Организационный документы: уставы, положения, инструкции

ВВЕДЕНИЕ 

     Важнейшими  носителями информации, особенно в  деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

     Документы — одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо — это еще и самопредставление, элемент и показатель имиджа организации; оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма могут дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство — один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

     Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает  делопроизводство.

     Органы  государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации  и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В  соответствии с положениями о  государственных органах классифицируются и распорядительные документы.

     К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные  и объяснительные записки, акты, отчёты и др. 
 
 
 

1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ  ДОКУМЕНТЫ - УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ 

     Организационные документы чаще всего представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами.

     Под уставом - как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав и т.п. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

     Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидностей. Например, устав организации включает: общие положения; цели задачи; права; деятельность; имущество; управление; реорганизацию ликвидацию. [1, с. 123]

     Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения; акционерный капитал; порядок деятельности; права; управление; учет и отчетность; распределение прибыли; прочие накопления; прекращение деятельности.

      Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, "Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", 'Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете "или "Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах на предприятиях, в учреждениях и организациях". Наиболее многочисленны разновидности положений, составляемых при создании новых организаций, структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий. [1, с. 124]

     Часто индивидуальные положения создаются  на основе типовых которые, как правило, разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами управления.

     Положения утверждаются в установленном порядке.

     Уставы  и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Например:

 УТВЕРЖДЕНО  

Постановлением  Правительства

  Российской Федерации 

от 28.12.1998 № 1562 
 

ПОЛОЖЕНИЕ

  о Федеральной  архивной службе  России 

1 Федеральная  архивная служба России (Росархив) является федеральным органом  исполнительной власти, осуществляющим  государственную политику в области  архивного дела...

……………………………………………………………………………………………….

5 Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:

1) организация  и обеспечение формирования, сохранности  и использования Архивного фонда  Российской Федерации;

……………………………………………………………………………………………….

4) Развитие  и совершенствование органами  государственной власти субъектов  Российской Федерации... делопроизводства, в том числе государственной  системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

6)...

     Положения и уставы учреждений (предприятий) входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста, как и положения о структурных подразделениях. В организации (фирме) должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они оформляются общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации (фирмы).

Например:

ЗАО "Бизнес-школа                                                                            Гриф утверждения

"Интел-Синтез"

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.00 № 00 Москва

Об отделе кадров

Структура текста

Общие положения 

Цели и задачи

Функции

Права и обязанности 

Руководство

Взаимоотношения (служебные связи)

Организация работы

Начальник отдела                              Подпись                              Расшифровка подписи

Визы  согласования

 

     Инструкции  - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

     Инструкции  издаются также для разъяснения  и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

     Инструктивный характер носят также такие документы, как правила, регламенты и др.

     Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов объектов и лиц, на которых  распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция инспектору по контролю...", "Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации".

     К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения  текста. Очень важно учитывать  последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.

     Начинается  инструкция, как правило, разделом "Общие  положения", в котором указываются  цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается" и т. д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: "Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания..."; "Годовой бухгалтерский отчет составляют предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, независимо от форм собственности в порядке и по формам, утверждаемым Министерством финансов Российской Федерации") или в безличной форме (например: "При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел").

     На  каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инструкция.

     Инструкция  оформляется на общем бланке и  подписывается руководителем структурного подразделения, которое ее разрабатывало. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения.

Например:

Министерство  образования Российской Федерации

                                                                                  Утверждена

Приказом  Минобразования России

                                                                                  от 24.07.2000 № 2286

Примерная инструкция

  по делопроизводству  в высшем учебном  заведении

     На  инструкции может быть сделана отметка  о том, что она является приложением  к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. [1, с. 127]

 
 
 
 
 
 

2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ-ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ,  ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ

 

     К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

     Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательно-нормативным  актам.

     Подготовка  всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

     Процедуру составления, согласования и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагается последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.