Особенности работы секретаря коллегиального органа (на примере Комитета образования, науки и молодежной политики в Красногорске)

Знание "Правил оказания услуг почтовой связи" (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221) и "Правил оказания услуг телеграфной связи" (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222) позволит секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление.

Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

Пакет этих документов необходимо постоянно  обновлять по мере замены нормативно- методических актов новыми. 

 

 

 

 

ГЛАВА 2.АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ В КОМИТЕТЕ ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ КРАСНОГОРСКА

2.1.Документирование деятельности коллегиального органа на примере  комитета образования, науки и молодежной политики

Документирование - процессы записи (фиксации) и оформления на различных носителях  информации по установленным правилам.

Коллегиальность (от лат. Collegium - совместный) - принцип управления, при котором  руководство осуществляется группой  лиц, обладающих равными обязанностями  и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного  органа. При совещательной форме  коллегиальности предполагается коллективное обсуждение вопросов и коллективная выработка рекомендации по тому или  иному вопросу, решение же принимается  единолично руководителем коллегии.

• Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний в комитете:

Документирование подготовки заседания  заключается в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного рассмотрения. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны  особо тщательная подготовка таких  заседаний и четкое их ведение. В  этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится  на каждый вопрос, а на самом заседании  установить твердый регламент.

Вопросы в повестке дня располагают  в порядке их важности и сложности, чтобы приглашаемые на заседании  тратили меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности  и организации, которую они представляют.

Материалы к заседанию представляются, за три-пять дней председателю комитета и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения, что ускоряет решение вопросов на самом заседании.

Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При  подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие  работников других учреждений, организаций  из других краев, областей, международных  организаций, рекомендуется предусмотреть  следующие моменты:

1) выработка  повестки дня и определение  круга участников;

2) ознакомление  предполагаемых участников с  повесткой;

3) выработка  регламента совещаний;

4) подготовка  материалов, которые будут рассматриваться  на совещании:

• доклада, информационного сообщения организатора совещания;
• доклада, информационного сообщения предполагаемых участников;
• справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания;
• проекта решения;

5) организационное  обеспечение совещания:

• регистрация участников;
• размещение участников;
• транспортное обеспечение;
• питание участников;
• культурно-массовые мероприятия;
• информирование участников по интересующим их вопросам;
• снабжение участников канцтоварами;

6) организационные  работы секретариата совещания;

7) техническое  обеспечение проведения совещания  (оснащение помещения техническими  средствами)

8) документирование  работ совещания:

• составление протокола (стенограмма) итоговых материалов;
• размножение итоговых материалов;
• обеспечение этими материалами участников совещания;
• анкетирование участников совещания:
• о работе совещания;
• об уровне организации и проведения совещания.

Если в подготовке совещания  участвует целая группа, нужен  план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.

Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем  документе указывается тема, которая  будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, сообщений  и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности. Ученые звания.

Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашения  входят обращение, информация о дате и месте проведения совещания, повестка дня, предложение принять участие, просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию  хода совещания, порядок рассматриваемых  вопросов.

• Требование к составлению и оформлению протоколов в комитете Красногорска

Протокол, как правило, ведется  во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную  ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется  на общем бланке формата А4. В его  формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда  протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется  именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дота окончания.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном  заведении - учебного года). В реквизите <<Место заседания>> указывается  город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном  падеже. После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению  текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются  председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом <<председатель>> начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Также оформляется слово <<секретарь>>.

При проведении оперативных совещаний  эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие (постоянные члены органа), в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием  их должности. На расширенных собраниях  и заседаниях с большим числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а пофамильный  список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая  запись в самом протоколе.

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует  кворум, в разделе <<Присутствовали>> указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются  вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос номеруется и  начинается с предлога <<О>> (<<Об>>).

При протоколировании заседаний комитета повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь запись: <<Повестка дня заседания прилагается>>.

Основная часть текста протокола  строится по разделам, соответствующим  пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти  слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них  ставится двоеточие - которые зрительно  разбивают текст.

Слово <<слушали>> начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно  пишется на одной строке вслед  за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и  выступающих в прениях указываются  в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются  тексты (или тезисы) доклада и  выступлений, они не записываются в  протокол, а через тире после фамилии  докладчика или выступившего указывается<<Текст  доклада (выступления, сообщения) прилагается>>. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.

Завершающая часть раздела по каждому  пункту повестки дня - запись принятого  по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, номеруемые арабскими  цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать  составные части: кому, что сделать  и к какому сроку.

При выборах должностных лиц  в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся  на полные и краткие. В кратком  протоколе указываются фамилии  докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере  замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных  в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при  наличии стенограмм или когда  тексты докладов и выступление прилагаются  к протоколу. Кратко протоколируются  также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в  столкновении мнений, дискуссиях. В  ходе заседания можно составит лишь черновик протокола. В пятидневный  срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к  протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: <<Заседание  ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается>>. Полностью  подготовленный протокол подписывается  председателем и секретарем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.Недостатки в работе  секретаря коллегиального органа  на примере комитета Образования  Науки и Молодежной политики  в Красногорске

• проблемы внедрения систем  электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система  либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных  с созданием, редактированием и  хранением информации, либо эффективность  от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу  выявляет одну из основных проблем  внедрения: в любой организации  найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала  обычно обусловлен нежеланием обучаться  и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

• Придание электронному документу юридической силы

Еще одной проблемой является необходимость  обеспечения юридической силы электронных  документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как  обычная организационно-техническая  задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование  электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным  документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами  между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а  соответственно и электронных документов внутри организаций.