Организационные документы

     - положения о структурных подразделениях;

     - положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.);

     - положения о временных органах  (совещания, комиссии, советы).

     Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются:

     - наименование организации;

     - наименование структурного подразделения;

     - дата;

     - номер документа;

       - место составления;

     - заголовок к тексту, текст;

     - подпись;

     - гриф утверждения.

     Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

     Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы:

1. Общие положения. В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
2. Цели и задачи. В разделе «Цели и задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.
3. Функции. В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
4. Права и обязанности. В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
5. Взаимоотношения. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

     Изменения в положение о структурном  подразделении вносятся приказом руководителя организации.

     Положения о коллегиальных и совещательных  органах, как руководящих (совет  директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический  совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

     В качестве примера можно привести структуру текста положения о  Совете директоров акционерного общества:

1. Общие положения.
2. Компетенция Совета директоров.
3. Состав Совета директоров.
4. Выдвижение кандидатов в Совет директоров.
5. Избрание членов Совета директоров.
6. Регламент заседаний Совета директоров.
7. Взаимоотношения с другими подразделениями общества.
8. Ответственность членов Совета директоров.

     Порядок утверждения положения  о совете директоров и порядок внесения в него изменений.

     В государственной организации внесение изменений и дополнений в положения  о коллегиальных и совещательных  органах и в положения о  структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации.

     В негосударственной организации  изменения и дополнения в положения  о коллегиальных и совещательных  органах принимаются на общем  собрании акционеров.

     Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

     2.3 Учредительный договор

 

     Учредительный договор

     Договор - юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.

     В учредительном договоре учредители берут обязательство создать  юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.

     Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия  и порядок управления деятельностью  юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

     Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом  в договоре не установлено иное. В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

     На  договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются  их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.

     Учредительный договор подлежит государственной  регистрации в установленном  порядке. Учредительный договор  юридического лица заключается, а устав  утверждается его учредителями (участниками).

     2.4 Должностная инструкция

     Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

     В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

     Инструкции  оформляются на общем бланке организации  с указанием вида документа. В  заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

     Инструкцию  подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее. Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью.

     Инструкции  визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое  распространяется содержание инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

     Разновидностью  инструкции является должностная инструкция.

     Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом. Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).

     Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится организация. При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек. Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой. Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство». Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция имеет унифицированную форму   (рис 4).

Рис.4. Типовая структура должностной инструкции 

     Должностная инструкция подписывается руководителем  структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации - куратором данного подразделения  или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

     Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно - кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).
2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.
3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй - те, которые выполняются совместно с другими.
4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

     - право принимать определенные решения (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);

     - право давать указания по конкретным вопросам;

     - право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;

     - право обращаться с предложениями к руководителю;

     - право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;

     - право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;