Организационный документы: уставы, положения, инструкции

     Просим  Вас оказать содействие в аренде подходящего  помещения достаточной площади.

     Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. [1, с. 151]

Например:

     На  № 07/64-25 от 28.02.2002

     О качестве продукции

     Предлагаемая  Вам магнитная  лента, выпускаемая  заводом, прошла сертификацию в Государственном  сертификационном центре и признана соответствующей  всем требованиям.

     Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. Копия.

     или

                                                                                                              Ф.М. Федорчуку

                                                                                                              117463, Москва,

                                                                                                         ул. Лесная, 6, кв. 57

     Сообщаем  Вам, что документы  Климовской МТС Петровского района Ульяновской области за 1952-1956 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.

Директор  Госархива                                                                    В.И.Емельянова

 

     На  № 222-12 от 13.05.2002

     О поставке реставрационной  бумаги

     Запрашиваемая Вами реставрационная  бумага не может быть поставлена в оговоренные  ранее сроки в  связи с изменением таможенного законодательства и необходимостью подготовки новых документов.

 

     Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяет своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта. [1, с. 152]

     Категория и вид телеграммы указываются  перед адресатом. Например, "правительственная", "срочная", "заверенная", "с уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до 6 часов.

     В телеграмме дается точный адрес (перед  ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно - наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: "СТРЕЛА", "СОСНА", "СОКОЛ", ЕС" и т.д. Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. Например:

 

     "МОСКВА  УТЕС МИРОШКИНУ"; "САРАТОВ ГРАНИТ СУЛТАНОВУ"; "ИВАНОВО ТЕКСТИЛЬ БЛОНДИНСКОМУ".

 

     В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют дующим образом:

 

     СМОЛЕНСК  МЭРИЯ

     КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

 

     Если  телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами.

     Текст телеграммы печатается на чистом листе  бумаги на одной же через два интервала  также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

     Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк; запятая - зпт; двоеточие - двтч; кавычки - квч; скобки - скб.

     Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие знаки, как № - номер (можно нр.); "-" минус; "+" - плюс; ! - восклицательный знак; ? - вопросительный знак; % - проценты; : - деление и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например. 05 11 2002 Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

     После текста проставляется разграничительная  черта, под которой указываются  служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

     Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

Пример  телеграммы:

     КАЗАНЬ  УНИВЕРСИТЕТ КАФЕДРА ПОЛИТОЛОГИИ 

     ПРОШУ ПРЕДСТАВИТЬ 20 МАЯ СПИСОК УЧАСТНИКОВ    КОНФЕРЕНЦИИ ПОЛИТОЛОГОВ ТЕЗИСЫ ДОКЛАДОВ ТЧК

     8-1264

     НАЧ УПРАВЛЕНИЯ СИДОРОВ

     _____________________________

     125445 Минобразование 

     Нач. управления ВС. Сидоров 

     04.04.2001

 

     ТЕЛЕФОНОГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать. [1, с. 155]

     После передачи телефонограммы попросите  записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

     Особенностью  этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий  сотрудников, передающих и принимающих  сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

     Если  телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть принята.

     Телефонограмма  имеет следующий типовой формуляр.

     Например:

 

     Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

     Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены  в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью. [1, с. 156]

 
 

     Заключение

 

     В работе инженеров, конструкторов, руководителей  производства много времени отводится  изучению, анализу и составлению  различной документации. Особенно большие  трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.