• является ли альтернатива допустимой;
• является ли альтернатива удовлетворительной;
• является ли альтернатива оптимальной;
• какая из двух сравниваемых альтернатив лучше.

      3)осуществить выбор (принять решение) с учетом рисков и возможностей реализации.

      4.Этап воздействия. Методы воздействия на исполнителей бывают экономическими, организационными и воспитательными. В результате происходит мотивация на выполнение выработанного решения.

      5. Этап реализации и оценки. Организация  производственного процесса с присущими ему стандартами. Оценка фактического результата, сравнение его со стандартным показателями и оценка отклонения. Получение обратной связи.

      Исходя  из этого, можно сказать, что цель упорядоченного подхода к принятию решений – повышение объективности и обеспечение учета всех важных данных.

      Получение полезной и достаточной информации руководителем является одним из факторов подготовки и разработки управленческого решения. Основная задача управленческой информационной системы — это обеспечение информационных потребностей руководителей и специалистов. Информационная база процесса принятия решения обязательно должна включать как постоянную информацию нормативно-справочного характера, так и переменные данные, характеризующие состояние внешней среды и управляемого объекта. На схеме (Таблица 1) показано, как связаны в процессе управления уровни и подразделения организации с информационным потребностями.

      Таблица 2 Процесс управления и потребности в информации¹⁵

    В зависимости от конкретной ситуации наряду с фактографическими данными для полноты информационной подготовки могут понадобиться и документальные сведения о предыстории вопроса, принятых ранее решениях и аналогичных ситуациях, решениях и мероприятиях, результатах их реализации, т.е. документы, отражающие организационно-распорядительную деятельность, вызванную конкретной объективной ситуацией в управляемой системе. Таким документом является протокол совещания, если решения было принято руководителем не единолично.

    Протокол  составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов  докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются  из информационной базы организации либо уточнением фактов из других информационных источников.

    Записи  во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря или службу ДОУ и сотрудников организации, готовивших вопросы к обсуждению. Принятые на заседании (совещании) решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

      Таким образом, процесс принятия решения  нуждается в документировании каждого этапа и необходимых ГОСТах, т.к. в основе построения традиционной модели информационного обеспечения лежит движение, прежде всего, документной информации. Операции над документами совершаются в определенной последовательности, что позволяет использовать их в конкретных объективных ситуациях. Созданные в процессе принятия решения документы, являются весьма удобными, оперативными и надежными носителями управленческой информации.

      Классифицируя решения на стратегические и оперативные, необходимо назвать документы, обеспечивающие процесс их принятия:

• стратегические решения отражаются в таких документах как план, программа, график, схема. Составление планов, программ, графиков и схем осуществляется на основе плановых документов вышестоящих организаций и учреждений, органов власти и управления, распорядительной документации, решений коллегиальных и совещательных органов, докладных и служебных записок, справок и другой справочно-аналитической документации: обзор, сводка, заключение, докладные записки, отчет, акт.
• оперативные решения носят распорядительный характер, следовательно, решение должно быть обдуманно, вывод должен быть сделан исходя из изученных материалов, а именно из справочно-информационной документации: акты, справки, обзоры, сводки, отчеты, протоколы, заключения, докладные записки, отзывы, перечни, списки, переписка. Оперативные решения фиксируются такими документами как устав, приказ, постановление, решение, распоряжение, указание.

II Глава. Роль документов в процессе принятия решения

      2.1. Определение   понятия «документ»

      Слово «документ» происходит от лат. documentum — свидетельство, и, как и другие термины, выражающие фундаментальные понятия, имеет множество смыслов и значений. В современной нормативно-правовой трактовке понятие «документ» приобретает существенно более широкий смысл. Так, в ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» под документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. Понятие документа занимает центральное место в управленческой сфере.

      В организационно-управленческом смысле документ понимается, прежде всего, как служебный документ (официальный документ, используемый в текущей деятельности организации¹⁶). Организационно-управленческая сущность служебного документа заключается в том, что он является формой и способом выражения, инициализации, подготовки или реализации организационно-управленческих решений, воздействий и регламентации.¹⁷ Любой элемент организационно-управленческого процесса либо прямо выражается через документы (организационно-правовые, распорядительные, плановые), либо инициируется, сопровождается документами (справочно-информационными и справочно-аналитическими), либо обретает результат в виде документа (аналитического или отчетного).

      Можно сказать, что в большинстве случаев  в управленческой сфере информация предстает и фигурирует в виде текстовых документов в традиционной бумажной или в электронной форме. При этом следует отметить, что в понятии «текстовый документ» акцентируется не столько физическая основа документа (бумажный или иной материальный носитель), сколько смысловой способ его создания на основе записи, фиксации на естественном языке, т.е. с помощью письма, писания, содержащего речевую информацию. Иначе говоря, текстовые документы создаются на основе письменной речи.

      Соблюдение  установленных правил документирования придает документам юридическую силу, определяемую как свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления (ГОСТ Р 51141). Помимо  компетенции   органа,   издававшего  документ, ключевым в этом понятии является порядок оформления документа, заключающийся в соблюдении установленных правил оформления реквизитов документа, а также самих процедур его подготовки и оформления, в частности, процедур составления проекта документа¹, его согласования, визирования и т.д. В этом отношении жизненный цикл многих служебных документов (нормативно-организационных, распорядительных, плановых и др.) включает этап проекта, этап регистрации, этап исполнения (реализации, использования) и этап хранения (исполненного, отработанного документа).

      Таким образом, юридическую силу служебный документ приобретает при условии правильного оформления реквизитов, а также в результате прохождения установленных процедур подготовки, согласования (визирования), важнейшим и заключительным из которых является подписание и/или утверждение документа установленными должностными лицами и регистрация документа по установленным инструкциями по делопроизводству правилам. Неправильно оформленный документ, не прошедший установленных (в частности, «Типовой инструкцией по делопроизводству») процедур согласования, подписания/утверждения и регистрации, юридической силы не имеет.

      Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

      Документы общего и административного характера  можно классифицировать как: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

• по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации: письменные, графические, фото- кинодокументы и т.д.

      Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

      Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

      2.1.1.Требования  к содержанию, структуре и стилю изложения управленческих документов

• Требования  к содержанию¹⁸

      Начнем  с общих требований, предъявляемых  к содержанию управленческих документов. В соответствии с этими требованиями составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм законодательства, руководящих документов, а в необходимых случаях — и справочного материала, включая материалы деловой переписки, уже имеющиеся в распоряжении предприятия (разработчика проекта документа).

      При подготовке содержания, кроме того, следует руководствоваться указаниями соответствующих должностных лиц предприятия — они могут быть зафиксированы, например, в резолюции, кратком письменном распоряжении (резюме) или доведены до сведения разработчика документа под запись.

      Проекты документов могут составляться на отдельных листах, в специальных рабочих тетрадях или в виде файла (с последующей распечаткой на бумажный носитель). В период подготовки содержания документа целесообразно держать в одном месте (в папке, ящике стола, на полке и т. п.) все материалы, используемые в процессе работы, включая предварительные наброски содержания, черновики его отдельных частей (глав, параграфов и т. п.).

      При составлении текста документа принято придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих законность и наибольшую целесообразность использования документов, а также способствующих их своевременному исполнению и эффективному воздействию на управленческую ситуацию. Согласно этих правил, наиболее существенным и характерным для содержания управленческих документов является: