Обзор литературы по проблемам делопроизводства в 90 годы

     Быкова  Т.А. в своей работе «Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1995 гг.» подняла проблему документации на промышленных предприятиях.

     Красавин А.С. в своей работе «Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние)» рассматривает проблему организации документооборота на в органах государственного управления и связь в данном контексте с трудовыми взаимоотношениями на предприятиях.

     Чуковенков  А.Ю. «Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления». В данной работе поднимается проблема хранения подобных документов на предприятии.

     Санкина Л.В. в своей монографии «Совершенствование форм управленческих документов на основе методов и способов стандартизации и унификации в делопроизводстве (1917-1990)» очень подробно излагает методы и способы работы с документами при документообороте.

 Щенснович Г.Г в работе «Культура делопроизводства» рассмотрел общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления. В России традиционная культура делопроизводства строилась на совершенно других принципах. Управление прохождением документов отделялось от конкретных исполнителей. Была разработана технология коллективной работы с документами, которая начиналась с регистрации каждого входящего или созданного документа, который получал уникальный номер (что полностью соответствует принципу уникальной идентификации в современной информатике). Кроме того, были жестко регламентированы процедуры перемещения документов.

     Эти технологии были единообразны для всего государства, что создало нам хорошую историческую базу для создания систем электронного документооборота».⁸ В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и прикладными разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют накопленный научно-методический потенциал документоведения. Сейчас наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

     В данной литературе также поднимаются  проблемы управлением документооборота. Если вспомнить об особенности эпохи 90,то можно сделать вывод, что с точки зрения наличия стратегических предпосылок для стандартизации документооборота ситуация в России намного лучше в связи с наличием жестко регламентированных и единообразных технологий. Но, к сожалению, сегодня ситуация развивается в обратном направлении.

     На  Западе широкое внедрение информационных технологий объективно привело к необходимости унификации и стандартизации

     Для эпохи 90 годов проблемы российского  документооборота заключались в  нескольких причинах. «Сегодня ключевой проблемой является практическое отсутствие государственного регулирования в этой области – ни одно конкретное ведомство не уполномочено координировать решение вопросов в области делопроизводства и документооборота»⁹. Логично, чтобы эти полномочия были закреплены за Федеральным архивным агентством, как это принято во многих развитых странах, например в США. И именно в этих странах удалось достичь наибольших успехов в области электронного правительства вообще и электронного документооборота в частности. Постепенно, что в ходе дальнейших административных реформ этот вопрос был   решен. Термин “управление документооборотом” пришел на в систему управления, кажется, еще из советской поры и уже более полутора десятков лет в профессиональной среде обсуждается вопрос, насколько адекватно это название отражает суть задач данного направления автоматизации. И, тем не менее, именно он чаще всего и сегодня используется в России для характеристики очень большого документооборота сегмента.

     Можно сказать и следующее. В начале  прошлого нынешнего десятилетия общественный интерес  к теме автоматизации документооборота в нашей стране был весьма велик. Именно тогда, наступил период практической работы по реализации проектов. Общемировая тенденция в России эпохи 90 ,весьма медленно  усиливалась таким образом, что по сути  только к началу 2000 сейчас мы переходим от решения задач учета документов (чему и соответствует в традиционном понимании термин “управление документооборотом”) к полномасштабной автоматизированной работе с документами и другой корпоративной информацией, т. е. к решению задач.

     Тем не менее, стоит сказать и провести обзор еще ряда работ по изучаемой нами проблеме и понять, что еще волновало авторов данных публикаций.

          Янковая В.Ф. “Оптимизация текстов управленческих документов”

     «Российский рынок систем электронного документооборота зародился приблизительно в конце 1980-х годов, в это время в министерствах и ведомствах шла разработка первых автоматизированных систем. Системы представляли собой одно рабочее место секретаря, делопроизводителя, экспедитора. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства».¹⁰

     Щенснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы документирования в условиях АСУ.

     «Документ - объект, вокруг которого построены СЭД/ECM - это устаревшая технология, придуманная в расчете не на компьютеры, а на бумагу»¹¹.

     Специалисты в области истории документов много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов. Представляют интерес работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов¹.

     Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации. Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому анализ литературы по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации работы с документами представляет существенную часть настоящего исследования. В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея о неразрывной связи информации и документации и определены возможности применения информационной методологии к управлению документацией.

     Ермакова  И.Н. «Становление и развитие советского государственного делопроизводства (1959-1991 гг)». М.-1991. В данной работе глубоко исследованы принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов российского и советского делопроизводства как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, важные для данного исследования. Существуют и ряд проблем, которые не всегда рассматриваются глобально или вообще изучаются нашими исследователями.

     Поэтому следует внимательнейшим образом отметить те проблемы, которые существовали  в развитии российского делопроизводства в 90 годы прошлого столетия. Следует сделать акцент на следующем. В работах специалистов-информатиков, документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные, в них отсутствует проработка вопросов документации и документационного обеспечения в условиях развития новых информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» практически и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях'.

      Слабо разработаны в литературе и вопросы  электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, отсутствие четких представлений о природе и свойствах электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами.

      Тем не менее, анализ этой группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать данные работы для решения научной проблемы управления документацией^.

     Клименко  С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин  ЮЛ. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга.

     В данной работе авторы поднимают проблему внедрения электронного оборота в российскую  систему делопроизводства.

       Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные  архивы и электронный документооборот.Весьма актуальна проблема документооборота и для архивных учреждений.

     Курило  А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских  электронных расчетов. Автор поднимает проблему правого оформления электронных документооборотов.

       В ряде других работ проблемы  информационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной монографии Гуляева Ю.В.«Информационное обеспечение государственного управления» впервые было начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны выводы, позволяющие оценить информационный менеджмент как перспективное направление развития управления документацией с использованием новых информационных технологий.

     В этой монографии в первые за последнее десятилетие комплексно изложены концептуальные положения и практический опыт создания и функционирования системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации. Перечислим еще несколько пособий по изучаемой нами теме.

     Костров А.В. Введение в информационный менеджмент; Перель И.С., Славин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за рубежом.

     Все данные работы объединяет общее направление, то есть внедрение электронного документооборота и внедрение его по основам менеджмента.

     Ларин MB. Управление документацией и новые информационные технологии. Это работа затрагивает проблему бумажных носителей и носителей электронной информации в системе ДОУ. В ее контексте любопытным будет сравнить мнение и других авторов по данной проблеме. Это способствует комплексному пониманию всей проблеме в целом.

     Никитов В.А., Информационное обеспечение государственного управления. Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием эффективности государственного управления. Эволюция документа, систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими. Работы исследователей отечественной истории, в особенности историков государственных учреждений, высвечивают тесную связь реформ делопроизводства с реформами управления и их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иного периода российской истории.

     Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а  также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, С.П. Стрекопытова, других ученых по истории государственных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху.