Организация делопроизводства с обращениями граждан

Индексация обращений  граждан – один из наиболее сложных  и важных вопросов организации работы с этой категорией документов.

Необходимо отметить, что единый для всех организаций  порядок индексации обращений граждан  в Положении не установлен. Пунктом 8 Положения определено, что регистрационные  индексы обращениям присваиваются  в соответствии с принятой системой регистрации документов государственных  органов, иных организаций. Это означает, что организации следует установить порядок присвоения индексов поступающим  обращениям. При этом необходимо учитывать  основные правила регистрации документов, установленные нормативными актами по делопроизводству.

Как было указано  выше, обращения регистрируются отдельно от других поступающих в организацию  документов. Эта особенность отражается в регистрационных индексах обращений, которые должны иметь определенные отличия: помимо порядковых входящих номеров, присваиваемых в течение года, регистрационные индексы обращений  дополняются иными обозначениями, независимо от того, поступило обращение  непосредственно в организацию  или же было прислано из другой организации. Необходимость добавления дополнительных обозначений к регистрационным  индексам обращений обусловлена  тем, что по требованиям делопроизводства в одной организации не могут быть учтены два входящих документа под одним и тем же регистрационным индексом (например, индекс обращения «53» и регистрационный индекс документа, поступившего в порядке общего делопроизводства, также «53»).

Аналогичное правило  установлено для регистрации  некоторых внутренних документов, например, приказов по личному составу. Несмотря на то, что приказы по личному  составу, срок хранения которых 75 лет (прием, перевод, увольнение) и 3 года (отпуска, командировки, взыскания), регистрируются отдельно, для того, чтобы в организации  не было издано два приказа по личному  составу с одним и тем же индексом, например, «10», к их порядковым регистрационным номерам добавляются  буквенные обозначения – «К»  и «Л». Соответственно, регистрационные  индексы двух приказов по личному  составу разных сроков хранения будут  «10-К» (75) и «10-Л» (3 года).

С учетом изложенного  при регистрации обращений целесообразно  сохранить закрепленный ранее нормативно порядок, при котором регистрационный  индекс обращения включает не только порядковый регистрационный номер, но и первую букву фамилии автора обращения. Например: Д-50 (Д – первая буква фамилии заявителя, 50 –  порядковый номер поступившего обращения). При этом регистрируемый в порядке  общего делопроизводства входящий документ из другой организации также может  иметь порядковый номер 50, но без  буквенного обозначения «Д».

В соответствии с задачами, функциями, уровнем организации  регистрационный индекс обращения  может дополнительно включать код  административно-территориального деления, начальную букву содержания обращения («Ж» - жильё) и др. При наличии  классификатора вопросов, поднимаемых  в обращениях, в регистрационный  индекс включается шифр (код) вопроса. Например, регистрационный индекс обращения  может иметь следующую структуру: «3/4Д-50», где 3 – код территории, 4 – код вопроса, Д – первая буква  фамилии заявителя, 50 – порядковый номер поступившего обращения.

При регистрации  коллективных обращений в их индекс может включаться буквенное обозначение  «КЛ», например, КЛ-32.

В статье 7 Закона установлено, что анонимные обращения, как правило, не рассматриваются. В  то же время в целях учета таких  обращений и последующего анализа  работы с обращениями граждан  их также целесообразно регистрировать. В таком случае к порядковому  регистрационному номеру обращения  может добавляться буквенное  обозначение «АН» (анонимное), или  «БП» (без подписи), например, БП-48.

При регистрации  обращений особое внимание необходимо обратить на пункт 9 Положения, в котором  устанавливается порядок присвоения индексов повторным обращениям. В  соответствии с данным пунктом повторным  обращениям при их поступлении в  организацию в течение календарного года, в зависимости от объема документооборота, присваивается регистрационный  индекс первого обращения или  очередной индекс.

Во втором случае индексы первого и повторных  обращений будут различаться. Например, обращению поступившему 20.05.2005 г., был  присвоен индекс Д-50, обращению, поступившему 20.06.2005 г. – Д-90. Для регистрации  повторного обращения заполняется  новая регистрационная форма  с указанием дат и индексов предыдущих обращений. При использовании  журнальной формы регистрации повторные  обращения вносятся в журнал под  очередным регистрационным номером  с указанием в соответствующей  графе журнала, где было зарегистрировано первое обращение.

Согласно ранее  действовавшим правилам повторным  обращениям одного и того же гражданина присваивался только очередные регистрационные  индексы.

В то же время  согласно пункту 9 Положения допускается  повторные обращения при регистрации  учитывать под регистрационным  индексом первого обращения. В этом случае, если обращению поступившему 20.05.2005 г., присвоен индекс Д-50, то 20.06.2005 г. при поступлении повторного обращения  ему также присваивается индекс Д-50 (а не Д-90). В этом случае также  заполняется новая РКК, в графе  «Даты, индексы повторных обращений» РКК проставляются даты предыдущих обращений без указания их регистрационных  индексов, так как они будут  совпадать с индексом повторного обращения. При журнальной регистрации  эти сведения также указываются  в соответствующей графе журнала.

Возможен вариант, при котором в случае регистрации  повторного обращения под тем  же индексов, что и первое обращение, новая РКК заполняться не будет (не будет делаться новая запись в журнале о поступившем обращении). В этом случае на РКК первого обращения  проставляется дата повторного обращения  без указания индекса первого  обращения. Аналогично, при журнальной форме регистрации сведения о  повторном обращении будут указываться  в соответствующей графе журнала, где было зарегистрировано первое обращение.

Однако этот вариант неудобен тем, что в регистрационно-учетной  форме будет недостаточно места  для заполнения информации, отражающей резолюцию руководителя по исполнению повторного обращения, сведений о ходе рассмотрения обращения, результате решения  вопроса и др. Регистрация повторных  обращений в тех же регистрационных  формах, что и предыдущих, может  быть оправдана в тех случаях, когда по предыдущим обращениям гражданину дан исчерпывающий ответ, переписка  с ним прекращена и последующие  его обращения по тому же вопросу  в организации более не рассматриваются.

Выбор формы  индексации повторных обращений  зависит, как определено пунктом 9 постановления, от объема документооборота. В правом верхнем углу повторных обращений  и в регистрационных формах делается отметка «Повторно» и подбирается  вся предыдущая переписка.

Гражданином может  быть направлено одновременно обращение  нескольким адресатам, и они в  конечном итоге переадресовываются в одну организацию, в компетенции  которой находится решение поставленного  вопроса. Все эти обращения в  организации-получателе учитываются  под одним регистрационным индексом первого полученного из этих обращений  с добавлением порядковых номеров  других обращений, что определено пунктом 10 постановления, например: Д-401-1 – обращение, непосредственно поступившее в  организацию «А», Д-401/2 – обращение, по тому же вопросу направленное гражданином  в концерн «Беллегпром» и переадресованное в организацию «А», Д-401/3 – обращение  по тому же вопросу, направленное гражданином  в Министерство торговли и переадресованное в организацию «А».

Если для регистрации  обращений используется традиционная РКК, то количество ее экземпляров определяется, исходя из необходимости обеспечения  учета, справочной работы, контроля за исполнением обращений граждан. При журнальной регистрации после  заполнения соответствующих граф журнала  также может использоваться РКК  установленной формы для организации  контроля за исполнением поступившего обращения. При использовании РКК  в электронном виде она может  распечатываться в необходимом количестве экземпляров (при отсутствии локальной компьютерной сети в организации).

Как правило, заполняются  два-три экземпляра РКК. Один экземпляр  вместе с обращением направляется исполнителю, остальные – предназначены для  справочных картотек (в том числе  контрольной).

После рассмотрения обращение вместе с экземпляром  РКК передается из структурного подразделения (от исполнителя) ответственному за ведение  делопроизводства в организации  для централизованного формирования в дела и картотеки.

РКК систематизируются  в справочной картотеке построенных  по тематическому (структурному), региональному (географическому) признаку систематизируются  преимущественно по алфавиту фамилий  авторов обращений. РКК на коллективные и анонимные обращения, как правило, помещаются в отдельный раздел картотеки.

В пункте 13 Положения  определено, что индекс ответа состоит  из регистрационного индекса обращения  с дополнением других установленных  в государственных органах, иных организациях обозначений, применяемых  при регистрации. Этим дополнительным обозначением является, как правило, индекс дела по номенклатуре дел, в  которое после исполнения группируются обращения. Например, в организации  установлено, что дело с обращениями  граждан ведется в отделе организационно-правовой, кадровой работы и международных  связей. Соответствующее дело с заголовком «Обращения граждан и документы  по их рассмотрению (переписка, справки  и др.)» включено в номенклатуру дел организации под индексом 3-22 (3 – индекс отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных  связей, где формируется дело с  обращениями; 22 – порядковый номер  дела по номенклатуре дел этого подразделения). Следовательно, индекс ответа будет  следующим: 3-22/Д-50, где 3-22 – индекс дела по номенклатуре дел, Д-50 – регистрационный  индекс обращения. [9, с. 18-26]

При организации  работы с поступившими обращениями  прежде всего следует определить, будет оно решено организацией, его  получившей, либо направлено по назначению компетентному государственному органу, иной организации.

Зарегистрированное  обращение передается руководителю, который принимает решение о  порядке исполнения обращения, определяет исполнителей, а также решает, подлежит обращение постановки на особый контроль или нет. Решение руководителя оформляется  в виде резолюции.

Срок исполнения в резолюции допускается не указывать  в случае, если для исполнения обращения  устанавливается типовой срок, предусмотренный  Законом.

Для решения  обращения при необходимости  направляются запросы или организовывается выезд на место с целью проверки изложенных в обращениях фактов. Таким  образом, срок исполнения может быть продлен в пределах, определенных законодательством.

На обращении, как правило, не должно быть более  одной резолюции. Последующие резолюции  должностных лиц допускаются  лишь в том случае, если они детализируют порядок исполнения.

Все указания руководителя о порядке исполнения обращения, срок исполнения переносятся в регистрационную  форму.

Статья 9 Закона и п. 15 Положения, предусмотрена ситуация, при которой поступившее в  организацию обращение не относится  к ее компетенции или в обращении  содержаться вопросы, относящиеся  к деятельности нескольких организаций.

Если в обращении  содержатся вопросы, требующие решения  нескольких компетентных органов, руководитель организации рассматривает вопросы, относящиеся к его компетенции, а остальным организациям в пятидневный  срок пересылаются копии обращений  с сопроводительным письмом. При  этом гражданину направляется уведомление  о том, куда переслали для исполнения его обращение.

Если обращение  не относится к компетенции данной организации, гражданину в 15-дневный  срок направляется ответ с разъяснением, куда ему следует направить свое обращение. Обращение, поступившее  для рассмотрения в организацию, может быть направлено для рассмотрения в подведомственные (подчиненные) организации  с сопроводительным письмом с  указанием установленных сроков рассмотрения и направления ответа гражданину.

Если организации, переславшей обращение, необходимо иметь информацию о результате его  рассмотрения, в тексте сопроводительного  письма дополнительно указывается  об уведомлении вышестоящей организации  о принятом решении.

Сведения о  направляемых в процессе рассмотрения обращения запросах фиксируются  в графе РКК «Ход рассмотрения». Например: «10.06.2006 направлен запрос в Министерство труда Республики Беларусью. Срок ответа – 20.06.2006».

При направлении  обращения с сопроводительным письмом  в другие организации определяется порядок и место регистрации  этих писем. Направляемые письма и получаемые из других организаций ответы с необходимыми для рассмотрения обращения сведениями могут регистрироваться у лица, ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан. В таком случае непосредственно  этим лицом ведутся регистрационные  формы по учету входящих и исходящих  документов. Направляемые письма и  получаемые ответы могут регистрироваться и общих регистрационных формах. Копии направляемых писем и получаемые ответы формируются в деле с обращениями  граждан.