Проверка наличия и состояния архивных документов

3.1 Проверка  физико-химического  и технического состояния архивных  документов

В процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных  архивных документов и архивных документов с потенциально опасным  физическим  или  биологическим  состоянием  и осуществляется: целевым  порядком;  в  ходе  проверки  наличия  и  состояния  архивных документов;   при   подготовке   архивных   документов   к  выдаче  из архивохранилища,   а  также  при  всех  других  работах, связанных  с поединичным (полистным) просмотром архивных документов⁷.   

      Целевая   проверка   физического  состояния  архивных  документов проводится   в   порядке   очередности   с  учетом  ценности  архивных документов.   Целевой  проверке  физического  состояния  подлежат  все архивные   документы,   пострадавшие   в  экстремальных  условиях.  По результатам  контроля  делается  заключение о необходимости проведения реставрации  и  консервации  и  в  зависимости  от состояния архивных документов  устанавливаются  сроки  проведения  следующей  контрольной проверки.

       Проверка  физического состояния архивных документов на бумажной основе  в  процессе  хранения  проводится  с  целью выявления влажных; пораженных   биологическими   вредителями   (плесень,   насекомые);  с дефектами бумаги и текста архивных документов.   Увлажненные   архивные  документы (дела,  группы  дел)  подлежат немедленному     выделению,     внеочередной     обработке     (сушка, акклиматизация)¹².   При   массовом   увлажнении   архивных   документов принимаются  меры  по  осушению  архивохранилища,  нормализации режима хранения.

     Архивные   документы,   пораженные   биологическими   вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.   Наличие дефектов  бумаги  и текста устанавливается визуально при полистном  просмотре  дел.  Дефекты  классифицируются на основе единой буквенно-цифровой  индексации  по  типовым  признакам  дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками. Проверка  технического  состояния  аудиовизуальных  и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:

• состояния их упаковки;
• наличия стандартных ракордов;
• технического  состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
• наличия загрязнений и механических повреждений;
• стабильности нитроосновы;
• шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;
• физико-механических    характеристик   (коробление,   отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);
• наличия   дефектов  химического  и  биологического  происхождения (поражение    микроорганизмами,    насекомыми   и   грызунами,   следы
• кристаллизации     солей    и    разложения    остаточных    продуктов

             химико-фотографической обработки);

• электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;
• параметров видеодокументов в видеоканале;
• качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;
• уровня    параметров,   характеризующих   электронные   документы   (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени);
• наличия "вирусов" в электронных документах;
• наличия   размагниченных   участков  и  механических  повреждений

             отдельных участков машинного носителя;

• наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов;
• наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.

       Проверка     технического     состояния    архивных    документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете. Проверку    электроакустических    характеристик   фонодокументов (частотные искажения,  уровень копирэффекта,  уровень фона и шумов, наличие  треска  и  щелчков,  шум  паузы)  проводят  с  использованием специального оборудования.

      Проверку   технических   параметров  видеодокументов  проводят  с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры. Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием  специальной  аппаратуры  и  программного  обеспечения, предназначенных   для   работы   с   соответствующего  вида  архивными документами. 

3.2 Выявление документов находящихся в неудовлетворительном состояние 

        Находящимися   в   неудовлетворительном   физическом состоянии признаются документы Архивного фонда Российской Федерации с высокой  степенью   разрушения   материальных  носителей,  угрожающей физической целостности документов.      Решение   о   признании   документа Архивного фонда Российской Федерации  находящимся  в  неудовлетворительном физическом состоянии и его  постановке  на специальный учет для организации в срочном порядке специальной  обработки принимает руководитель архива на   основании  экспертного  заключения  реставратора  и  руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов. Неисправимо   поврежденными   архивными   документами признаются  архивные документы, физическое состояние которых исключает

возможность  восстановления  их материальных носителей  и использования

содержащейся  в них документной информации. Решение  о признании архивного документа неисправимо поврежденным и  снятии  его  с учета принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной   власти   в   сфере   архивного   дела   на  основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и  руководителя  подразделения,  ответственного  за  хранение архивных документов,  и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1).

       На  основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа  исполнительной  власти  в сфере архивного дела издается приказ руководителя   архива   о  снятии  неисправимо  поврежденных  архивных документов с учета¹³. Снятие  с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается. 

3.3 Учет физического и технического состояния архивных документов

Учет  физического и технического состояния  архивных документов на бумажной основе осуществляется в:

• листе-заверителе (приложение № 3);
• листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
• карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;
• карточке учета архивных документов с повреждениями текста;
• картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

Учет  физического и технического состояния  аудиовизуальных документов осуществляется в:

• карточке учета технического состояния кинодокумента;
• карточке учета технического состояния фотодокумента;
• карточке учета технического состояния фонодокумента;
• карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета  документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет  физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

3.4 Физико-химическая  и техническая  обработка архивных  документов

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:

• устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;
• восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
• воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

• дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
• реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
• воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования;
• фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;
• переплет архивных документов;
• обеспыливание архивных документов;
• обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в  зависимости от физической природы  носителя подвергаются следующим реставрационным  и консервационно-профилактическим работам:

архивные  документы на магнитной ленте:

• очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
• замене пересохших и покоробленных склеек;
• оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;
• перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

архивные  документы на дисковых носителях:

• обеспыливанию;
• протирке антистатиком;

кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

• обеспыливанию;
• удалению восковых, жировых и иных загрязнений;
• укреплению склеек и просечек;
• ремонту перфорации;
• переделке грубых, коробленных заплат и склеек;
• ремонту поврежденных полей кадров.

Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.

Работы  по физико-химической и технической  обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

     Плановая  обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния  в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.

     К внеплановым относятся работы, выполняемые  в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или  массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической  обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

Цель  курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Проверка наличия и состояния архивных документов" можно сделать ряд выводов:

Для обеспечения  сохранности документов в архиве должны осуществляться: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.); комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).