного роду документи. Виникає необхідність законодавчого вирішення питання, що власне слід розуміти під електронним документом і який його вид може мати юридичну силу (питання, пов'язані з достовірністю документів, що пересилаються, достовірністю підписів посадових осіб тощо).

Використання Internet-технологій

Вибухове зростання Internet, який пов'язують із розвитком нової  технології, має у своїй основі просте економічне обгрунтування - ця технологія економічно вигідна, оскільки вартість передачі даних по мережі стає меншою за вартість обчислень  на клієнтській машині, і ця тенденція  має стійкий характер. Звідси виникають і ті зміни у світі технологій, свідками яких ми є: стрімке зростання пропускної спроможності каналів (biternet-2, нові більш швидкі модеми, супутникові канали для домашнього користувача), присутність у мережі більшості корпорацій і мас медіа, електронна комерція і банки тощо. На основі цих технологій виросли нові напрями бізнесу, a поширеність Internet зростає небаченими темпами (швидше телефонії і телебачення). Все це зумовлює швидке проникнення Internet-технологій і в процеси автоматизації діяльності органів державного управління.

Характеристика Internet-технологій. Internet-технології - це технології, в яких немає нічого революційного, за винятком того, що вже відомі рішення застосовані в новій області. Давно відомі мови розмітки (ТеХ), протоколи передачі даних (TCP) і віддалених сервісів (NSF, POP), розподілені транзакції (монітори транзакцій),

мови, які підтримуються багатьма платформами (С, Perl), тощо. Весь секрет нових рішень - у закладеній споконвічно сумісності, що спирається на відкриті стандарти.

Сама ж технологія поки що достатньо слабка, як і будь-яка  технологія на початку свого шляху. Вимоги до системних ресурсів не зменшилися. Проте загальна економія засобів за теперішньої дешевизни комп'ютерних ресурсів, при дорожнечі людських, дуже значна.

Створення реальних прикладних систем на основі Internet-технології, у  свою чергу, каталізувало зміни в  самій технології. Вперше ставиться  під питання необхідність операційної системи (ОС), оскільки для виконання реальних додатків необхідна усього лише службова функція (недарма Sun і Oracle уклали угоду, що дозволяє вбудовувати функції ОС у СКБД і СКБД в ОС).

Значно переглянуті й  інші непорушні концепції. Технологія клієнт - сервер побудована на звертанні  клієнта до сервера за одним певним протоколом (SQL Net, наприклад). Listener сервера  забезпечує з’єднання і обробку  запиту. Виникає питання: а чому до СКБД можна звертатися лише за одним  спеціальним протоколом? Адже при побудові додатків в Internet доводиться декілька разів виконувати перетворення протоколів http у SGI (Perl, сервлети і т.п.) і потім у SQL. Висновок: можна просто доручити listener'y опрацьовувати запити no http, РОРЗ, ІМАР4, NFS та інших протоколах. Подібна концепція, яка реалізована в Огас1е8і, дозволяє реально перетворити реляційну СКБД у сховище інформації в Internet. Подібні рішення кардинально перевертають наші уявлення про правильну побудову інформаційної системи.