Обзор литературы по проблемам делопроизводства в 90 годы

 

                                           Содержание  

Введение………………………………………………………………………….3

Глава I. История становления документооборота  в нашей стране

1.1.  Причины возникновения документооборота  в обществе………………..6

1.2. Этапы  становления документооборота в России…………………………7

Глава II. Проблемы делопроизводства в учреждениях

2.1.Общая   характеристика системы документооборота…………………….13

2.2. Проблемы  документооборота в России…………………………………..15

Глава III.  Обзор литературы по проблемам делопроизводства в 90 годы

3.1.Государственнная  регламентация  системы ДОУ  в России……………..18

3.2.Обзор  литературы…………………………………………………………. 22

Заключение……………………………………………………………………… 34

Список  литературы……………………………………………………………. 35

. 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

. 

Введение

     В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.Но,дело в том, что в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту, это было заложено в 90 годы прошлого столетия, и наблюдается сейчас во многих учреждениях. К сожалению, наблюдается такое явление как дублирование электронного документа бумажным и наоборот. Широкое применение ПК в нашей стране на рубеже 80—90-х годов начиналось именно с автоматизации работы с документами. Это тогда была настоящая революция!  Поэтому в начале 90-годов прошлого столетия начался процесс массовой автоматизации управленческой деятельности предприятий. Развитие документооборота в России происходило по несколько иным, чем в западных странах, принципам. В Америке, например, вся система строилась по принципу «один документ — один менеджер», который после окончания работы с документом просто вкладывает его в архивную папку. Однако при таком порядке документы могут практически беспрепятственно «теряться», а с увольнением сотрудников информация вообще оказывается под угрозой исчезновения. В российском государстве едва ли не со времен первых приказов XV–XVII вв. была выстроена специальная система учета и перемещения документов, контроля над их исполнением. Подобный подход приводит к дополнительным затратам но, зато работа с документацией полностью контролируется, и информация не пропадает. 

     Когда стали создавать первые электронные  системы документооборота, выяснилось, что оптимальным для их разработки является именно российский принцип, поскольку  он предполагает детально разработанные  регламенты коллективной работы с документами. Кроме того, по мнению экспертов, с методологической точки зрения, наши системы более «продвинуты», они, например, выполняют ряд функций CRM-систем, обеспечивая учет документационного взаимодействия с контрагентами. Несмотря на то, что разработчики каждой страны занимаются построением систем, основанных на национальных культурных традициях и менталитете, тенденция к унификации и стандартизации не обошла стороной и этот рынок. В частности, сегодня все более актуальной становится проблема работы с документами, создаваемыми в различных текстовых редакторах и других офисных приложениях.

     Национальные  особенности делопроизводства и  накопленный в России опыт, несомненно, способствуют тому, что российские системы вполне могут конкурировать  на международном рынке с западными  разработками. Тем более что мировой рынок систем электронного документооборота все еще находится на стадии формирования, и, по большому счету, только с начала ХХI в. появилась возможность говорить о массовом внедрении подобных систем. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). 

     Даже  краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько  сложной становится сфера нашей  профессиональной деятельности..Но,проблемы документооборота остаются весьма актуальными и глобальными даже на общемировом уровне. Так как управление документами зародилось в 90-х годах XX века и за прошедшие годы постепенно превратилось из концепции в общемировую действительность. Это относится и к нашей стране. В 90 годы страна менялась коренным образом, неудивительно, что появились проблемы в связи с переходом документооборота от бумажного к электронному. Ведь методологическая база для подобного перехода фактически не сущестовала, поэтому именно 90 годы стали временем формирования методологии подобного перехода. В ряде специализированных журналов начинают публиковаться статьи по данной проблеме.

Актуальность  работы: Если проанализировать отдельные источники по изучаемой нами проблеме, то  в определении актуальности работы можно определить, момент принятия решения перехода от бумажного к электронному документообороту и увидеть точки зрения различных авторов по данной проблеме.

Цель  исследования – проанализировать методическую и теоретическую литературу по проблеме исследования, выявить основные особенности проблем системы делопроизводства в России в 90 годы.

В курсовой работе в соответствии с целью  предстоит решить следующие задачи:

1.Охарактеризовать систему документооборота в учреждениях в 90 годы;

2.Провести обзор литературы по изучаемой теме.

Объект  исследования  – литература по проблемам документооборота.

Предмет исследования – процесс документооборота.

Методы  исследования:

1.Изучение   методической и научной литературы по данной теме;

2. Обзор и анализ  полученной информации.

Глава I. История становления документооборота  в нашей стране.

1. Причины возникновения документооборота в обществе

 

     Уже на заре своей жизни человек начал  передавать знания и опыт из поколения  в поколение. Сначала люди передавали друг другу "сигналы" с помощью  нечленораздельных звуков, мимики и  жестов. Затем появились наскальные рисунки, позднее, с совершенствованием речи, накоплением знаний и опыта, возникает клинопись. Люди выдалбливают иероглифы на специальных дощечках. В дальнейшем происходит становление письменности, появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. Отдельные "странички" складываются вместе, и возникает первая небольшая книга.

     Прошло  несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением  колоссального объема знаний, но и  тем, с какой скоростью можно  получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас "информационного порядка". Собственно поэтому и возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки...

     На  помощь человеку пришел компьютер. Создание этого "короля" машин позволило  многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows XP, Windows Vista. Создаются программы, позволющие просто и быстро редактировать и форматировать необходимую информацию, передавать ее в доступной и понятной любому человеку форме...

     В тоже время всегда важно помнить, что то, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, особенно своего Отечества, помогает нам более полно понять всю важность тех вещей, которыми человек занимается.

     1.2.Этапы становления документооборота в России 

     На  ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных  учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего  отдельные должностные лица или  органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Но  период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

     Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные¹.

     Административный  хаос, вызванный отсутствием в  прежних учреждениях, установленного законом, порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

     Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение  гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы  об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). »Основой законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент" утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г.² Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (глава 2 Генерального регламента "О преимуществе коллегий").

     С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.

     Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

     Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой  занималась не только и не столько  канцелярия, сколько весь аппарат  учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".

     Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том, что его  авторы достаточно четко различали  два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или "производства дел" (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений).

     Именно  это осознание "вторичности" делопроизводства по отношению к "производству дел" (принятию решений) пронизывает и "Общее учреждение министерств" и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв.