Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві

     Відповідно  опрацьовані: систематизовані у  хронологічному порядку, прошиті й  марковані ярликами (рубриками) документи  з поточного архіву передають  у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

     Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів  України. Відповідно до Переліку, затвердженого  наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи бухгалтерського обліку та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів - 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

     Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе  значення, передають на безстрокове  зберігання до державного архіву, а  інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.  

     1.4 Етапи документообігу  

     Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

     Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

     При розкритті конвертів перевіряється  їх цілісність, а також відповідність  номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа  або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

     Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і  одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

     Попередній  розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

     Метою попереднього розгляду документів є  розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

     У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про  установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами  ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

     Наслідки  розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності  роботи канцелярія за погодженням з  керівництвом установи чи її власником  розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

     Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

     Місце реєстрації документів закріплюється  в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

     Кожний  документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження  або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання.

     У процесі реєстрації документам надаються  умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами  за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

     За  журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали  реєстрації:

     1) урядових документів;

     2) наказів керівника установи з  основного складу;

     3) наказів щодо особового складу;

     4) відряджень;

     5) рішень колега установи;

     6) актів ревізій фінансово-господарської  діяльності тощо.

     Автоматизована  реєстрація документів проводиться  централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

     Обов'язкові реквізити реєстрації:

     1. Назва документа. 

     2. Автор (кореспондент).

     3. Дата документа. 

     4. Індекс документа. 

     5. Заголовок документа або його  короткий зміст. 

     6. Резолюція (виконавець, зміст доручення,  автор, дата).

     7. Відповідальний виконавець.

     8. Термін виконання. 

     9. Позначка про виконання (короткий  запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

     Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням  виконавця, його розпискою в одержанні  документа, ходу виконання, додатками  тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

     За  автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності  сітки - центральний банк реєстраційних  даних. Автоматизовані банки даних  забезпечують працівників апарату  управління інформацією про всі  документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції".

     Маршрутизацію вхідних та внутрішніх документів можна  представити у вигляді схеми (рисунок 2.4).

     документообіг електронний підприємство

 

     

     Рисунок 2.4 - Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів  

     Вихідна кореспонденція мусить оброблятися  та відправлятися централізовано канцелярією  підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: - правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

     Маршрутизація вихідних документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.5). 

     

     Рисунок 2.5 - Маршрутизація вихідних документів  

     У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати  точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).  

     1.5 Організація контролю за виконанням документів  

     Забезпечення  своєчасного та якісного виконання  документів є основним завданням  контролю. Контролю підлягають зареєстровані  документи, в яких встановлено завдання.

     До  контролю за виконанням документів входять такі види робіт:

     — постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

     — перевірка своєчасного доведення  документів до виконавців;

     — попередні перевірки й регулювання  перебігу виконання;

     — облік та узагальнення результатів  контролю за виконанням документів (доручень);

     — інформування керівника про перебіг  та підсумки виконання документів (доручень);

     — повідомлення про перебіг та підсумки виконання документів на оперативних  зборах, засіданні колегіальних органів;

     — зняття документів з контролю;

     — формування картотеки виконаних  документів

     Завданням контролю за виконанням документів є  забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

     Контролю  підлягають зареєстровані документи, в яких установлено завдання.

     Обов'язково контролюється виконання: законів  України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

     Відповідальність  за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується  кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.