Проверка наличия и состояния архивных документов

В  случае  обнаружения  в  итоговой  записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров,  выбывших  в  соответствии  с  установленным  порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.      На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных   документов.   Ведение   картотеки  необнаруженных  архивных документов  осуществляется  централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном  режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Результаты  проверки  физического  состояния  архивных документов заносятся   в   картотеку  (книгу)  учета  физического  (технического) состояния архивных документов. Проверка   наличия  и  состояния  архивных  документов  считается за вершенной после внесения изменений во все учетные документы. После  проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.

Розыск  архивных  документов,  не  обнаруженных  в  ходе проверки наличия  и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других  организациях.  Руководство архива вправе продлить срок розыска на   основании   докладной   записки   руководителя   соответствующего структурного подразделения архива.

Архивные  документы,  обнаруженные  в  ходе  розыска,  передаются хранителю,  который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание"  в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка   об   обнаружении  архивных  документов,  которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем (муниципальным архивом).      Архивные   документы,  причины отсутствия  которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. На   архивные   документы,  не   обнаруженные  в ходе  розыска, составляется  акт  о  необнаружении  документов,  пути розыска которых исчерпаны  (приложение N 2), и подробная справка о проведении розыска, которые   вместе   с  актом  проверки  наличия  и  состояния  архивных документов   представляются   в   вышестоящий   уполномоченный   орган исполнительной   власти   в   сфере   архивного   дела   для  принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.      Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя    архива    на    основании    письменного    разрешения соответствующего  уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Снятие  с  учета документов Архивного  фонда Российской Федерации, одновременно  входящих  в состав Музейного фонда Российской Федерации,

осуществляется  в  соответствии  с  настоящими  Правилами  и порядком, установленным    специально    уполномоченным    федеральным   органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.      Снятие  с учета документов Архивного фонда Российской Федерации, одновременно  входящих  в состав библиотечных фондов, осуществляется в соответствии   с   настоящими   Правилами  и  порядком,  установленным специально  уполномоченным  федеральным  органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации. В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. В   сроки,   установленные  руководством  архива,  систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов,  выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:

• при   подтверждении  наличия  дел  -  в  виде  докладной  записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
• при  отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.

При  выявлении  необоснованного  отсутствия  архивных  документов осуществляется  их  оперативный  розыск.  В  случае  безрезультатности розыска   отсутствующие  архивные  документы  включаются  в  картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска. 

2.1 Общие требования  к учетным документам  архива

Учет  документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

     Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том  числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также  страховые копии документов, копии  фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

     Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

     Архивный  шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения  ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

     Номер архивного фонда присваивается  государственным архивом после  оформления первого поступления  документов организации на постоянное хранение. 

2.2 Общие требования  к учетным БД

Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

Перечень  реквизитов учетных БД формируется  в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

 Учетные  базы данных (БД) ведутся для:

• составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;
• подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;
• оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени.

Перечень  реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета, - фонд, единица  хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, - в традиционных учетных документах.

Учетные БД действуют во взаимосвязи с  другими информационными БД, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных  архивов и органов управления архивным делом.

Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов.

Обобщенные  показатели документов централизованного  учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов учетных БД.

Учетные БД заполняются на основе учетных  документов архива. Для обеспечения  единообразия заполнения и ведения  учетной БД разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого  реквизита и организацию ведения БД. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов.

В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетной БД по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетную БД.Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела⁸.

3. Проверка технических  и физико-химического состояния архивных документов

    Прием   и   размещение  в  архивохранилищах  архивных документов,  поступивших  в  архив  без  предварительной  проверки  их физического  состояния,  не  допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах  и столах. Не допускается складирование поступивших архивных документов в не разобранном виде⁶. Оценка  физического и технического состояния, поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.

      В результате оценки физического состояния архивных документов на  бумажной    основе    выявляются    архивные   документы:  

• пораженные биологическими  вредителями;  с повышенной влажностью;
• с повреждениями бумаги   и   текста;  
• запыленные. 

При  этом  удалению  подлежат  все посторонние,   находящиеся   в   делах,   папках,  коробках  предметы: металлические,  картонные,  бумажные  и  другие  закладки,  прокладки, скрепки и т.п.

      При  оценке  технического состояния  аудиовизуальных и электронных документов,  а  также  их  страховых копий устанавливается возможность считывания   информации   с   материального   носителя,   соответствие технических  характеристик  этих  документов сведениям, содержащимся в сопровождающих  актах  технического состояния.  

Одновременно выявляется вид   основы  кинофотодокумента.  Архивные  документы  на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность. При  обнаружении  дефектов  составляется  акт произвольной формы, отражающий  характер  дефектов  и  меры  по  их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.  Поступившие   архивные   документы,   пораженные   физиологическими вредителями    (насекомые,    активная   плесень),   направляются   на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

      При  обнаружении  увлажненных  архивных  документов проводится их обязательная  акклиматизация  до  полного  высушивания. Акклиматизацию проводят  в  помещении  приема  и временного хранения в течение 7 – 14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха  и  размещении  единиц  хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.      Качество   бумаги   и   текста  поступивших архивных  документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

     Обеспыливание   поступивших   архивных   документов   проводят  в

специальном  помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии  и  гигиены.  Обязательному  обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел. Поступившие аудиовизуальные и электронные документы подлежат:

• очистке  от  пыли  и  перемотке - архивные документы на магнитной       ленте;
• очистке от загрязнений - архивные документы на дисковых носителях

             и архивные фотодокументы;

• акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;
• упаковыванию.

     Акклиматизация   аудиовизуальных   и  электронных  документов  на пленочной  и  дисковой  основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при  температуре  20  +/-  3  град. C  и относительной  влажности  воздуха  35  +/-  15%;  для  цветных кино- и фотодокументов   -   при   относительной   влажности   35   +/-   15%.

Продолжительность    акклиматизации    кинодокументов    и    рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток,  архивных  документов  на магнитной   ленте   и   дисковых   носителях   -  не  менее  3  суток, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 часов.