Оформление протоколов, актов, докладных записок

В конце  текста указываются сведения о количестве экземпляров составленного акта. Оно определяется нормативными документами  или практической необходимостью. Если к акту имеются приложения, то на них делается ссылка (перед подписями), которая оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложения».

При подписании акта первой проставляется подпись  председателя комиссии, ниже – подписи  членов комиссии в алфавитном порядке  без указания должностей. Акты ревизий  и обследований подлежат согласованию с теми должностными лицами, деятельность которых проверяется.

Лица, которые  имеют замечания к содержанию акта, подписывают его с оговоркой  о своём несогласии. Это может  быть отметка «Замечания прилагаются», тогда особое мнение излагается на отдельном листе, прилагаемом к  акту. Небольшие по объёму замечания  можно привести на акте, ниже подписей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец 1

Акт проверки

 

ООО «РИТМ» УТВЕРЖДАЮ

АКТ  Директор ________________        Н.К.Семёнов    

07.06.200_               № 1  ___________________200_г.

 

О переоценке основных фондов

ОСНОВАНИЕ: Приказ директора  «О переоценке основных фондов» от 06.06.200_ № 12

Составлен комиссией:

Председатель – зам. Директора Иванов Т.Ю.

Члены комиссии: начальник  ОМТС…

ведущий экономист…

руководитель информационного  отдела…

зам. главного бухгалтера…

 

 Комиссия провела переоценку  основных фондов и установила  следующее:

1. Первоначальная стоимость основных фондов до переоценки составила ________________ тыс. рублей.
2. Остаточная стоимость основных фондов до переоценки составила ________________ тыс. рублей.
3. Первоначальная стоимость основных фондов после переоценки составила ________________ тыс. рублей.
4. Остаточная стоимость основных фондов после переоценки составила ________________ тыс. рублей.

В результате переоценки выявлены излишки  на сумму ________________ тыс. рублей.

 

Председатель А.Н.Смирнов.

Члены комиссии: Подпись И.О.Фамилия

Печать                                         Подпись И.О.Фамилия

                                                     Подпись И.О.Фамилия

 

 

3. Оформление докладной записки.

Докладная записка  может быть:

• Инициативной;
• Информативной;
• Отчётной.

Инициативная  докладная записка составляется с целью побудить руководителя принять  определённое решение.

Информативная докладная записка информирует руководителя о ходе работ. Такие записки обычно составляются регулярно.

Отчётная  докладная записка информирует  руководство о завершении работы, результатах проверки, командировки и т.п.

Также различают  внутренние и внешние докладные  записки.

Внешнюю докладную записку направляют руководителю вышестоящей организации, поэтому  она в обязательном порядке должна регистрироваться. Оформляют её на общем бланке А4.

Внутреннюю  докладную записку адресуют руководителю организации или структурного подразделения, в котором работает её составитель. Её можно составить на обычном  листе бумаги формата А4, при этом допускается рукописный способ оформления.

Тексту  докладной записки обязательно  предшествует заголовок. Не рекомендуется  начинать текст со слов: «Довожу  до вашего сведения…». Лучше начать со ссылки на указание руководства: «В соответствии с вашим поручением…» или совсем нейтрально: «При проведении работ…».

Если  сведения, приводимые в докладной  записке, относятся к определённому  периоду времени или дате, то в  заголовок включается фраза «за  период с… по…» или «по состоянию на…».

Текст любой  докладной записки должен состоять из двух частей. В первой (вводной) части  излагаются причина для состояния  докладной записки, имевшие место  факты или сложившаяся ситуации, а также проводится их анализ. Во второй части излагаются выводы и  предложения, которые, по мнению её составителя, необходимо реализовать в связи  с изложенными фактами.

Внешнюю докладную  записку подписывает руководитель организации, а внутреннюю – её составитель.

Образец 1

Пример  внешней докладной записки

 

ЗАО «Прамень» филиал № 2 Директору ЗАО «Прамень» Иванову И.И.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.01.200_ № 3

г. Минск

 

О состоянии  множительной техники на 10.01.200_

При проведении профилактических работ  в первой декаде января было обнаружено, что барабан копировального аппарата «Xerox» пришёл в негодность. Замена барабана в мастерской будет произведена только через месяц. Второй копировальный аппарат «Canon» по своим техническим характеристикам не может справиться с необходимым объёмом множительных работ.

Прошу Вас выделить дополнительный копировальный  аппарат для копировально-множительного  участка.

Начальник копировально- 

множительного участка                               Подпись                                                П.П.Петров

 

 

 

 

 

Заключение

 

В данном реферате были подробно разобраны примеры  оформления протоколов, актов и докладных  записок, а также краткое их описание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Л.А.Мишина «Документация.Делопроизводство», Минск, 2008г.