Роль документов в процессе принятия решения

      Распорядительные  документы по порядку разрешения вопросов подразделяются на две группы:

• документы, принимаемые органом управления, действующим на основе коллегиальности (Постановления, Решения);
• документы, издаваемые органом управления, действующим на основе единоначалия (Приказы, Распоряжения, Указания).

      Первая группа документов выражает управленческие решения, принимаемые совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.д.). На коллегиальной основе строится деятельность тех органов управления, которые призваны решать наиболее крупные, сложные и комплексные проблемы, требующие тщательной, всесторонней проработки и рассмотрения. На основе коллегиальности строят свою деятельность Правительство Российской Федерации, представительные органы и правительства субъектов Российской Федерации, представительные органы местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, высшие органы управления акционерных обществ и др.

      Вторая  группа документов выражает управленческие решения руководителей организаций, учреждений и предприятий, которым в условиях единоличного принятия решений принадлежит власть по всем вопросам управления. Единоличное принятие решений обеспечивает большую оперативность управления и персонализацию ответственности за принятые решения. На основе единоначалия строят свою деятельность федеральные министерства и их органы на местах, администрации субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, органы исполнительной власти (руководители) организаций, учреждений, воинских чатей, предприятий, фирм.

      Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация (Акты, Справки, Обзоры, Сводки, Отчеты, Протоколы, Заключения, Докладные записки, Отзывы, Перечни, Списки, Переписка и т.д.) является информационным базисом или исходным (инициализирующим) основанием для разработки и принятия управленческих решений, воплощаемых в организационно-правовых, плановых и распорядительных документах. В большинстве случаев именно в справочно-информационной и справочно-аналитической документации сосредотачивается основной объем сведений о фактическом положении дел, возникающих проблемах, тенденциях в системе управления органа власти, организации, предприятия.²³

      Особенностью  этой группы документов является то, что они не содержат обязательных для исполнения поручений, не обязывают подразделения или работников действовать строго предписанным образом, а представляют сведения, побуждающие к принятию на соответствующих уровнях управленческой иерархии решений, к разработке (переработке) и введению в действие (изданию) организационно-правовой документации, к составлению плановых документов. Соответственно для большинства справочно-информационных и справочно-аналитических документов характерна обратная по отношению к организационно-правовой, плановой и распорядительной документации направленность — «снизу-вверх», от работников (сотрудников) к руководителям, от подразделения к организации, от организации к вышестоящей организационной структуре.

      Условно, как это видно по названию, документы  данной группы подразделяются на справочно-информационную документацию (Протоколы, Докладные записки, Объяснительные записки, Заявления, Представления, документы служебной переписки — служебные Письма, Телеграммы, Телефонограммы, Телексы, Факсы, Сообщения электронной почты) и справочно-аналитическую документацию (Акты, Справки, Сводки, Заключения, Отзывы, Списки, Перечни). Справочно-аналитические документы, как правило, не только инициируют управленческие решения, но и содержат информацию по обоснованию и выбору оптимальных из них, по изысканию (определению) наиболее правильных и рациональных способов деятельности.

      Особое  место занимают документы служебной переписки, составляющие значительный объем в документальном массиве предприятий и организаций (по некоторым оценкам, до 80 % входящей и исходящей документации). Служебная переписка обеспечивает и реализует информационные связи и коммуникации между предприятиями, организациями и учреждениями, их должностными лицами. В отдельных случаях документы служебной переписки могут иметь и нормативный характер, содержащий предписания от вышестоящих инстанций и государственных органов.

      Система отчетной документации (Отчеты, Справки) обеспечивает обратную связь в управленческом цикле путем формирования и представления в соответствующие органы управления сведений, позволяющих оценивать результаты реализации управленческих решений, мероприятий, планов, степень достижения целей и решения задач основной деятельности предприятия (организации) за определенный период времени, эффективность организационно-штатной структуры, тех или иных видов обеспечения основной деятельности организации и работы отдельных подразделений.

      Отчетная  документация подразделяется на государственную, ведомственную и внутриучрежденческую [статистическую] отчетность. В основе внутриучрежденческой отчетности лежит система показателей и параметров, которые должны адекватно, полно, но без избыточности характеризовать степень достижения целей и задач по основной деятельности организации (предприятия, учреждения) и видам ее обеспечения.

      Таким образом, в делопроизводстве применяется большое количество видов документов и систем документации, составляющих универсальный инструментарий, позволяющий эффективно документировать и реализовывать управленческую деятельность самого широкого круга предприятий, организаций и учреждений.

      2.3. Организационно-распорядительная документация

      В любой организации на любом предприятии  сколь бы они не были малы, обращается большое разнообразие видов деловых  документов различного назначения. Среди них организационно-распорядительные документы (ОРД) занимают особое место. Организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

      ГОСТ  Р 51141-98²⁴ дает такое понятие организационно-распорядительного документа: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

      Согласно  Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

• создание организации, предприятия;
• реорганизация организации, предприятия;
• ликвидация организации, предприятия;
• приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• распорядительная деятельность организации, предприятия;
• организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
• оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;
• оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

      Исходя  из перечисленных функций, ОРД можно  классифицировать на четыре группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):²⁵

• организационно-правовая документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
• информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и др.).

      Управленческая  деятельность связана, прежде всего, с принятием решений, основу которых могут составлять ранее созданные документы. Поэтому важно разобрать документы, относящиеся к распорядительной документации, поскольку управленческое решение является обязательным для исполнения, и к организационно-правовой.

      Оформление  всего комплекса ОРД следует производить в соответствии с положениями, оговоренными ГОСТ Р 6.30-2003²⁶.

      2.3.1. Организационно-правовая документация

      Все государственные, муниципальные, частные  предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.). Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций — их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

      В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

      Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

      Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

      В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

      Уставы  и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как  правило, определяются учреждениями-разработчиками.

      Правила - документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые  к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях.

      Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан*. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

      Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...).