Организационный документы: уставы, положения, инструкции

     Справки делят обычно на две группы - с  информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

     Помимо  указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой  текст. Например, форма справки о доходах физического лица за год.

     Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится" и т.д. На справке ставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

     Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в  установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение. [1, с. 134]

     Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок.

     Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Например, справка "О подведении итогов конкурса в 1997 г.". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

     Пример  оформления справки

     Название  учреждения-автора

                     СПРАВКА

               02.03.2000   № 91

                        Москва

 

     Иванов  Станислав Петрович учится на 2-м  курсе дневного отделения факультета точного машиностроения.

     Дана  для представления в отделение  милиции.

 

Декан факультета

точного машиностроения                     Подпись                         И.Г. Белобородов

или

Администрация                                                                 Заведующему отделом

Ивановской области                                                        социальной защиты

Комитет по делам  архивов                                             населения Петровского района

Государственный архив                                     Ивановской области

                                                                                           А.Н. Кринцову

                СПРАВКА

             30.01.2001    №2

                  г. Иваново

 

           О наличии документов

  по трудовому стажу за 1941-1950 гг.

 

     В документах Государственного архива Ивановской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работавших в 1941-1950 гг. на следующих предприятиях и организациях Петровского района:

 

     Завод расточных станков - за 1943-1945 гг.

     Завод ремонта сельскохозяйственной техники - за 1941-1944 гг.

     Машинотракторная  станция - за 1948-1950 гг.

     Колхоз "Светлый путь" - за 1941-1948 гг.

     Директор  архива                         Подпись                                     Р.П. Суконцев

 

       ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ  ЗАПИСКИ служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

     Докладная записка -документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководителя о ходе работ, могут представляться регулярно.

     Тексту  докладной записки обязательно  предшествует заголовок. Как и в  справках, от адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные  записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения-автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством. [1, с. 136]

 

Пример  оформления внутренней докладной записки

     Контрольно-ревизионный                                             Начальнику департамента

                    отдел                                                                торговли

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                             О.Ф. Крючкову

            22.05.2001

               Москва

     О назначении документальной ревизии  в магазине № 001

     При проведении 09.04.2001 инвентаризации товарных фондов магазина № 001 обнаружены неучтенные товары на сумму 128 тыс. руб.

     Прошу Вас назначить документальную ревизию  товарных операций магазина Na 001 за период с 01.01.2001 по 09.04.2001.

Начальник отдела                                     Подпись                                    В.В.Тюрин

 

     Пример  оформления внешней  докладной записки

            Администрация                                            Руководителю администрации

            Ивановской области                                     Ивановской области

           Управление торговли                     П.И. Полежалову

 

       ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

       21.03.2000   №8

       г. Иваново

 

      О выделении помещений

     для организации торговли мебелью

 

     В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

     В 12 из 15 районов торговля мебелью  ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

     В связи с необходимостью создать  условия, отвечающие требованиям организации торговли мебелью, прошу дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Начальник управления торговли            Подпись           Е.У. Тарасов

     Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

     Бухгалтерия                                                                      Вице-президенту ЗАО

     ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА                                    О.Ф. Яблокову

     22.05.2001

     Москва

     О задержке выплаты

     зарплаты

     20.05.2001 не выплачена зарплата работникам  ЗАО. Причина состоит в том,  что работник бухгалтерии Иванова  А.И несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт. После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам ЗАО 22.05.2001. Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям Приняты меры по усилению контроля за деятельностью работников бухгалтерии.

Главный бухгалтер                     Подпись                                              ВВ. Сивков

 

       АКТ - документ, составленный несколькими  лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

     В отдельных случаях акт может  быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

     Прежде  всего лица, составляющие акт, должны изучить существо воп-, подлежащего  отражению в акте, а также законодательные  и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с "Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Главное при составлении акта - установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

     Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

     Для актов с повторяющейся информацией  следует разработать и применять бланки с трафаретным текстом. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы бланков. Например, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и т.п. Госкомстатом 30.10.97 утвержден ряд унифицированных форм актов по учету основных средств и нематериальных активов; материалов; малоценных и быстроизнашивающихся предметов; работ в капитальном строительстве. Например, акт на списание основных средств (форма № ОС-4), акт о приемке материалов (форма № М-7), акт приемки законченного строительством объекта (форма № КС-11) и др. [1, с. 140]