Проверка наличия и состояния архивных документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ДГТУ 

Факультет «Международный»

Кафедра «Документоведение  и языковая коммуникация»

Дисциплина «Архивоведение» 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

на  тему: Проверка наличия  и состояния архивных документов. 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

Студентка 4 курса гр. МДУ-41

Федотова  И.И.

Научный руководитель:

Ст.преподаватель

Горбачева М.В. 

г.Ростов-на-Дону

2011

Оглавление

Введение

1.Организация  работы архивы

1.1 Создание  архива организации

1.2 Планирование  работы и отчетность архива

1.3 Контроль  за состоянием хранения документов  и их организацию в делопроизводстве  структурных подразделениях

2. Обеспечение  нормативных условий хранения архивных документов

2.1 Общие  требования к учетным документам  архива

2.2 Общие  требования к учетным БД

3. Проверка  наличия и состояния архивных  документов

3.1 Обеспечение  сохранности документов

3.2 Электронные  документы в архиве

3.3 Размещение  документов в хранилищах

4. Проверка  технических и физико-химического  состояния архивных документов

4.1 Проверка  физико-химического и технического  состояния документов

4.2 Система  мер обеспечения сохранности  документов

4.3 Выявление  документов находящихся в неудовлетворительном состояние

5. Составление  учетных документов в архиве

Заключение

Библиографический список

Приложения 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность  решения задачи определена тем, что  никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный  подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

Комплекс  мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

     Актуальность  выбранной темы является то, что  вопрос проверки наличия и состояния  архивных документов постоянно имеет  место для архивных работников, так  как  количество документов в архивах  увеличивается, следовательно, необходимо устанавливать соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявлять повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

     Целью данной работы является исследование проблемы обеспечения сохранности  архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана  стратегия хранения документов, зависят  их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях. 

 Для  реализации поставленной цели, необходимо  решить следующие задачи:

1. Рассмотреть организацию работы архива.

2. Раскрыть  порядок проверки наличия и  состояния архивных документов.

3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

     Источниками, послужившими основой для исследования явились учебные пособия, ресурсы  сети Интернет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организация работы архива

Работа  архива организуется в соответствии с положением об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива. При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами. Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.

Положение о центральном архиве (архиве) федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральном отраслевом архиве, отраслевом архиве органа управления субъекта Российской Федерации должно согласовываться соответственно с Росархивом, архивными органами субъектов Российской Федерации¹.

     Руководитель  архива назначается на должность  и освобождается от должности  приказом руководителя организации  по представлению соответствующих  должностных лиц.

Руководитель  архива организует работу архива и  несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

Лицо, ответственное  за архив, назначается на эту должность  и освобождается от должности  приказом руководителя организации. Ответственный  за архив проходит инструктаж, а  в необходимых случаях стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

На имеющиеся  в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные  инструкции, в которых указываются  виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Должностные инструкции согласовываются с юридической  службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации (если архив является структурным  подразделением), руководителем службы ДОУ, частью которой является архив, руководителем архива (если архив является учреждением).

     Основными формами повышения квалификации работников архивов и служб ДОУ  в соответствии со сложившейся практикой  являются: отраслевой центр повышения  квалификации Росархива, институты повышения квалификации, курсы, совещания, семинары.

Повышение квалификации работников архива и службы ДОУ организации проводится по согласованию с ее администрацией. Подготовка и  проведение занятий по повышению  квалификации осуществляются архивом совместно со службой ДОУ и отделом кадров.

Центральный архив федерального органа власти или  органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел и т.д.) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для их использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях².

На основе отраслевых нормативно-методических документов архивы организаций отрасли разрабатывают  конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению.

Подготовленные  архивами проекты нормативно-методических документов (перечни, номенклатуры и  др.) до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, представляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России. 

В архиве составляются: годовой план работы (приложение 46), план-график приема дел  в архив. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.

По итогам работы архивом составляется отчет  о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

Учет  труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в  дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.

1. Контроль состоянием хранения документов и их организацию в делопроизводстве структурных подразделениях

     Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в  делопроизводстве структурных подразделений  не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить  составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение 47).

Руководители  организации или структурного подразделения  должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.

     По  итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка  на имя руководителя организации, в  которой отражается существующее положение, и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

Центральный архив федерального органа власти и  органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.

2. Обеспечение нормативных условий хранение архивных документов

     Комплекс  мероприятий по созданию нормативных  условий, соблюдению нормативных режимов  и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрат и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

     Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

• Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
• Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
• Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки).