Образцы деловых бумаг (документы местных исполнительных органов)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РАСПОРЯЖЕНИЯ

 

Распоряжения – документ, издаваемый директором или заместителем, преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.

Распоряжения оформляются  на бланке предприятия для внутренних документов и подписываются директором или его заместителем.

Текст распоряжения должен содержать:

- конкретное задание  (работу);

- ответственность исполнителя;

- срок исполнения.

Распорядительная часть, как правило, начинается словами «Объязываю», «Устанавливаю» и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ШЕШІМ (ҚАУЛЫ)

 

Шешім немесе қаулы өндірістік мәселелер  бойынша жасалған алқалық органдардың (Директорлар кеңесі, акционерлердің жалпы жиналысы) құжаттарын білдіреді. Шешім «ШЕШТІ», «ШЕШІЛДІ», «ҚАУЛЫ ЕТЕДІ», «ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ» деген сөздерді пайдалана  отырып, басқа басқару құжаттары сияқты ресімделеді. Шешімге (қаулыға) алқалық органның төрағасы және оның мүшелері немесе төраға мен хатшы қол қояды.

Шешім мен қаулы тек қана дербес құжат емес, сонымен бірге мынадай  ережелер бойынша жасалатын хаттаманың құрамдас бөлігі болып табылады:

Хаттама – жиналыстарда, отырыстарда, мәжілістерде мәселелерді талқылау және шешімдер қабылдау фактісін белгілейтін құжат. Коммерциялық кәсіпорындарда Директорлар (құрылтайшылар) кеңесінің отырыстарының хаттамасы, акционерлердің жалпы жиналыстарының хаттамасы, түгендеу комиссиясы отырысының және тағы басқалардың хаттамасы жасалады.

Түрлі комиссиялардың құрамына кіретін  бухгалтерия қызметкерлері отырыстардың хаттамаларын жиі ресімдейді. Кез  келген деңгейдегі мәжілістерді (отырыстарды) өткізу үшін дайындық жұмыстары қажет. Талқылаудың босқа өтпеуі үшін күн тәртібінде енгізілген мәселелер бойынша ақпарат материалдарын алдын ала дайындау және үлестіру ұсынылады.

Хаттаманы отырысқа қатысушылардың сөздерін жазып отыратын (стенограмма жасайтын) немесе диктофонға жазып алатын хатшы отырыс кезінде жүргізеді.

Хаттама кәсіпорынның жалпы бланкісінің  нысанында таза параққа, төмендегідей негізгі деректемелерді ескере отырып ресімдейді:

– мекеменің атауы;

– құрылымдық бөлімшенің атауы;

– құжат түрінің аты (хаттама);

– отырыстың күні;

– құжаттың тіркеу нөмірі;

– отырыстың орны;

– мәтін тақырыбы;

– құжаттың мәтіні;

– қойылған қолдар.

Бірқатар жағдайларда хаттама  бекітуге жатады және оның бекіту грифі  болады. Хаттаманың күні отырыс, мәжіліс, жиналыс өткен күн болып табылады, ал хаттаманың нөмірі алқалық орган отырысының реттік нөмірі болады (жыл басынан бергі).

Хаттаманың тақырыбы алқалық қызмет түрін (отырыс, мәжіліс, жиналыс) көрсетуі тиіс, сондай-ақ алқалық органның аты ілік септігінде жазылады. Мысалы, «… түгендеу комиссиясының отырысы», «… бухгалтерия қызметкерлерінің жиналысы». Хаттаманың тақырыптық бөлігін отырысқа дейін ресімдеуге болады. Хаттаманың негізі мәтін болып табылады. Ол екі бөлімнен тұрады: біріншісі – кіріспе, мұнда төрағалық ететін тұлғаның, хатшының, қатысушылардың аты-жөні, күн тәртібі, екінші бөлімде отырыс барысын белгілейтін негізгі мәселе болады.

Хаттамалар отырыс барысын көрсету  толықтығына қарай толық және қысқаша болады.

Толық хаттама ішкі құжаттарға арналған бланкілерде немесе таза парақта жасалады, оның мынадай деректемелері болады:

– мекеменің атауы;

– құжат түрінің атауы (хаттама);

– отырыстың күні;

– құжаттың тіркеу нөмірі;

– мәтіннің тақырыбы;

– құжаттың мәтіні;

– қойылған қолдар.

Хаттаманың тақырыбында алқалық  органның аты болады. Мысалы, Түгендеу комиссиясы отырысының хаттамасы.

Толық хаттаманың кіріспе бөлігі мынадай  бірізділікпен толтырылады:

Төраға – аты-жөні;

Хатшы – аты-жөні;

Қатысушылар – кәсіпорынның отырысқа қатысқан қызметкерлерінің аты-жөні әліпби тәртібімен орналасады, содан кейін шақырылғандардың лауазымы және аты-жөні жазылады. Егер 10 адамнан артық қатысса, онда олардың жалпы саны ғана көрсетіледі. Қатысушылары көп жиналыстарда олардың жалпы саны ғана көрсетіледі, ал аты-жөні жазылған тізім хаттамаға қосымша болып тіркеледі, хаттамада қосымша туралы белгі жасалады. Мысалы, 45 адам қатысты (тізім қоса берілді).

Күн тәртібіне талқылауға ұсынылған  мәселелер қойылады. Күн тәртібінің әрбір тармағы нөмірленеді, жаңа жолдан басталады және «не туралы?»  деген сұраққа жауап береді. Мысалы: 1. Кәсіпорынның 2001 жылғы жұмысының қорытындылары туралы. Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тармақтарына сәйкес бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлімнің мәтіні:

ТЫҢДАЛДЫ :

СӨЗ СӨЙЛЕДІ:

ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ):

деген схемадан тұрады.

Бұл сөздер бас әріптермен, әрқайсысы  жаңа жолдан жазылады, олардан кейін  қос нүкте қойылады. Олар сырттай  қарағанда мәтінді бөліп тұратындықтан, мәтінді түсінуді жеңілдетеді.

Қос нүктеден кейін келесі жолдан бастап, азат жолдан сөйлегендердің аты-жөні жазылады, содан кейін сызықша қойылады да, жекеше түрдегі үшінші тұлғаның атынан сөйлеген сөздің қысқаша мәтіні беріледі. Егер сөйлеген сөздердің немесе тезистердің мәтіндері бар болса, онда хаттамаға жазылмайды, сызықшадан кейін «Сөйлеген сөздің мәтіні (хабардың) қоса берілді» деп көрсетеді.

Талқылау барысында немесе сөйлегеннен  кейін берілген сұрақтар жауаппен бірге  хаттамаға жазылады.

Қаулыны (шешімді) хаттамада толық көрсетеді. Бірнеше  мәселелері бар шешімдер араб сандарымен нөмірленген тармақтарға, тармақшаларға бөлінеді. Шешімдердің қаулы қабылдайтын бөлігі нақты болуға тиіс.

Қысқаша хаттамада қаралатын мәселелер, талқылауға қатысушылардың аты-жөні және қабылданған ұжымдық шешімдер жазылады. Төрағаның қалауы бойынша, лауазымды тұлғалардың ерекше ойлары және маңызды сөздері жазылуы мүмкін, дауыс беру нәтижесі әрбір үміткер бойынша көрсетіледі. Қысқаша хаттама талқылау кезінде айтылған ескертпелер мен пікірлердің сипаты туралы түсінік алуға мүмкіндік бермейді. Хаттаманың бұл түрі жедел мәжіліс өткізгенде не сөйлеген сөздердің мәтіндері хаттамаға қоса берілгенде немесе стенограмма бар болғанда жасалады.

Отырыстың барысында  хаттаманың бірінші нұсқасы жасалады. Хаттама нақтыланады, тексеріледі, редакцияланады және бес күн ішінде толық ресімделеді. Толық дайындалған хаттамаға төраға және хатшы қол қояды.

Хаттамаға ұсынылған материалдар  тігіледі: анықтамалар, жобалар, нұсқаулықтар, нормативтік актілер және т.б.

Қабылданған шешімдер кәсіпорынның қызметкерлеріне хаттаманың көшірмесі немесе оның қаулы ететін бөлігінен үзінді не басқа басқару құжаттары: хаттаманың негізінде жасалған бұйрықтар, шешімдер, өкімдер түрінде беріледі.

Хаттамалар кәсіпорынның маңызды  құжаттарының біріне жатады, сондықтан  оларды кемінде 10 жыл сақтайды және сақтауға мұрағатқа жібереді.

 

РЕШЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ)

 

Решение и постановление представляют собой документы коллегиального органа (Совета директоров, общего собрания акционеров и т.п.), составляемые по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛ» или «ПОСТАНОВИЛИ». Подписываются решения (постановления) председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.

Решение и постановление являются не только самостоятельными документами, а как правило, – составной частью протоколов, которые составляются по следующим правилам:

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы заседаний инвентаризационной комиссии и т.п.

Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий,  нередко приходится оформлять протоколы  заседаний. Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую для участников заседания, рекомендуют заранее подготовить и раздать информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется, как правило, во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Оформляется протокол по форме общего бланка предприятия на чистом листе  бумаги с соблюдением основных реквизитов:

– наименование учреждения;

– наименование структурного подразделения;

– название вида документа (протокол);

– дата заседания;

– регистрационный номер документа;

– место заседания;

– заголовок к тексту;

– текст документа;

– подписи.

В ряде случаев протокол подлежит утверждению и содержит гриф утверждения. Датой протокола является дата проведения заседания, совещания, собрания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания), а также название коллегиального органа в родительном падеже. Например: «… заседание инвентаризационной комиссии», «… собрание работников бухгалтерии». Заголовочную часть протокола можно оформить до начала заседания. Основным является текст протокола. Он содержит две части: первую – вводную, где указываются фамилии и инициалы председательствующих, и повестка дня, вторую – основную, фиксирующих ход заседания.