Организационный документы: уставы, положения, инструкции

     По  характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей.

     Сопроводительное  письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Сопроводительное письмо составляется также, если направляемый документ не имеет адресующей (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного головка.

     Например:

     Направляем  Вам на рецензирование рукопись программы  курса "Организация информационного обеспечения управления". Программа предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации "менеджмент" или "организация управления". Отзыв просим прислать до 12 сентября 2001 г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.

или

     Направляем  Вам "Инструкцию по применению плана  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий". Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 1997 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб.

Приложение: Инструкция в 1 экз.

     Во  всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

     Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: "Приглашаем Вас" или "Просим Вас принять участие".[1, с. 146]

     В них раскрывается характер проводимого  мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Например:

     02-04марта  2000г. Финансовая  академия при Правительстве  Российской Федерации проводит международный симпозиум "Автоматизированные системы тестирования и их роль в учебном процессе". Для участия в симпозиуме необходимо перечислить 800 руб. за каждого участника на расч. счет № ... в Финансист-банке и выслать копию платежного поручения со списком участников в наш адрес до25.02.2000.

Первый  проректор                                            Д. И. Фурманов

или

     17-18 июня 1997 г. фирма  "Метатехнология" и издательский  дом "Открытые  системы" проводят  семинар "Инфюрмационные  технологии в проектировании  систем и управлении  бизнесом". Для  участия в семинаре  необходимо перечислить  $100 (в рублях по  курсу на день  оплаты) плюс налог  на добавленную  стоимость (20%) на  счет... и подтвердить  свое участие в  семинаре по телефюнам: 

Президент                                                           М.Н. Каменнова

     Информационное  письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Например:

     15-16 октября 2001 г. в  Российской Академии  Государствен-ной  Службы состоится  конференция "От картотеки к электронному архиву".

     Тематика  конференции:

 

     • методы построения электронных архивов, корпоративных хранилищ и управления электронными документами.

     • ИТ-решения для  архивов и архивных служб, юридических  подразделений, конструкторских  отделов.

     На  конференции Вы ознакомитесь с:

     • технологическими решениями для электронных хранилищ документов;

     • типовыми вариантами ПО для архивов и центров хранения документов;

     • ведением архивов организационно-распорядительной, нормативной, конструкторской, страховой документации.

     Приглашаются: управляющие делами, руководители служб документационного обеспечения управлений; HP-managers, руководители фондов и архивов, представители юридических департаментов и служб, руководители подразделений автоматизации.

     1-ый  день конференции  - учебный курс "Основы управления документами".

     Участники конференции получат: сертификат учебного курса, сборник материалов в электронном и бумажном виде.

     Регистрация и условия участия  на сайте: www.e-office.ru

Более подробную информацию можно получить по тел. 115-6001, Сизых Владимир Николаевич, e-mail: vlad@mail.ru

или

     ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез"подготовила  к изданию книгу "Делопроизводство в бухгалтерии". В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: 129-92-61.

     Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

     Этот  вид писем получил распространение  с созданием хозрасчетных и кооперативных  организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма.

 

             ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез"

            Россия. 117036, Москва,

            ул. Профсоюзная, 3, к. 620

            Тел.: (095) 129-92-12

            Факс: (095) 129-92-36

            E-mail: intels@bitex.ru

            ОКПО 00000000   ОГРН 0000000000000

            ИНН/КПП 00000000000000/00000000000

     Предлагаем  Вам программный комплекс "Делопроизводство - 2.5", предназначенный для автоматизации процессов документоведения современного коммерческого предприятия.

     Профессионализм программы с точки зрения ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА состоит в том, что в ней максимально полно и в соответствии со стандартами автоматизированы все основные операции делопроизводства:

• операции с входящими, исходящими и внутренними документами;
• контропь исполнения документов любого типа;
• контроль и оценка качества выполнения распоряжений исполнителями в соответствии с приоритетом (важностью) документа и уровнем (должностью) исполнителя;
• учет, оформление и заполнение всех видов документов по предлагаемым шаблонам в строгом соответствии со стандартами;
• организация хранения, архивации и списания документов, дел, томов;
• работа с конфиденциальными документами: шифрование документов и файлов, уровни доступа исполнителей;
• поиск, выборка и сортировка документов по различным критериям и запросам.

     С точки зрения ТЕХНОЛОГИИ:

• использование одного из наиболее мощных и функционально гибких современных компиляторов DELPHI 5 (© Borland);
• для реализации ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА в виде WINDOWS - приложения современных операционных систем WINDOWS-95/98/NT;
• реализация в программе технологии Клиент-Сервер, позволяющая с максимальной надежностью обеспечивать функции управления данными.

     Главным консультантом программы является В.И. Андреева - автор книг "Делопроизводство" и "Делопроизводство в кадровой службе". Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по тел: 124-65-66.

 

           Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем", "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., ее излагаются какие-либо факты. [1, с. 149]

Например:

              Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.2000 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2001 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

            Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем  указывается фамилия, имя, отчество лица, которому оно посылается.

            Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать".

Например:

     Подтверждаем  долевое участие  в строительстве  административного здания в 2001/2002 гг. в сумме 800 тыс. долл. США.

 

            Подтверждаем  получение Ваших  предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.2002. Решение  Исполкома фюнда  будет принято  не позднее 12.04.2002 и  сообщено Вам.

     Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность  их отправки позволяет адресату снять  вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

     Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

     Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "Напоминаем".

Например:

     Напоминаем  Вам, что в соответствии с договором 24/16 от 16.03.2002 Вы должны завершить  работу над рукописью  учебника до 16.06.2002.

     Просим  Вас сообщить состояние  работы.

или

     Напоминаем  Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом № 027-64 от 02.06.2002 истек 01.09.2002.

     Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

     Просим  Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером.

       Оплата гарантируется  со счета №...в  Мосбизнесбанке.

или

     Фонд готов принять на стажировку трех преподавателей института на срок два месяца. Стажеры обеспечиваются жильем, им выплачивается стипендия в размере минимальной заработной платы.

     Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

     Инициативные  письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Например:

     Для планируемого увеличения выпечки хлебобулочных  изделий для жителей муниципального округа "Ясенево" с 1 до 5 тонн в сутки и расширения ассортимента необходимо большее помещение площадью не менее 300 кв. м.