Обзор литературы по проблемам делопроизводства в 90 годы

     В силу этого регламентация министерского делопроизводства в "Общем учреждении министерств" давалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.

     Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве истерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на ?..." или: "От такого-то" и т.п.

     Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места.

     Получает  определенную форму удостоверение  документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

     На  протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация  делопроизводства высших, центральных  и местных учреждений.

     Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

     Особенностью  организации делопроизводства в  этот период яв-ялась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в  том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

     Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

     На  фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное  значение имеют работы Н.В. Варадинова - "Делопроизводство, или теоретическое  и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел" (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг.

     Если  представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют Давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройную систему знаний, то советский период нуждается в переосмыслении.30 октября 1917 г. СНК издает декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г."О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

     На  долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного  обеспечения управления, действующей  в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.).

     А так же  общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных  стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.90 годы коренным образом не только изменили самцу страну, но и всю систему в управлении в том числе и в документообороте. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава II.   Проблемы делопроизводства в учреждениях

2.1.Общая  характеристика системы документооборота

     «Документационное обеспечение ДОУ-отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение»³.

     Именно, документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или   документационного     обеспечения   управления   (ДОУ).   

     Процесс правления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления.

       Организация    ДОУ      на   уровне     современных    требований предусматривает создание  единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения).

     ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения,    достаточно    простым      средством    ведения   общего дело производства и решения различных вопросов при работе с документами.

Форма организации делопроизводства

     Существует  три формы организации делопроизводства:

     -    централизованная;

     -    децентрализованная;

     -    смешанная.

     При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении.

     Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях.

     На  практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

     Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

     Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно  рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и  привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности.  

2.2. Проблемы  документооборота в России

     Организация государственного управления в России всегда было проблемой - огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, состоящий из низкооплачиваемых чиновников, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия личной безответственности каждого конкретного чиновника.

И такая система была создана. Основывалась она на том, что функции содержательного исполнения документов и контроля были разделены. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей - делопроизводителей, которые документально фиксировали всю информацию о поступающих в организацию и исходящих документах, поручениях (резолюциях) по документам и их исполнении, а так же движение (передачу) документов внутри организации.

     То  есть передача документов от одного чиновника другому шла не непосредственно через делопроизводителей. И именно они контролировали сроки исполнения поручений, и представляли отчеты вышестоящему начальству. Основы российской системы делопроизводства были заложены еще при Петре I, и доведена до совершенства она была уже в 30 годы ХХ века. Она повсеместно использовалась в СССР, и по наследству перешла не только в государственные, но и в частные российские организации. Основными понятиями ее являются Регистрационная карточка (РК) документа, где фиксируются основные реквизиты документа и ход его исполнения, картотеки, объединяющие наборы карточек, и журналы передачи документов. При поступлении документа в организацию он регистрируется (т.е. на него заводится РК) и поступает на исполнение какому-либо должностному лицу.

     В каждый момент времени должностное лицо может видеть - какие документы у него висят на исполнении, по каким, в свою очередь, есть его неисполненные поручения и др.

     По  исполнению документа (когда все  поручения по нему выполнены), он, что  называется, ``списывается в дело'', т.е. уходит из числа документов, находящихся на контроле, а его РК и сам документ помещаются в архив.

     Жесткая формализация этой системы сделала  возможным и относительно несложным  ее автоматизацию - т.е. переход от бумажных РК, картотек и журналов к электронным.

       В  90-тые годы прошлого века появилось довольно много российских систем разной степени сложности, обеспечивающих описанную выше функциональность - от простейших ``самописных'' картотек до достаточно развитых продуктов, близких к коробочным (Золушка, Дело-96, и др.), а так же целый комплекс надстроек над Lotus Notes.

     Все они с той или иной степенью полноты обеспечивали процессы регистрации  документов, учета резолюций, контроль исполнения, поиск документов по различным  реквизитам, генерацию всякого рода отчетов и др. Наиболее продвинутые системы также позволяли организовывать учет движения бумажных документов»⁴.В современном обществе бумажный документооборот постепенно вытесняется электронным, но это процесс будет длиться еще очень долго.