Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві

     В загальному, по всьому складу апарата управління, можна зробити висновок, що чисельність управлінських працівників має тенденцію до зменшення. У 2009 році їх кількість склала 394, що на 27 чол. менше ніж у 2008 році. Це говорить, що на ДП «Новатор» має місце явище плинності кадрів у зв’язку зі змінами в економічній обстановці України та загальної економічної кризи.  

     2.3.2 Оцінка ефективності системи  планування на підприємстві

     Планування  виробництва має три етапи:

     1) перспективне планування (на півріччя, рік);

     2) поточне планування (на поточний квартал);

     3) оперативне планування (місячне,  подекадне, добове).

     Загальною стратегією підприємства є вихід  на нові ринки збуту своїх послуг. За таких умов потрібно розширювати  матеріально-технічну базу, збільшувати  чисельність персоналу (як управлінського, так і виробничого), освоювати нові технології у виробництві тощо.

     Так, наприклад, найдоцільнішою стратегією для ДП “Новатор” на ринку телевізорів стане впровадження концентрованого маркетингу, використання якого є ефективним на ранніх етапах життєвого циклу товару для фірм з обмеженими фінансовими ресурсами. Показником, за допомогою якого можна досягти даної цілі, є кількість охоплених сегментів (рекомендоване значення – 2 – 3 сегменти), для яких розробляється єдиний комплекс маркетингу. Потрібно охопити такі цільові сегменти:

     1. Працівники ДП “Новатор”. Промислово-виробничий  персонал підприємства налічує  понад 2000чол., тобто у разі придбання телевізорів лише 15% працівників стратегічна ціль (зростання продажів на 20%)вже буде досягнута. Якщо телевізори Novator будуть користуватись попитом серед співробітників однойменного підприємства, то це слугуватиме ще й ефективним PR-інструментом у просуванні торгової марки, який спонукатиме представників інших цільових груп звернути увагу на товари ДП “Новатор”.

     2. Населення м. Хмельницького та області.

     3. Населення Вінницької та Тернопільської  областей. Саме завоювання значної  частки ринку у цих областях  може стати передумовою подальшого  розширення географії діяльності  підприємства на весь Західноукраїнський регіон. 

     2.3.3 Матеріальне і моральне стимулювання працівників підприємства

     Для дослідження чинників, які впливають  на діяльність підприємства слід взяти  до уваги систему мотивації на підприємстві. Це краще зробити на основі двох таблиць:

• Аналіз мотиваційних факторів підприємства (Таблиця 2.11.);
• Оцінка привабливості робочого місця (Таблиця 2.12).

     Дослідження мотиваційних факторів підприємства ДП «Новатор» було проведено таким чином. Всім факторам, які здійснюють вплив на мотивацію було проставлена оцінка за двома критеріями «Спонукають працювати інтенсивніше» і «Створюють привабливі умови для роботи» по шкалі від 1 до 3, тобто чим більше фактор відповідає певному критерію тим більший бал проставляється. На основі суми балів по двох критеріях визначаємо який фактор спричиняє найбільший вплив. Таким чином з таблиці 2.10 ми бачимо, що таких факторів є 2, це: визнання добре виконаної роботи (6) та цікава робота (6). 

     Аналіз  системи мотивації на підприємстві

     Так само як і в попередній таблиці ми бачимо ті фактори, які найбільше впливають на привабливість робочого місця (які в сумі набрали найбільше балів). До таких належать:

• Вигідне місце розташування – 5;
• Гарні стосунки з безпосереднім керівником – 5;
• Відповідний обсяг інформації про діяльність фірми – 5;
• Наявність додаткових пільг – 5.

     Функцію мотивації виконують керівники  підрозділів. Система стимулювання праці на підприємстві включає: преміювання, присвоєння грамоти, висловлення подяки, висування до державних нагород  за раціоналізаторство та новаторство. Для управлінців використовують як стимули просування по службі підвищення заробітної плати, надання премій, просування по службі.

     Однією  з найважливіших форм мотивації  праці на підприємствах є матеріальне  стимулювання. Система матеріальних стимулів праці ґрунтується на різних мотивах, які підтримують один одного й підпорядковуються меті щодо створення матеріальної зацікавленості у здійсненні трудової діяльності. 

     2.3.4 Організація комунікаційного процесу на підприємстві

     Стан  комунікаційних процесів ДП «Новатор» не далекий до ідеального. Але все ж потрібно внести певні зміни які зумовлять кращу діяльність організації і приведуть до підвищення продуктивності праці.

     На  мою думку у даній організації  діє такий вид комунікації  – між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Це тоді, коли комунікації здійснюються: - від вищих рівнів управління до нижчих. Наприклад начальник інформує підлеглих про поточні завдання;

• від нижчих рівнів до вищих – це коли інформація про недоліки доходить від робочих до начальства;
• між окремими працівниками.

     Також діє офіційний характер передавання  інформації він створений керівництвом організації і неформальний який сформований на засадах міжособистісних  стосунках в організації.

     Також тут застосовують письмові види комунікації до яких належать записки, листи, електронні листи (e-mail) організаційні періодичні видання, дошки оголошень та інші засоби письмової передачі слів та символів 

     2.4. Аналіз витрат на управління  підприємством та ефективність  управлінської праці 

     Система показників ефективності управління повинна  ґрунтуватись на зіставленні досягнутих організацією результатів у їх вартісному еквіваленті з величиною управлінських  зусиль. Управлінські зусилля певною мірою можуть бути оцінені у кількісному виражені через величину витрат на управління. Чим меншими є ці витрати з розрахунку на одиницю продукції, тим ефективнішою вважається система менеджменту організації. Структуру витрат на управління у їх динаміці представимо у таблиці 2.13. 

     Таблиця 2.13 – Структура витрат на управління в динаміці за 2007-2009 рр

     Як  можна бачити із даних, представлених  у таблиці 2.13, витрати на управління – серйозна стаття сукупних витрат, котре несе підприємство.

     У зв’язку з величезними розмірами підприємства та широти його спеціалізації і процесу виробництва, ДП «Новатор» у своїй діяльності несе великі витрати на управління. Так у 2007 році підприємством було понесено 13311 тис. грн. управлінських витрат. У 2008році їх величина зросла до 15137 тис. грн., а у 2009 році знову зменшилась до 13001 тис.грн., тобто майже до рівня 2007 року.

     Найбільшу питому вагу у структурі витрат на управління займають витрати на оплату праці. Їхня частка за роками по різному  змінювалась. Так, якщо у 2007 році питома вага витрат на оплату праці дорівнювала 50,28 % (6692,8 тис. грн.), то у 2007 році їх питома вага вже складала 44,69 % (6764,7 тис. грн.), а 2009 року мали незначний приріст питомої ваги у розмірі 45,40 % (5902,1 тис. грн.). Варто відзначити, що у структурі витрат на оплату праці виділяють 2 елементи: заробітну плату та премії і доплати. Протягом досліджуваного періоду, значення цих елементів було наступним: у 2007 році величина витрат на заробітну плату склала 5432,3 тис. грн. (40,81 % у загальній структурі витрат на управління), а сума премії і доплат у розмірі 1260,5 тис. грн. (9,47 %); 2008 рік приніс приріст величини заробітної плати до значення 5532,1 тис грн. (36,55 %), а також незначного зменшення величини премій і доплат 1232,6 тис. грн. (8,14 %); у 2009 році картина дещо змінилася: сума коштів, витрачених на заробітну плату управлінського персоналу зменшилась, досягши значення 4962,3 тис. грн. (38,17 %), відповідно і розмір премій і доплат у загальній структурі витрат на управління зменшився, набувши значення 939,8 тис. грн., тобто 7,23 %.

     Незважаючи  на зниження витрат на оплату праці, ДП «Новатор» підвищило витрати  на техніку управління у 2009 році порівняно  з 2007 і відповідно склали 635,5тис.грн. (питома вага в загальній кількості  витрат на управління - 4,89%) та 576,9 тис.грн.(4,33%). В структурі цієї групи витрати найбільшу частку становлять витрати на утримання та ремонт техніки управління – 520,6 тис. грн. у 2007 році та 580,3 тис. грн. у 2009 році.

     На  організацію і забезпечення управління у 2007 році ДП «Новатор» витратило 77,6 тис. грн., що становило 5,83% від загальної кількості витрати на управління. У 2008 році спостерігається значне збільшення цих витрат до 1019 тис. грн., а у 2009 році їх зниження до значення 821,8 тис. грн., тобто на 6,1% менше ніж у 2008 році. У цій групі досить велика частка витрати спрямована на НДР та НОУП, у зв’язку з складною виробничою діяльністю ДП «Новатор». У 2009році сума цих витрати склала 659,3 тис. грн., що на 5,77% менше ніж у 2008 році. Витрати на підготовку та підвищення кваліфікації управлінських кадрів та заходи з удосконалення управління у 2009 році суттєво збільшились порівняно з 2007 роком. Це говорить про те, що підприємство серйозно слідкує за кваліфікаційним рівнем своїх управлінських працівників та спрямовує всі сили на те, щоб фахівці удосконалювали і збагачували свої знання для кращої і ефективнішої організації виробничого та інших процесів на підприємстві. Так, у 2009 році ці витрати становили 104,2 і 58,3 тис. грн. відповідно.

     Накладні витрати за часткою в загальній кількості управлінських витрати займають друге місце після витрат на оплату праці. Дані витрати протягом 2007-2009 рр. мали тенденцію до підвищення у 2008 році та зниження у 2009 році у питомій вазі у загальній структурі. У 2007 році підприємство понесло накладних витрат у сумі 2531,7 тис грн. (в т.ч.: витрати на службові відрядження та пересування склали 1225,3 тис. грн., поштові-телеграфні, телефонні та канцелярські витрати у розмірі 214,1 тис. грн., а утримання легкового транспорту підприємству обійшлося у 1092,3 тис. грн.)

     У 2008 році ми мали вартісне зростання  величини накладних витрат до значення 3601,7 тис. грн., і у загальній структурі  їх частка підвищилась до 23,79 % проти 19,02 % у 2007 році.

     А у 2009 році накладні витрати ДП «Новатор» зменшилися у вартісному вираженні до 2653,1 тис. грн. (20,41 % у загальній структурі).

     Загалом у розрізі елементів накладних  витрат протягом 2009 року порівняно  з 2007 р. суттєвих змін не виявлено, величина витрат за цими елементами залишалась практично незмінною або змінювалась на невеликі суми.