Роль документов в процессе принятия решения

      Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

      Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...»), или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).

      Штатное расписание — это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме.

      Указанная форма — предназначена для  документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности  и ежегодно утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом. Образец такого приказа представлен на компакт-диске.

      Общий порядок подготовки штатного расписания определен «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

      Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), подписывается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:²⁷

• наименование предприятия;
• его код по ОКПО;
• дата введения в действие штатного расписания;
• дата и номер документа;
• дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;
• численность штата в единицах;
• размер фонда заработной платы (в рублях);
• наименование структурного подразделения;
• наименование профессии (должности) работника;
• количество штатных единиц;
• размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии).

2.3.2. Распорядительная документация

      Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством²⁸ и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждения, организаций — приказы, инструкции, указания; кооперативные организации — решения; общественные организации — постановления, распоряжения.

      Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

      Постановление. Постановление принято определять как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.  Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

      Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

      Юридическими  основаниями для издания постановлений  служат законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.

      Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

      Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

        Распорядительная часть указания  начинается словами «Предлагаю»  («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

      Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).²⁹

      Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации  учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

      Решения - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

      Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

      Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем  РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

    Подводя итог, необходимо проследить появление  документов организационно-распорядительного характера. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы системы управления.³⁰ Распорядительная часть этих документов должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

    Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности в организации структурными подразделениями или частными лицами.

    Положения (правила, инструкции) применяются как  самостоятельные правовые акты, которые  подписываются руководителем, или  как акты, утверждаемые органами управления; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти, либо самостоятельной организации, предприятия, учреждения.

    В распорядительных документах, издаваемых руководителями, действующими на основе единоличного принятия решений (т.е. в приказах, указаниях), наименование субъекта управления не приводится. Ключевое слово (фраза) выполняет функцию визуального отделения констатирующей части от распорядительной, в которой формулируется предписание, исполнение которого разрешает служебную проблему, ситуацию, вопрос или обеспечивает решение служебной задачи.

    Таким образом, организационно-правовая и распорядительная документация, образует локальную нормативную базу предприятия, организации, определяющую правовой статус, задачи, функции, порядок и особенности осуществления деятельности и т.д. Разработка организационно-правовых документов требует глубокого представления организационно-управленческих вопросов и технологий основной деятельности предприятия, порядка организации и технологий различных видов обеспечения основной деятельности и поэтому осуществляется наиболее компетентными специалистами и руководителями.

    В заключение отметим, что организационно-правовые документы, содержащие нормы обязательного выполнения, применяются как самостоятельные нормативные акты, непосредственно утверждаемые соответствующими руководителями, либо утверждаются и вводятся в действие распорядительными документами соответствующих руководителей.

Заключение

      Принятие  решений является неотъемлемой частью деятельности человека в любой сфере: политической, экономической, культурной, личной жизни и т.д. Существенным отличительным признаком управленческого решения является то, что оно принимается при наличии назревшей проблемы. А поскольку такие проблемы возникают при управлении любым объектом (промышленным предприятием, банком или государственным учреждением) постоянно, то функция принятия решений заключается в постоянном решении в процессе управления той или иной задачи.

      Управление - это процесс целенаправленного  воздействия на управляемую систему или объект управления с целью обеспечения его эффективного функционирования и развития.

      Руководителям в сфере управления приходится перебирать многочисленные варианты, учитывать факторы риска для того, чтобы найти правильное решение для данной организации в данной ситуации. По сути, чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Следовательно, управленческое решение - это выбор альтернативы.

      Принятие  управленческого решения - это выбор  того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Ответственность за принятие важных решений – лежит в основном на личности руководителя, что особенно ярко проявляется на высших уровнях управления. Поэтому руководитель, как правило, не может принимать непродуманных решений.