Роль документов в процессе принятия решения

      Многообразие  решений представляет собой некоторый  комплекс, понимание которого облегчается на основе системного подхода, позволяющего раскрыть строгую систему решений. В такой системе решений должны проявляться как общие признаки, так и специфические особенности, присущие отдельным видам решений. Каждое решения фиксируется на различных носителях информации - документах.

      Документы - это основные информационные ресурсы  любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

      На  начальном этапе принятия решения  руководитель учитывает ранее созданные  документы, на основе которых он может  сделать выводы или изменить ранее принятое решение, фиксируя при этом свое решение на материальном носителе – документе. Из этого следует, что документ в управленческой деятельности выполняет две основных функции: носитель информации, которую руководитель может использовать в ходе своих действий, в решении различных организационных и управленческих вопросов, и фиксирующая принятое решение.

      Конечный  результат управленческой деятельности зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений. Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. Регулирование этого процесса имеет большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.

      Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство. Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах.

     В современных условиях ускорения  социально–экономического и технического развития возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

     Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений  и скорость в составлении документов, правильное расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств. Быстрота передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения требует отличные знания основ и правил документирования управленческой деятельности, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Источники и литература

1. Источники

1. Государственная система документационного обеспечения управления: общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.
2. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991
3. Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения. ГОСТ 1.1-2002. /переизд.- М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: ВНИИДАД, 2003.
5. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. М.: Научная книга,2001.- 87с.
6. Термины и определения делопроизводства и документооборота [Электронный ресурс]/ Электрон. дан.-[Автоматизация делопроизводства и документооборота. НТЦ ИРМ.], [2002-2006]. Ресурс доступа: http://www.mdi.ru

2. Литература

7. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. М., 1997.
8. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Басаков. — М.: Ростов-на-Дону : МарТ, 2005. — 316 с.
9. Банасюкевич В.Д. Организация документирования управленческого решения // Управление персоналом. 1999. №3.
10. Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) / В.Д. Банасюкевич, А.Н. Сокова // Отечественные архивы. 1992. №2.
11. Гайдамакин Н.А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. Екатеринбург: Уральский институт экономики, управления и права. 2008.- 420 с.
12. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991.
13. Зингер И.С., Садовников В.И., Семенов А.И. Производство, информация, управление. М.: Наука, 1976.
14. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций / В.С.  Иритикова // Управление персоналов. 1998. №10.
15. Карданская Н.Л. Принятие управленческого решения : [Учебник для вузов по экон. спец.] / Н. Л. Карданская. — М. : ЮНИТИ, 1999. — 408 с.
16. Карпов А.В.  Процесс принятия решения / А.В. Карпов //Психологический журнал. 2000. №1.
17. Кирсанова М.В., Аксенов М.Ю. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие. 2-е изд./ М.В Кирсанова., М.Ю. Аксенов. Новосибирск: Инфра-М, 1997.
18. Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация: учеб. пособие. М.: Экономика, 1985.
19. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В.Ларин // Отечественные архивы. 1999. №3.
20. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения : Учебник для вузов / Б. Г. Литвак ; Акад. народ. хоз-ва при Правительстве РФ. — 2-е изд. — М. : Дело, 2001. — 392 с.
21. Литвак, Борис Григорьевич. Разработка управленческого решения : учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности "Менеджмент" / Б. Г. Литвак ; Акад. народ. хоз-ва при Правительстве РФ. — 6-е изд., испр. и доп. — М. : Дело, 2006. — 439 с.
22. Олдкорн Р. Основы менеджмента: Учебник / Пер. с англ. Предисл. к русск. изд. д.э.н., проф. Голубкова Е.П. - М.: Издательство «Финпресс». 1999.-  320 с.
23. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р6.30-97. – М.: «Научная книга», 1998.
24. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учеб. пособие. М., 1998.
25. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие / М. Ю. Рогожин. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : РДЛ, 2006. — 405 с.
26. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство / В. А. Спивак. — СПб. [и др.] : Питер, 2005. — 236 с.
27. Управление организацией : Учебник: [Для вузов по спец. "Менеджмент"] / Г. Л. Алоев, В. П. Баранчеев, В. Н. Гунин и др. ; М-во образования РФ, Гос. Ун-т управления; Под ред. А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина. — 2-е изд., доп. и перераб. — М. : ИНФРА-М, 2000. — 669 с.
28. Лихачев М.Т. Единая государственная система ДОУ: общие требования к документам и службам документационного обеспечения / М.Т. Лихачев // Советские архивы. 1989. №1.
29. Аналитические решения: понимание трех составляющих [Электронный ресурс]/ Клодиа Имхофф. Электрон. дан.- [CitCity], [2005]. Ресурс доступа: http://citcity.ru
30. Классификация документации системы менеджмента (на основе ГОСТ  Р ИСО 9001-2001  «Системы менеджмента качества. Требования») [Электронный ресурс]/ Иванов А.И. Электрон. дан.- [Референдум. Группа компаний «РЕПРЕНТ»], [Москва], [2009]. Ресурс доступа: http://www.remedium.ru
31. Классификация документации СМК предприятия–производителя ЛС [Электронный ресурс]/ Иванов А.И. Электрон. дан.- [Референдум. Группа компаний «РЕПРЕНТ»], [Москва], [2009]. Ресурс доступа: http://www.remedium.ru
32. Основы менеджмента. Процесс принятия решения и управления [Электронный ресурс] / Гольдштейн Г.Я. Электрон. дан.-[Административно-управленческий портал] -[Таганрог]- [2003].-Ресурс доступа:  http://www.aup.ru
33. Понятии и сущность менеджмента[Электронный ресурс] /  Ямпoльcкaя Д., Зoниc M. Электрон. дан.-[InvenTech]- [Москва]:[1999-2009].Ресурс доступа: http://www.inventech.ru
34. Принятие стратегических решений и уровни стратегического планирования [Электронный ресурс]/ Волкогонова О. Д. Электрон. дан.- [Центр дистанционного образования], [Санкт-Петербург],[2008].
35. Роль документов в коммерческой организации: от делопроизводства к автоматизации процессов управления [Электронный ресурс] / Андрей Фадеев. Электрон. дан.- [Information Security]-[2008].- Ресурс доступа: http://www.itsec.ru
36. Этапы принятия управленческого решения [Электронный ресурс] /  Ямпoльcкaя Д., Зoниc M.,-[InvenTech]- [Москва]:[1999-2009].Ресурс доступа: http://www.inventech.ru