Особенности работы секретаря коллегиального органа (на примере Комитета образования, науки и молодежной политики в Красногорске)

(На самом деле понятие электронной  подписи как аналога обычной  подписи в законодательстве уже  существовало. Такая ситуация позволяла  использовать электронную подпись  при условии, если подписан  договор между сторонами, оговаривающий  все условия применения ЭЦП.  Благодаря этому в российской  практике существуют примеры  реального использования ЭЦП,  например, в межбанковском обмене.)

Если же определенные потенциальные  правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые  имеют правовые последствия, можно  сопровождать бумажными копиями  с «реальной подписью». Надо понимать, что целью СЭД является не искоренение  бумажных документов, а создание эффективной  среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать  придется только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в  одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному  снижению объема бумажных документов.

• Отсутствие графика работы секретаря коллегиального органа
• Нерациональная организация  работы секретаря
• Не выявлены особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний

 

 Очень часто в Красногорском  комитете проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

Составление протоколов оперативных  совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

■ Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

■ Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

■ Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

 

 

 

3. План мероприятий  по совершенствованию организации работы секретаря в комитете Образования Науки и Молодежной  политики Красногорска

Для более эффективной  работы секретаря коллегиального органа  нужно ввести ряд новшеств и изменений:

1. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД)

Во многих СЭД присутствует модуль, предназначенный для автоматизации  документооборота, сопровождающего  проведение заседаний коллегиальных  органов управления. Он способен эффективно решать следующие задачи:

— планирование и подготовка совещаний;

— предоставление председателю удобных средств анализа предыдущих совещаний;

— контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещания.

В том или ином виде (в  зависимости от конкретного программного обеспечения) могут быть реализованы  следующие функции:

— формирование проекта  повестки дня;

— рассылка сообщений исполнителям, ответственным за подготовку проектов решений;

— получение проектов решений  и справок от ответственных исполнителей;

— формирование пакета документов к совещанию;

— рассылка пакета документов участникам совещания;

— рассылка приглашений, повестки дня;

— формирование протокола  совещания;

— контроль исполнения решений  совещаний.

Если в СЭД реализован полноценный блок автоматизации  контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать необходимую  отчетность. Как правило, можно делать выборки по:

— Ф.И. О. руководителя, который  дал поручение;

— Ф.И. О. ответственного исполнителя;

— сроку исполнения поручений;

— просроченным поручениям.

Грамотное использование  СЭД призвано облегчить наш труд и высвободить время для решения  задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

2. Назначение графика

• Своевременное выполнение очередных задач.

• Распознавание  собственных сильных и слабых сторон.
• Лучшее использование собственного времени.
• Экономный труд.
• Повышение производительности труда.

3.Рациональная  организация работы секретаря

Порядок расположения документов:

• Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат.
• Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.
• Исходящие   материалы:   то,       что            уходит            из
• секретариата.  Эти  группы документов должны быть собраны в
• папки или обложки.

Исходящие документы необходимо разделить  на:

а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;

б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;

в) документы, предназначенные для  подшивки в дела.

Текущую работу следует разделить  на:

1. Срочную - к исполнению сегодня  (материалы для телефонных переговоров  должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить  все вместе то, что относится  к определенному делу, в одну  папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения  работы и приема посетителей.  Материалы должны располагаться  в шкафу с делами так, чтобы  и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли  сразу найти их. Сам список  сроков должен быть составлен  и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть  слишком обширным. В нем может  лежать только то, чем пользуются  особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

4.Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний

В настоящее время большие  доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания  имеют на руках их текст или  тезисы. В результате на совещании  докладчик должен лишь подчеркнуть  самые основные положения своего выступления в ограниченные временные  рамки.

Перед рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться  на совещании, следует обратить внимание на их оформление.

Так, 10–15 страниц сплошного  текста, набранного мелким шрифтом, никто  читать не будет. Поэтому не экономьте  на своих сотрудниках и используйте  оптимальный размер шрифта — 12. Более  мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок.

Не применяйте одновременно слишком много начертаний шрифтов (хватит и 2-х, например, самых распространенных — Times New Roman и Arial). Выделять фрагменты  текста лучше разными начертаниями (курсивом, жирным) или подчеркиванием.

Главное, чтобы выбранная  вами логика форматирования не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть  даже с небольшими отступлениями) в  пределах всего комплекта материалов.

Выступления участников могут  подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним  из самых длинных деловых документов. Его написание относится к  навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому дадим несколько  основополагающих рекомендаций по составлению  текста доклада. Он должен быть:

— кратким, насколько позволяет  содержание и цель;

— понятным (простым, а не запутанным);

— логичным;

— структурированным.

Очень часто цели написания  доклада состоят в том, чтобы  оказать на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное  мнение или предпринять конкретные действия. Доклад должен быть адресован  заранее очерченной группе, содержать  убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения.

Кроме основного доклада  заранее готовятся и размножаются информацнонно-справочные документы, позволяющие участникам совещания  глубже вникнуть в рассматриваемый  вопрос:

• - отчеты;
• - таблицы;
• - графики;
• - справки;
• - экономические расчеты;
• - планы;
• - обзоры.

Секретарю коллегиального органа поручается сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое председатель предполагает сделать.

Обычно от секретаря не требуется составление текста выступления. Он должен лишь представить полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка:

• законодательно-нормативных  документов;

• распорядительных документов;

• отчетов;

• актов ревизий;

• справок;

• писем и т.д.

Лучше сделать подборку в  виде ксерокопий, так как на них  можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные мест, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление  проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Ведь именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание.

Наличие проектов в письменном виде позволяет глубже вникнуть в  документы, внести правки, оперативно их изменить или дополнить. Секретарь  должен востребовать проекты решений  от сотрудников, готовящих материалы  для совещания, и организовал, соответствующее  оформление полученного текста.

Все предполагаемые к совещанию  документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов, а размножены и разосланы за 24 часа до совещания. В настоящее время эта процедура  также может быть выполнена с  использованием электронной почты и факса.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

Источники: 
Официально-документальные издания:

• Федеральный закон РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"
• Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"
• Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах"
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле"
• Постановление Правительства Рос. Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

 

Нормативно –  методические документы:

• Делопроизводство и электронный документооборот. Нормативные документы по делопроизводству: «Термика».
• "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68

 

• "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.