Оформление протоколов, актов, докладных записок

Министерство образования Республики Беларусь

Кафедра «Организация строительства и управление недвижимостью»

 

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Делопроизводство»

на тему «Оформление протоколов, актов, докладных записок»

 

 

 

 

Руководитель 

Исполнитель  

 

 

 

 

 

 

 

Минск 2004

Содержание

 

Введение   

1. Оформление протокола
2. Оформление акта
3. Оформление докладных записок.

Заключение

Список используемых источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Протокол – это распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов.

Протокол  ведётся во время заседаний специально назначенным лицом – секретарём.

Акт представляет собой документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты, события или действия.

Чаще всего  составляется комиссиями как постоянно  действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом), хотя в отдельных случаях акт  составляется одним или несколькими  специально уполномоченными должностными лицами, например контролёром, ревизором  или инспектором.

Докладная записка – это документ, который адресован непосредственному или вышестоящему руководителю и информирует его о выполненной работе, сложившейся ситуации или об имевшем место явлении или факте. Кроме того, она может направляться и в вышестоящую организацию. Докладная записка всегда содержит выводы или предложения составителя.

 

 

 

 

 

 

1. Оформление протокола.

В формуляр протокола совещания в обязательном порядке должны быть включены следующие  реквизиты:

• Наименование учреждения, автора;
• Название вида документа (протокола);
• Дата проведения совещания;
• Гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению);
• Место проведения;
• Заголовок;
• Повестка дня;
• Председатель, секретарь заседания;
• Текст;
• СЛУШАТЕЛИ – выступление докладчика;
• ВЫСТУПИЛИ – выступление содокладчика;
• ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ – постановление или решение коллегиального органа, собрания, совещания;
• Подписи председателя и секретаря;

Рассмотри основные составляющие протокола.

• Дата.

На протоколе  проставляется дата проведения совершения, а не дата оформления или подписания протокола. Если совещания продолжается несколько дней, сначала указывается дата начала совещания, через тире – его окончания.

Пример: 12-14.08.200_

• Номер протокола является порядковым номером совещания в течение года (исключение составляют учебные заведения, в которых это может быть порядковый номер совещания в течение учебного года).
• Место совещания – указывается город, в котором оно состоялось.
• Заголовок протокола содержит указание на вид совещания (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа, который его проводит, в родительном падеже. Начинается заголовок с прописной буквы.
• Текст протокола состоит из двух частей:
• вводной, которая содержит строго определённую информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке;
• основной, в которой фиксируется ход заседания.

Вводная, или постоянная, часть протокола включает следующие сведения:

Председатель, Секретарь, Присутствовали, Приглашённые, Повестка дня.

Пример оформления вводной  части:

Председатель – Фамилия Имя  Отчество.

Секретарь – Фамилия Имя Отчество.

• Присутствовали: перечисляются присутствующие участники собрания, совещания или постоянно действующего коллегиального органа. Фамилия членов коллегий располагают в алфавитном порядке (должности можно не указывать), так как должности указаны в приказе о назначении коллегии.

Пример: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

Например, в протоколах профсоюзных  собраний указывается:

Присутствовали: на учёте в профсоюзной организации  состоит 135 человек, присутствует 117 человек (список прилагается).

• Приглашённые: перечисляются приглашённые с указанием их должностей, фамилии располагают в алфавитном порядке. На крупных или расширенных заседаниях присутствующих указывают количество, а фамилии указываются в списке, который прилагается.
• Повестка дня: в ней указываются вопросы, предлагаемые к обсуждению. Каждый пункт повестки дня начинается с предлога «О» или «Об» и помещается с красной строки.

Повестка  дня может прилагаться к протоколу. В этом случае она не вносится в  текст протокола, но в ней делается пометка: «Повестка заседания прилагается».

Вторая часть  протокола является основной.  В  ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня.

Каждый раздел имеет 3 части:

СЛУШАЛИ;

ВЫСТУПАЛИ;

ПОСТАНОВИЛИ.

Каждая часть  начинается с этих слов. Эти слова  пишутся прописными буквами (каждое с новой строки) от левого края, после  них ставится двоеточие.

Словом «СЛУШАЛИ»  начинается раздел текста по каждому  пункту повестки дня. Оно пишется  на одной строке за цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия  и инициалы докладчика и участников совещания, выступающих в прениях, указываются в новой строке от левого края.

Содержание  выступлений излагается от третьего лица единственного лица. Если выступающие  представили тексты или тезисы докладов и выступлений, то в протоколах они  не записываются, но через тире после  фамилии докладчика указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

Протокол  подписывают председатель и секретарь. Решения коллегиального органа, зафиксированные  в протоколе, могут быть доведены до исполнения в виде приказов или  выписки из протокола. В некоторых  случаях протокол подлежит утверждению  руководителем организации.

Протокол  подшивается в дело вместе со всеми  материалами по совещанию – со списками приглашённых, текстами докладов или тезисами выступлений, справочными  материалами по обсуждаемым вопросам, проектами решений и итоговыми  документами.

 Образец 1

                                                                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                   Директор ООО «Альфа»

                                                                                                   _________     Н.К. Семёнов

        06.06.200_

ПРОТОКОЛ

02.06.200_  № 1

г. Минск

Заседания экспертной

комиссии (ЭК)

 

Председатель  – А.Н. Сидоров

Секретарь –  И.В. Андреева

Присутствовали: Марков В.П.

Приглашённые: начальник ОМТС Корнеев И.С.

ведущий экономист Луговой Ю.Д.

руководитель информационного  отдела Соколов В.П.

зам. Главного бухгалтера Фомина А.Ю.

Повестка дня:

1. О рассмотрении номенклатуры дел на 200_ год.
2. Об уничтожении документов и дел с истёкшим сроком хранения.

1. СЛУШАТЕЛИ:

Смирнова  А.Н. – предоставил на рассмотрение проект номенклатуры дел (НД) на 200_ год.

ВЫСТУПИЛИ:

Фомина  А.Ю. – дала замечания по разделу  «Бухгалтерия» НД.

ПОСТАНОВИЛИ:

Доработать  раздел «Бухгалтерия» НД до 10.07.200_.

2. СЛУШАЛИ:

Луговую Ю.Д. – предложила на рассмотрение акт «Об уничтожении документов и дел с истёкшим сроком хранения».

 

ВЫСТУПИЛИ:

Соколов В.П. – предложил подготовить  к уничтожению документы с  грифом «Конфиденциально».

ПОСТАНОВИЛИ:

Одобрить  акт «Об уничтожении документов и дел с истёкшим сроком хранения».

Председатель А.Н.Сидоров

Секретарь                  И.В.Андреева

С протоколом ознакомлены:              В.И. Марков 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Оформление акта.

Оформляется акт на общем бланке организации. Дата, которая указывается в бланке акта, должна соответствовать той  дате, когда произошло событие, по поводу которого составляется акт. Это  относится и к месту составления.

Формуляр  акта содержит следующие пеквизиты:

• Название учреждения;
• Вид документа;
• Название структурного подразделения;
• Место составления;
• Дата, индекс;
• Гриф утверждения;
• Заголовок к тексту;
• Текст;
• Подписи лиц, составивших акт.

Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание установленного события  или факта. Он формулируется с  помощью отглагольного существительного в предложном падеже и должен начинаться с предлога «О» или «Об».

Например: «О списании товарно-материальных ценностей», «Об инвентаризации на складах».

Текст акта делится на введение (вводная часть) и констатирующую часть.

Вводная часть для всех актов одинаковая. Во вводной части акта указываются: основание для составления акта, лица, его составившие. И при необходимости – лица, присутствовавшие при составлении акта.

Вводная часть состоит из 5 абзацев, начинающихся словами:

• Основание.
• Составление.
• Председатель.
• Члены комиссии.
• Присутствовали.
• Приглашённые.

Основанием  для составления акта может служить  распорядительный или нормативный  документ. Основанием также может  служить и устное распоряжение или  указание руководителя.

Начинается  текст акта словом ОСНОВАНИЕ, которое  печатается большими буквами сразу  от левых полей. В конце слова  ставится двоеточие. На этой же строке указывают наименование распорядительного  документа в именительном падеже, его дату и номер. При переносе этой информации на другую строку под  словом ОСНОВАНИЕ ничего не пишется.

Со следующей  строки сразу от левых полей с  большой буквы пишут «Составление». В составе комиссии указываются  наименование должности, инициалы и  фамилия председателя и членов комиссии в именительном падеже, перечисленные  в алфавитном порядке.

Если  в работе комиссии принимают участие  приглашённые, не являющиеся членами  комиссии, в акте необходимо перечислить  их должности, инициалы и фамилии. Если в составлении акта принимают  участие должностные лица, не являющиеся работниками данной организации, то при написании их должностей необходимо указывать и место работы.

Все они  перечисляются с прописной буквы  без отступа от границы левого поля листа документа. Последний  абзац может быть опущен в случае отсутствия приглашённых лиц.

Следует перечислить и должности, инициалы и фамилии лиц в алфавитном порядке, не являющихся членами комиссии, но приглашённых для участия в  её работе.

Пример  оформления вводной части.

Составлен: (или Составлен комиссией:)

Председатель  – должность, фамилия, имя, отчество.

Члены комиссии: должность, фамилия, имя, отчество (фамилии  располагают в алфавитном порядке  и под словами «члены комиссии»  ничего не пишут).

Присутствовали: должность, фамилия, имя, отчество (фамилии  указываются в алфавитном порядке).

Приглашённые: должность, фамилия, имя, отчество.

Констатирующая часть акта начинается с абзаца.

В ней  излагаются цели и задачи составления  акта, существо и  характер проведённой  работы, установленные факты, а также  выводы и заключения. Если в акте отражаются несколько событий или  фактов, то его содержание может  быть разделено на пункты и подпункты. Результаты работы комиссии могут быть оформлены в виде таблицы (например, акт инвентаризации).

Текст акта принято излагать о третьего лица единственного числа: «Комиссия установила, что…».

После констатирующей части печатают заключение, предложения, выводы комиссии. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации (с указанием сроков исполнения предписываемых действий). Эта часть не является обязательной, акт может заканчиваться и  простой констатацией фактов.

В конце  текста акта помещают сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Акт печатают на общих бланках А4. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон. Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определённых действий. Акт утверждается тем руководителем, чей распорядительный документ (распоряжение) явился основанием для его составления. Гриф утверждения  ставится в верхнем правом углу документа.