Проверка наличия и состояния архивных документов

1.3 Размещение документов в хранилищах

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами  и оперативный поиск. Порядок  расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

     Расстановка средств хранения осуществляется в  соответствии с нормами:

расстояние  между рядами стеллажей (главный  проход) - 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

расстояние  между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние  между стеной и торцом стеллажа или  шкафа (обход) - 45 см;

расстояние  между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных  этажах - не менее 30 см.

Оборудование  с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным  нормам с учетом типоразмеров средств  хранения. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:

бумажные  документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;

микрофильмы страхового фонда и фонда пользования  должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках⁴;

микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных  или других форматных носителях  упаковывают в конверты и кассеты  и хранят в коробках, папках, другой упаковке⁵.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.)

Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:

наличие в архиве программно-аппаратных средств  для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;

обеспечение доступа к информации установленных  категорий пользователей, а также  обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД предусматривает также  поддержание оптимальных режимов  хранения носителей ЭД.

Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами. По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

Не допускается  размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Размещение  секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

Все помещения  архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо⁶.

В целях  закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Карточки  постеллажного топографического указателя  составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 15).

Карточки  пофондового топографического указателя  составляются на каждый фонд и располагаются  в порядке номеров фондов (приложение 16). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения  сохранности документов в архиве должны осуществляться:

• комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
• комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния  при поступлении документов в  архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Проверка наличия  и состояния архивных  документов 

Проверка   наличия   и  состояния  архивных  документов проводится  в  целях  установления фактического наличия находящихся на хранении   архивных  документов  и  выявления  отсутствующих  архивных документов   для   организации  их  розыска;  выявления  и  устранения недостатков  в  учете  архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.      Проверки  наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

  В   государственном  архиве,  музее,  библиотеке, архиве Российской

академии   наук   плановая  цикличная  проверка  наличия  и  состояния

проводится:   

• уникальных документов - ежегодно;    
• особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);    
• аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
•   кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

     Цикличность   проверки   наличия   остальных  архивных  документов

определяется  на основании решения экспертно-методической комиссии (или

другого  совещательного  органа) архива в  зависимости от интенсивности использования  и  состояния  учета  архивных  документов,  но не менее одного  раза  в 25  лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

        Проверка   наличия  и   состояния  секретных  архивных  документов

осуществляется   в   порядке,  установленном  для  секретных  архивных

документов. В  муниципальном  архиве,  музее,  библиотеке  плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.      В случае  стихийных бедствий,  массовых  перемещений и других

обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены

архивные  документы,  а  также  при смене заведующих архивохранилищами

проводится  внеочередная  единовременная  проверка наличия и состояния

всех  документов архива или их отдельных  частей (групп).

     В   начале  проверки  наличия   и  состояния  архивных  документов проводится  выверка учетных документов, которая включает: установление полноты  учетных  документов  на проверяемые архивные фонды и архивные документы,  сверку  их  сопоставимых  показателей,  уточнение  порядка нумерации  единиц  хранения  по  описи  дел, документов (книге учета и описания)  и  проверку  правильности  составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и

как самостоятельный  вид работы.      Проверку    наличия    и    состояния   архивных   документов   в государственном архиве проводят, как правило, два работника. При  проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены  по  внутренним  описям,  проводится  сверка  наличия  архивных документов  с  внутренней  описью,  а  также  сверка  наличия листов в единицах   хранения,   подлежащих  хранению  в  несброшюрованном  (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.      Архивные  документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива,  проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям   и   книгам   выдачи   архивных   документов   из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.      При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

• сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;    
• подкладывать   на  свои  места  обнаруженные  во  время  проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;     
• изымать  из  проверяемого  архивного  фонда  (комплекса  архивных документов)  и  передавать  хранителю  неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
• изымать   единицы   хранения,  зараженные  плесенью  или  другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;     
• изымать  единицы  хранения,  не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания),  и помещать  их  в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.   

  В  ходе  проверки  наличия   и  состояния  архивных  документов  не допускается:      вносить   в опись дел,  документов  (книгу учета  и  описания) неучтенные единицы хранения; делать  какие-либо  пометы,  исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

 Результаты  проверки  наличия  и  состояния  архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и  состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

     Лист   проверки   наличия   и   состояния   архивных   документов составляется  непосредственно  в ходе проверки, как правило, на каждую опись  дел,  документов  отдельно.  При  проверке  небольших по объему архивных  фондов  допускается составление одного листа проверки на все описи  дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния  архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа  проверки,  а  также  при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения  и  дополнительные  реквизиты.  Листы  проверки нумеруются в валовом  порядке  в  пределах  архивного  фонда  по  каждой проверке и подписываются исполнителями.

 На  основании  листа  (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт  о  технических  ошибках  в учетных документах; акт об обнаружении архивных   документов;  акт  о  неисправимых  повреждениях  документов (приложение N 1) и другие акты. По  окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце  описи  дел,  документов  (книги учета и описания) проставляется штамп  "проверено",  дата,  должность  и  подпись лица, производившего проверку.