Особенности работы секретаря коллегиального органа (на примере Комитета образования, науки и молодежной политики в Красногорске)

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

Факультет  социального  управления

Кафедра управления персоналом,

документоведения и архивоведения

 

 

Князева Елена  Сергеевна

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ  КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА

(НА ПРИМЕРЕ КОМИТЕТА ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ В КРАСНОГОРСКЕ)

 

Курсовая работа студентки 5-го курса очного отделения

по дисциплине ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Специальность 032001.65

Документоведение  и  документационное  обеспечение  управления

Научный руководитель

к.и.н., доцент Е. В. Дуплий

 

 

 

 

 

 

 

Москва    2012

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………стр.

 ГЛАВА  1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА…………………………..

 

1.1. Должностные обязанности  секретаря коллегиального органа………….

1.2.Особенности составления и оформления организационно-распорядительных  документов в коллегиальном органе……………………………………………………………………..

1.3.Нормативно-методическая база работы секретаря коллегиального органа………………………………………………………………………

ГЛАВА 2.АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ В  КОМИТЕТЕ ОБРАЗОВАНИЯ НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ В КРАСНОГРСКЕ…………………………………………………………………..

2.1.Документирование деятельности коллегиального органа на примере комитета Образования Науки и Молодежной политики в Красногорске………………………………………………….   

2.2.Недостатки в работе секретаря коллегиального органа на примере комитета Образования Науки и Молодежной политики в Красногорске………………………………………………………………..

 

2.3. План мероприятий по совершенствованию организации работы секретаря в комитете Образования Науки и Молодежной политики Красногорска………………………………………………

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………

 

Введение

 Актуальность данной работы определяется тем, что любой коллегиальный орган невозможно представить себе без секретаря. Специалисты этой профессии способствуют улучшению организации труда руководящих работников и повышению его эффективности, являются посредниками между ними и остальными членами организации. Секретарь - это лицо учреждения. В его труде все важно, в нем нет мелочей. Отписка, неряшливо оформленный служебный документ, не по адресу и не вовремя отправленное письмо, забывчивость, небрежность могут принести большой ущерб делу. Возрастание роли коллегиального органа заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в структуре управления. 

Объект секретариат коллегии комитета образования, науки и молодежной политики в Красногорске.

Предмет особенности обязанностей секретаря в комитете образования науки и молодежной политики Красногорска.

Цель разработка рекомендаций по оптимизации обязанностей секретаря коллегиального органа на примере комитета образования, науки, молодежной политики в Красногорске.

Задачи:

1. Изучить теоретические основы организации работы секретаря коллегиального органа.
2. Проанализировать организацию работы секретаря в комитете образования, науки и молодежной политики в городе Красногорске.

ГЛАВА  1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ  КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА

1. Должностные обязанности секретаря коллегиального органа

Должностная инструкция - главный  организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается  на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять  конкретный секретарь, требования к  его профессиональным знаниям и  умениям закрепляются в его должностной  инструкции.

Должностная инструкция секретаря  коллегиального органа четко регламентирует обязанности, права и ответственность.

 

Секретарь выполняет следующие  должностные обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности коллегиального органа.
• Принимает поступающую на рассмотрение в коллегиальный орган корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Принимает документы и личные заявления на подпись председателя коллегиального органа.
• Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию председателю.

 

• По поручению коллегиального органа составляет письма, запросы, другие документы.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых коллегиальным органом (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Обеспечивает совещания (доклады, протоколы) коллегиального органа необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе коллегиального органа.
• Делает выписки из протокола по поручению коллегиального органа.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Заседания коллегии протоколируются  секретарем коллегии. Оформленный в  течение 10 дней протокол подписывается  председательствующим на заседании  коллегии и секретарем коллегии.

Документы, представляемые для рассмотрения на заседании коллегии, должны быть подготовлены в соответствии с требованиями Инструкций по организации  делопроизводства   в комитете.

Документы, подготовленные с нарушением требований указанной  Инструкции, небрежно оформленные, секретарь  коллегии возвращает исполнителям на доработку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Особенности  составления и оформления организационно-распорядительных  документов в коллегиальном органе      

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.      

Протокол это отражение  коллегиального способа  принятия решений.    

Протокол  заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных  органов.     

Протокол  заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных  органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как  постоянных, так и временных.     

Протокол  заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы  в деятельности организации, требующие  коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.   

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой  организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия.

• Подготовительная  работа

 

     Как правило, заседанию предшествует большая  подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в  соответствии с повесткой дня  материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу  или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения  для проведения заседания и др.

• Регистрация участников

 

     Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация  участников, которая может проводиться  в разных формах: от записи фамилий  присутствующих непосредственно в  черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием  всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации  участников с помощью технических  средств.

• Выбор формы протокола

 

     В зависимости  от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола. Она может быть краткой, полной или  стенографической. Формы протокола  отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания, отличий  в оформлении они не имеют.     

Протокол  составляется на основании:

1. стенограммы заседания;
2. звукозаписи заседания;

 

     черновых  рукописных записей, которые ведутся  во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию;

1. справок;
2. проектов  решений;
3. повестки  дня;
4. списков участников.

• Составление стенографического  протокола        

 Стенография - способ письма посредством особых знаков и целого ряда сокращений, дающий возможность быстро записывать устную речь.

Скорость стенографического  письма превосходит скорость обычного в 4—7 раз.      

Стенографический  протокол составляется на основе стенографического  отчета о заседании (стенограммы) и  дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку  решения по нему. После вводной  части в таком протоколе делается запись "Заседание стенографировалось". Стенограмма является обязательным приложением к протоколу.

• Составление протоколов

 

     Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или магнитофонных записей, которые  ведутся во время заседания. Рукописные записи ведет секретарь, именно от его квалификации зависит качество протокола. В данном случае требуется умение вникнуть в суть обсуждаемых вопросов и суметь их точно записать. Эти записи являются черновыми материалами для дальнейшего оформления протокола. В ряде случаев выступающие на заседании передают секретарю записи (тезисы) своих выступлений, которые затем и включаются в текст протокола. Однако чаще секретарь должен рассчитывать только на свои навыки скорописи, конспектирования и стенографирования. После заседания записи секретаря перепечатываются, редактируются и оформляются как официальный документ. Срок подготовки протокола в настоящее время определен в три дня.     

Если  ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки  записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета  со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение  двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это  время необходимо для снятия возможных  вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может  быть оформлена для долговременного  архивного хранения.

• Краткий протокол

 

     Краткий протокол - это документ, в котором  фиксируются обсуждавшиеся на заседании  вопросы, фамилии докладчиков и  принятые решения. Такой протокол, как  правило, ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется или когда заседание носит  оперативный характер. По такому протоколу  невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части протокола, т.е. управленческого  решения.