Обзор литературы по проблемам делопроизводства в 90 годы

Глава III.    Обзор литературы по проблемам делопроизводства в 90 годы

3.1.Государственнная регламентация  системы ДОУ в России 

     На  сегодняшний день в Российской Федерации  действует ряд общегосударственных  нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

• обеспечение юридической силы документа;
• организацию длительного хранения документов и последующего их использования;
• рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

     Создание  современной нормативной базы документационного  обеспечения управления относится  к началу 70-х гг. двадцатого столетия. В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

     Система была одобрена Государственным комитетом  СССР по науке и технике, поэтому  формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд  ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.

     В 80-х гг была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов.

     Таким образом, ЕГСДОУ - это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

     В 1991 г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)- несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта систма-ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др.

     Этот  документ был направлен на нормативное  закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в  связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и в конечном итоге совершенствование работы аппарата управления.

     В 1993 г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

     Основные  перечисленные нормативные документы  имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие  в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

     Еще один аспект регламентации работы с  документами - их архивное хранение. Главным  нормативным документом в этой области  являются Основные правила работы ведомственных  архивов, вышедшие в 1986 г.

     В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К Основным правилам прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения.

     В последние годы был принят ряд  правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Распоряжение правительства Российской Федерации от 21.03.94 358-р установило обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях.

     Еще одним способом регламентирования  делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов.

     Требования  к оформлению документов устанавливает  состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ 6.38 - 90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов, юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа. 
 

     Важной  частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487 - 83 Делопроизводство и архивное дело. Термины, и определения.

     В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1 - 88 Унифицированные системы документации. Основные положения.

     Основополагающими документами для современного делопроизводства являются:

• ГОСТ Рб.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
• Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ.

     Помимо  стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом унифицированных  форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.

     С 01.07.1998 года в Российской Федерации  введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 , внесший  существенные изменения в оформление управленческой документации в связи  с компьютеризацией делопроизводства. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства. Это говорит о том, что ДОУ, как часть системы государственного управления, должна изменяться в соответствии с  требованиями времени. В данном случае, следует обратить внимание на те проблемы, которые появились в системе документооборота в 90 годы в нашей стране и обратить внимание на литературу по данной проблематике, которая появилась в 90 годы на рынке управления. 
 

2.2.Обзор литературы 

     Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем  материалов по проблемам докуменотооборота в постперестроечную эпоху. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления).

     Принципиальное  значение для характеристики нашей темы имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины^. К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

     Вместе  с тем в 80-90-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузне- цовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования.

     Они рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.

     Нельзя  не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые  с момента создания института  в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малити-ков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые. Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации.

     Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соковой:  «Деловая документация в сфере управления». Автор делает фундаментальную попытку сформулировать теорию документоведения в условиях внедрения в практику новых информационных технологий.

     «Делопроизводство в современном виде родилось в России в XIX веке, было и до сих пор остается настолько самобытно, что вполне можно говорить о его национальных особенностях»⁵.Автор приходит к выводу о том, что важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение, как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно, более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными.

     Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

     К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода (работы Андреевой В.И., Багинского И.М., Банасюкевича В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сельского Д.И., Тамм И.Е. и др.).

           «Итак, документационное обеспечение деятельности российских учреждений осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет»⁶.

     Ряд работ, изданных в 90 годы посвящено  отдельным проблемам и исследованиям систем документации и документированию функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Ефановой И.Б., Красавина А.С., Потаповой Л.В., Чуковенкова А.Ю.), другие диссертации охватывают вопросы документационного обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждений (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., Пшенко А.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.)

     И хотя эти работы весьма специфичны, можно выделить некоторые.  В некоторых  особенно глубоко проработаны вопросы унификации и стандартизации документов. Так, например известный ученый Васильев М. А в своей монографии «Проблемы стандартизации документов в делопроизводстве» уделяет данной проблеме достаточно много времени. Первые попытки введения стандартов состояли в том, чтобы просто перенять западный опыт.

     Это звучало примерно так: «Давайте возьмем международные стандарты и переведем их».⁷

     Уже тогда поднимались проблемы внедрения  электронного документооборота.

     Кокорев В.И. в своей работе «Проблемы внедрения электронного документооборота» пишет: «Если обратиться к истории, то в числе немногих значимых вех в области стандартизации работы с документами можно отметить принятие Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) в 1988 году и закона об ЭЦП в 2002 году, в котором, собственно, и появилось понятие электронного документа. Последним и весьма серьезным достижением было принятие стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»». Этот стандарт является адаптацией соответствующего стандарта ИСО, и это отражает тот факт, что сегодня адаптация международных стандартов в большинстве случаев является наиболее эффективным (а зачастую и единственно возможным) путем создания отечественной нормативной базы в области СЭД.