Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві

     Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

     Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.

     При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми  руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

     Схема документообігу для підприємства з  обсягом документообігу від 25 до 100 тисяч документів представлено на рисунку 2.1 

     

     Рисунок 2.1 - Схема документообігу для підприємств  з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів

 

     Схеми руху документів затверджує керівник служби діловодства.

     Схеми розробляються для різних категорій  документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу).  

     1.2 Класифікація документів 

     Класифікація  документів - це поділ їх на класи  за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає  в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі груп та їх у справі. Їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди.

     Рід - це перший рівень розподілу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа.

     Вид - другий рівень розподілу. При цьому  родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів.

     Третій  рівень розподілу - підвид. За ним слідує різновид, поки не визначиться остаточне  місце конкретного документа в цій класифікації.

     Ієрархія - розташування документів в порядку  від вищого до нищого. Їх розташування виглядає таким чином:

     Документ, видання, неперіодичне видання, книга.

     Дихтомія - послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди, різновид. Наприклад, опублікований і неопублікований документ.

     Класифікація  документів здійснюється за різними  основами поділу, що відповідає певним аспектам аналізу документа. Кожен  аспект аналізу вказує на певний фасет класифікації. Тобто перелік документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути декілька, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

     Класифікація  будь - чого означає зв`язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь - яких загальних принципів. Наука передбачає певну систему знань про той чи інший предмет. Предмет класифікації у нашому випадку є документ - як матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації.

     1. За способом фіксації інформації  розрізняють такі документи: 

     - письмові, до яких належать усі  рукописні та машинописні документи,  виготовлені за допомогою друкарської  та розмножувальної оргтехніки;

     - графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

     - фото - й кінодокументи - такі, що  створені способами фотографування  й кінематографії. Це кіно - та  фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

     - фонодокументи - такі, що створюються  за допомогою будь-якої системи  звукозаписування й відтворюють  звукову інформацію (наприклад, записану  під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

     2. За змістом документи поділяють  на:

     - організаційно-розпорядчі;

     - фінансово-розрахункові;

     - постачально-збутові та інше.

     Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

     - організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

     - розпорядчі (постанови, рішення,  розпорядження, вказівки тощо);

     - довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

     - з кадрових питань (заяви, накази  по особовому складу, особові  картки, трудові книжки, характеристики тощо);

     - особові офіційні (пропозиції, заяви,  скарги, автобіографії, розписки, доручення  тощо).

     3. За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження,  вказівки, інструкції, правила, статути,  звіти, ордери, плани, службові  листи, заяви тощо.

     4. За видами документи поділяють: 

     - типові, що розробляються вищими  органами для підвідомчих організацій  з однорідними функціями і  мають обов'язковий характер;

     - трафаретні, котрі виготовляються  друкарським способом: незмінювана  частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

     - індивідуальні, які створюються  кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

     5. За складністю документи бувають: 

     - прості, що містять інформацію  з одного питання; 

     - складні, які містять інформація  щодо двох і більше питань.

     Слід  урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

     6. За місцем складання розрізняють  такі документи: 

     - внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й  тут же застосовують. До них  належать: авансові звіти підзвітних  осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

     - зовнішні документи складають  на стороні, їх отримують від  інших підприємств і організацій.  На вході обов'язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

     7. За терміном виконання документи  бувають: 

     - звичайні безстрокові – це  такі, які виконуються в порядку  загальної черги; 

     - термінові – зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

     - дуже термінові документи з  позначенням «дуже терміново»;

     8. За походженням документи поділяються  на:

     - службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

     - офіційно-особисті, які стосуються  конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

     9. За юридичною силою документи  поділяються на:

     - справжні (істинні), що готуються  в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, не чинні. Документ стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.

     - фальшиві (підроблені), в яких зміст  чи оформлення не відповідає  істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

     - оригінали - перші або єдині  примірники офіційних документів;

     - копії - документи, в яких точно  відтворено інформацію інших  документів, а також усі їхні  зовнішні ознаки чи частину  їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу

     10. За призначенням документи поділяють  на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського  оформлення та комбіновані. 

     Розпорядчими  є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.

     Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

     Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін.

     Документи комбіновані поєднують функції  перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого  документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

     11. За порядком складання документи  поділяють на первинні й зведені.

     Первинні  документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).

     Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

     12. За способом використання документи  поділяють на разові та накопичувальні.

     Разові  документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

     Накопичувальні  документи формують інформацію про  однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

     Із  загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів  є одночасно матеріальним, виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника - виконавчий, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер - комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.