Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві

     Вступ 

     На  сьогоднішній день важливим є доступ до інформаційних ресурсів і скорочення часових витрат на розв'язання задач  пов'язаних з документообігом. Саме електронний документообіг відкриває  можливості для удосконалення, довготривалого збереження документів, управління електронним архівом, враховуючи процедури списання та знищення документів. Розробки програм для поліпшення документообігу активно здійснюються як українськими і російськими, так і закордонними компаніями, що безперечно доводить актуальність досліджуваного питання.

     Метою дослідження є підвищення ефективності діяльності вітчизняного підприємства на основі впровадження електронного документообігу. Для досягнення поставленої  мети було визначено такі задачі:

     1) Обґрунтування доцільності впровадження системи електронного документообігу для підвищення ефективності документообігу;

     2) Аналіз недоліків та переваг існуючих систем електронного документообігу та програмного забезпечення на базі якого вони реалізуються;

     3) Аналіз системи документообігу на вітчизняних підприємствах;

     Об’єктом  дослідження є документообіг  на підприємстві. Предметом дослідження є реалізація електронного документообігу на базі програмних засобів, що дозволяють підвищити ефективність документообігу на підприємствах. При вирішенні поставлених задач використовувалися такі методи: синтезу і аналізу, порівняння, дедукції, індукції, статистичні методи, що допомогли проаналізувати електронне документування впродовж певного відрізку часу та при наявності певної множини елементів. Теоретичне значення полягає у вивченні існуючих шляхів удосконалення документообігу та визначенні ефективного підходу. Практичне значення проведеного дослідження є реалізація на конкретному підприємстві удосконаленої технології документообігу з використанням сучасних програмних засобів. 

 

     РОЗДІЛ 1. Організація документообігу на підприємстві 

     

1. Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення

 

     Слово документ походить від латинського  слова "docere" (знати, свідчити). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

     Згідно  закону України "Про інформацію" документ - це передбачена законом  матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

     Первинний документ - це документ, що містить в  собі вихідну інформацію.

     Вторинний документ - це документ, що являє собою  результат аналітико-синтетичної  та іншої переробки одного або  кількох документів.

     Документ  має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей - цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

     Найбільш  значимими є наступні властивості:

     1) атрибутивність, тобто наявність  невід'ємних складових, без яких  він не може існувати;

     2) функціональність - призначення для  передачі інформації в просторі  й часі;

     3) структурованість - тісний зв'язок  елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

     Визначають  наступні основні ознаки документа:

     1) наявність семантики змісту, тобто  документ є носієм думки, що  передається знаками; сукупність  послідовно розміщених знаків, які  передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;

     2) стабільна матеріальна (речова) форма  документа мусить забезпечити  йому довготривале зберігання  й надати можливість багаторазового  використання та переміщення  інформації в просторі й часі;

     3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;

     4) завершеність повідомлення, тобто  документ не може бути повноцінним  через фрагментарне незавершене  повідомлення.

     Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

     1. Текст викладати від третьої особи. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

     2. Не вживати образних виразів,  емоційно забарвлених слів і  синтаксичних конструкцій. 

     3. Уживати стійкі (стандартизовані)  сполучення.

     4. Використовувати синтаксичні конструкції.

     5. Дієприслівникові звороти вживати  на початку речення. 

     6. Використовувати мовні засоби, що  відповідають нормам літературної  мови і зрозумілі для широкого  кола читачів. 

     7. Уживати прямий порядок слів  у реченнях.

     8. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.

     9. Якщо ж важливо вказати на  конкретного виконавця, то тоді  треба вживати активну форму. 

     10. Уживати інфінітивні конструкції. 

     11. У розпорядчих документах слід  вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу.

     12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури,  які пишуться у діловодстві  за загальними правилами. 

     13. Віддавати перевагу простим реченням.

     Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

     Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити. Термін "реквізити" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

     - назва документа (форми);

     - дата і місце складання; 

     - назва підприємства, від імені  якого складено документ;

     - зміст та обсяг господарської  операції;

     - одиниця виміру господарської  операції;

     - посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

     - особистий підпис або інший  знак, що дає змогу ідентифікувати  особу, яка брала участь у  здійсненні господарської операції.

     Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

     - ідентифікаційний код підприємства  чи особи; 

     - номер документа; 

     - підстава для здійснення операції;

     - дані про документ, що засвідчує  особу; 

     - інші додаткові реквізити. 

     Якщо  у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій.

     До  оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

     - первинні документи мають бути  складені в момент здійснення  операції, а якщо це неможливо,  безпосередньо після її закінчення;

     - документи складають на бланках  типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

     - у разі складання та зберігання  первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

     - записи в первинних документах  роблять чорнилом темного кольору,  кульковою ручкою, друкарськими  засобами чи принтером, що забезпечує  зберігання цих записів протягом  встановленого терміну зберігання  документа; 

     - вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

     - у грошових документах суми  проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують  скраю і з великої літери;

     - кожен первинний документ має  містити дані про посаду, прізвище  і підписи осіб, відповідальних  за його оформлення;

     - керівник підприємства затверджує  перелік осіб, які мають право  давати дозвіл (підписувати первинні  документи) на здійснення господарських  операцій, пов'язаних з відпуском  товарно-матеріальних цінностей,  майна, видачею грошових коштів  і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;

     - забороняється приймати до виконання  документи на господарські операції, які суперечать законодавчим  і нормативним актам, встановленому  порядку обліку коштів і матеріальних  цінностей, завдають шкоди власникам;

     - складаючи первинні документи,  можна припуститися помилок. У  банківських і касових документах  помилки не виправляють. Якщо  в таких документах допущено  помилку, їх анулюють, а замість  них оформлюють нові, В інших  первинних документах помилки  виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

     - підприємство вживає всіх необхідних  заходів щодо запобігання несанкціонованому  та непомітному виправленню записів  у первинних документах та  забезпечує їх належне зберігання  протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

     - у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами  України, бланки первинних документів  можуть бути віднесеними до  бланків суворої звітності. їх  друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;

     - відповідальність за несвоєчасне  складання первинних документів  та недостовірність відображених  у них даних несуть особи,  які склали та підписали ці  документи; 

     - первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

     Велике  значення у виконанні цих вимог  мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків  документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.