Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві

     Класифікація  документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти  їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємства.  

     1.3 Організація документообороту  

     При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

     1. Документ – інформація зафіксована  на матеріальному носії, основною  функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

     2. Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою  особою й оформлений у встановленому  порядку. 

     3. Документообіг - це рух документів  від моменту їх. складання або  здобуття від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.

     4. Реєстрація документів – фіксування  факту створення чи одержання  документів шляхом присвоєння  їм порядкового номера і запису  встановлених відомостей про  них.

     5. Бланк документа – це зафіксована  форма службового документа з  надрукованою постійною інформацією  реквізитів і наявним місцем  для зафіксування їх змінної  інформації.

     Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього  руху. Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш перспективній дорозі з мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції по діловодству, схеми документопотоків, дороги проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на декілька частин - потоків, які здійснюють прямий та зворотний зв'язок в управлінні.

     Ці  потоки розрізняються по напряму  і по відношенню до управлінського об'єкту. По напряму:

     - горизонтальні - зв'язують організації  одного рівня 

     - вертикальні - низхідні, висхідні - зв'язують  організації різних рівнів.

     Висхідні - вхідні, такі, що поступають у вищестоящі організації від підлеглих організацій.

     Низхідні - прямують вищестоящими органами влади  підлеглими організаціями.

     По  відношенню до управлінського об'єкту документообіг утворюює потоки тих, що входять (що поступають з інших організацій), витікаючих (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів.

     Основні етапи документообігу:

     1) складання і оформлення документа; 

     2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

     3) рух документа по відділах  і робочих місцях бухгалтерії,  його обробка і використання  для облікових записів; 

     4) передача документа на обчислювальні  машини і повернення назад; 

     5) передача документа в архів. 

     Грамотно  побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією.

     Не  всі підприємства приділяють увагу  регламентації документобігу, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов’язків – а, отже, працювати ефективніше.

     Будь-яка  компанія через зростання кількості  співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод.

     Крім  того регламент документообігу є  інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

     При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, – це закріпити  за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи – через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів.

     Коли  компанія вирішує впровадити CRM-систему, представники фірми-впровадника, як правило, вимагають скласти регламент  документообігу. Це необхідна умова  автоматизації процесів.

     Тому  доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

     Кількість і призначення регламентів визначаються, насамперед, складом операцій, які виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою бізнесу.

     Регламенти, як правило, розробляють різні відділи: загальний відділ – регламент  з усіх вхідних та вихідних документів; договірний – регламент договірної роботи; фінансова служба – блок регламентів фінансових процедур.

     Регламенти  визначають загальні принципи дій. З  них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не зазначено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції – докладніші документи, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен регламент, достатньо інструкції.

     Щоб співробітникам було зрозуміло, як користуватися регламентом або інструкцією, у компанії проводяться тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які беруть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз’яснюють схему роботи на прикладі одного зі складних поточних проектів, у тому числі пункти, які можна тлумачити по-різному. За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в регламенти, і в інструкції.

     Один  із найбільш трудомістких – регламент  документообігу супроводу руху товарів. У ньому закріплений порядок  та терміни подання документів від магазинів у офіс.

     Специфічний інвестиційний регламент визначає процедуру горизонтального узгодження етапів робіт між різними службами під час будівництва нових  магазинів. Іншими словами, узгодження робіт проводиться і зі службами, зайнятими в будівництві, і з тими, хто працюватиме в них.

     У регламенті договірної роботи вказується, хто ініціатор контракту, які  роботи повинні бути проведені, які  документи вимагаються від постачальника  й у який термін, що і з ким  треба узгодити. У планово-бюджетних регламентах описані порядок та терміни формування бюджетів, склад учасників бюджетного процесу, їхні функції та відповідальність, методики коригування бюджетів та аналізу їх виконання тощо.

     У компанії доцільно розділити регламенти внутрішні (наприклад, бюджетний регламент) і зовнішні, призначені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником.

     Документи з моменту їх складання або  одержання від інших підприємств  до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.

     Документооборотом називаються порядок і шляхи  руху документів з моменту їх складання  або надходження до моменту здачі  в архів.

     Головне завдання документообороту - прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

     Кожне підприємство, враховуючи специфіку  своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

     Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами  та ін.) або надходять зі сторони  через канцелярію з обов'язковою  реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

     Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

     Розцінка (таксування) документів полягає у проставлені у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У результаті розцінки здійснюється оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

     Групування  документів полягає в об'єднанні  однорідних за змістом первинних  документів у групи з метою  підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і  спрощення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певними ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

     Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих  документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.

     Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовують для  подальшого відображення господарських  операцій, що в них містяться, у  регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.

     Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.