Лекции по «Документационное обеспечение управления»

8. адрес получателя письма оформляется слева. В адресе указывается, кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юридическое лицо. Если письмо направляется организации, сначала дается ее наименование, затем почтовый адрес в следующей последовательности:

номер дома или здание, название улицы;

название города;

страна

Например:

Continental Company

516 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

USA

При адресовании писем  необходимо учитывать традиции, характерные  для отдельных стран: например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США после названия города указывается название штата.

9. указание на конкретное лицо – реквизит, используемый тогда, когда автор заинтересован в том, чтобы письмо дошло до определенного лица. Если такой необходимости нет, эта отметка не используется. Могут использоваться следующие варианты оформления указания на конкретное лицо:

For the Attention of Mr. Cooper

Attention of  Mr. Cooper

Attention: Mr. Cooper

Attention: Sales Manager

Attention: Sales Department

10. вступительное обращение – стандартная этикетная языковая формула обращения к адресату. Могут использоваться различные формулы обращения, наиболее типичными являются:

Sir:                                    Madam:

Sirs:                                  Mesdames:

Dear Sir:                           Dear Madam:

Dear Mr. Scott:                Dear Mrs. Scott:

Gentlemen:

В обращении используются следующие сокращения: Mr. – господин, Mrs. – госпожа (к замужней женщине), Miss – госпожа (к незамужней женщине), Ms – госпожа (при неизвестном семейном положении).

В конце обращения в американской традиции – употребление двоеточия, в британской – запятой: Dear Sirs, (Уважаемые господа!).

11. краткое содержание письма не является обязательным элементом письма. Помещается после вступительного обращения перед текстом:

In re: Contrakt 12/45

Re: Contrakt 12/45

(Re – сокращенное латинское выражение in re – по делу, относительно дела, вопроса).

12. текст письма – самая важная составная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в отдельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма, как правило, состоит из двух- трех самостоятельных смысловых частей.

В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль оформления письма, в этом случае реквизиты письма выравниваются по левому краю без абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел, чтобы облегчить восприятие письма.

13. заключительная формула вежливости – форма завершения письма, следующая за текстом. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца. Могут использоваться следующие языковые формулы:

Yours faithfully,

Yours very sincerely,

Yours truly,

Yours sincerely,

Yours very truly,

Sincerely yours,

Very truly yours,

Yours cordially

10. подпись – размещается под заключительной формулой вежливости от границы левого поля и выглядит следующим образом:

Interbook, Inc.

 

___________

D. Hopkins

President

В подписи указываются: название фирмы так, как оно дано в бланке письма, на следующей строке – подпись лица, затем – инициалы, фамилия и должность, ниже отдельной строкой может указываться наименование подразделения (отдела, департамента). Письмо может подписываться работником фирмы по поручению руководства, в этом случае в подписи обязательно указание – «по поручению»:

For Interbook, Inc.

 

_____________

M. Cooper, Manager

Export Department

14. ссылка на предложение – реквизит письма, используемый в случае если письмо содержит документы-приложения, размещается в левом нижнем углу и выглядит следующим образом:

Enclosure: Bill of Lading

Encl:

Enclosures:  1. Bill of Lading

      2. Cheque.

15. сведения о рассылке копий письма – реквизит используется в тех случаях, если есть необходимость разослать письмо нескольким адресатам. В этом случае под отметкой о приложениях проставляется сокращение cc (от carbon copy – копия) и указываются фамилии лиц или названия организаций, которым направляются письма, например:

cc: Mr/ David Preston, Lawyer

Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе, наиболее часто встречающиеся варианты расположения реквизитов в письмах зарубежных корреспондентов приведены на схемах.

 

Типовые формы коммерческих писем

PACIFIC MUTUAL CORPORATION

2316 BAYNARO BLVD., WILMINGTON, DE 19802, U.S.A.

BANK: SCS ALLIANCE, GENEVA, SWITZERLAND

WILMINGTON-NEW-YORK-LONDON-MOSCOW-DAR-ES-SALAAM-CAIRO

 

Mr. D. Meller                                                   Your ref.: JN/sl

R. Marlow & Co. Ltd                                       Our ref:

112 Bond Street

London A2 7TM                                              April 14, 2004

 

Gentlemen,

While I was in your country I had the pleasure of visiting your company. I would like to thank to you again for your very warm reception.

On reporting back to my managers they showed great interest in the activities of your company. May I request you to send us a copy of your Annual Report and Accounts for last year and to put the name of our company on the mailing list to receive your reports in future years.

 

Please accept our thanks in advance.

 

Sincerely yours,

Pacific Mutual Corp.

 

N.L. Tompson

Manager

PACIFIC MUTUAL CORPORATION

2316 BAYNARO BLVD., WILMINGTON, DE 19802, U.S.A.

BANK: SCS ALLIANCE, GENEVA, SWITZERLAND

WILMINGTON-NEW-YORK-LONDON-MOSCOW-DAR-ES-SALAAM-CAIRO

 

Г-ну Д. Меллеру                                             Наша ссылка: JN/sl

Р. Марлоу & Co. Лтд.                                     Ваша ссылка:

112 Бонд стрит

Лондон А2 7 ТМ                                             Апреля 14, 2004

 

Господа,

 

Во время моего пребывания в Вашей стране я имел удовольствие посетить вашу фирму. Я хотел бы еще раз поблагодарить Вас за очень теплый прием, оказанный мне.

При ознакомлении с моим отчетом о поездке наше руководство  проявило большой интерес к деятельности вашей фирмы.

Я хотел бы просить  Вас прислать экземпляр вашего годового отчета и счетов за прошлый год, а в бедующем включить нашу фирму в список адресатов, которым Вы высылаете ваши отчеты.

 

Заранее примите нашу благодарность.

 

Искренне Ваш

 

Pacific Mutual Corp.

 

 

Н.Л. Томпсон

Управляющий

 

4.4. Договор международной купли-продажи

 

Формулирование содержания контракта зависит от применимого к контракту национального права, а также международных договоров, прежде всего, Венской конвенции.

Структура и содержание контракта  носят индивидуальный характер. Однако, международная коммерческая практика выработала ряд требований, предъявляемых обычно к содержанию и структуре контрактов. В определенной степени такая практика на территории нашей страны нашла отражение в Письме Центробанка РФ № 300 "О рекомендациях по минимальным требованиям к обязательным реквизитам и форме внешнеторговых контрактов" от 15.07.96г.

В указанном письме Банк России рекомендует  уполномоченным банкам учитывать положения указанного документа при принятии внешнеторговых контрактов на расчетное обслуживание и оформлении паспортов внешнеэкономических сделок. В частности, рекомендовано во Введении внешнеторгового контракта указывать:

1. унифицированный номер контракта, состоящий из трех групп знаков: первая группа состоит из знаков, соответствующих коду страны Покупателя (Продавца) по международному классификатору "Страны мира", используемому для целей таможенного оформления; вторая группа состоит из цифр, составляющих код организации Покупателя (Продавца) в соответствии с Общероссийским классификатором "Предприятия и организации" (ОКПО); третья группа представляет собой порядковый номер документа на уровне организации Покупателя (Продавца);
2. дату и место подписания контракта;
3. полные официальные наименования организаций Продавца и Покупателя;
4. указание страны иностранного партнера и страны назначения (отправления) товара.

В разделе "Предмет контракта" Банк России рекомендует указывать:

1. наименование и полную характеристику товара;
2. полное коммерческое наименование товара, ассортимент, размеры, модели, комплектность, страна происхождения товара и другие данные, необходимые для описания товара, включая ссылки на международные и/или национальные стандарты на продукцию;
3. тару / упаковку, маркировку товара, наименование тары или упаковки в соответствии с международным классификатором "Коды для видов груза, упаковок и материалов упаковок (с дополнительными кодами для наименований упаковок)". Описание и требования к маркировке товара.
4. объем, вес, количество товара;
5. объем груза, его вес с упаковкой (брутто) или без нее (нетто) в согласованных единицах измерения.

Выполняя указанные рекомендации Центробанка следует иметь в  виду, что наименование товара дается, как правило, в соответствии с  таможенной классификацией страны назначения (в России в качестве таковой выступает Товарная номенклатура, применяемая при осуществлении внешнеэкономической деятельности, утвержденная Постановлением Правительства РФ № 1560 от 27.12.96 г. в ред. от 11.05.98г.) или согласно международным стандартам. Обычно контракты предусматривают следующие способы согласования качества:

1) соответствие товара  определенному стандарту, сложившемуся  в международной торговле;

2) соответствие качества  товара определенному образцу; 

3) использование показателя faq (fair average quality) - "хорошее среднее  качество".

Согласно Закону РФ "О таможенном тарифе" (с изменениями на 27.12.00г.) при таможенном оформлении товара декларант представляет (вместе с таможенной декларацией и другими документами) сертификат о происхождении товара в следующих случаях:

при вывозе товаров из России, когда сертификат необходим и это зафиксировано в контракте, в национальных правилах страны-импортера или предусмотрено международными обязательствами России (сертификат выдается уполномоченным на то органом);

1. при ввозе товаров в Россию, в обязательном порядке на товары, происходящие из стран, которым Россия предоставляет преференции по таможенному тарифу; на товары, ввоз которых из данной страны ограничен каким-либо образом (квотированием и иными методами);
2. если это предусмотрено законодательством России или международными соглашениями, участником которых является Россия;
3. в случаях, когда при таможенном оформлении сведения о происхождении товаров отсутствуют либо есть основания полагать, что такие сведения недостоверны (ст. 30).

Считается, что товар не соответствует договору, если он:

1. не пригоден для тех целей, для которых товар того же описания обычно используется;
2. не пригоден для любой конкретной цели, о которой продавец прямо или косвенно был поставлен в известность во время заключения договора;
3. не обладает качествами товара, представленного продавцом покупателю в качестве образца или модели;
4. не затарирован или не упакован обычным для таких товаров способом, а при отсутствии такового - способом, который является надлежащим для сохранения и защиты данного товара.

В разделе "Цена и сумма" контракта Банк России рекомендовал указывать:

1. общую сумму контракта и цену за единицу товара в валюте цены с приведением краткого наименования базиса поставки в соответствии с международными правилами толкования стандартных формулировок условий поставки товара (ИНКОТЕРМС – 90 или 2000);
2. наименование и код валюты, в которой оценен товар в соответствии с классификатором валют, используемым для целей таможенного оформления.

В этом разделе контракта следует  определить:

1.  Выбор единицы измерения, за которую устанавливается цена. В торговой практике цена в контракте может быть установлена:

• за определенную количественную единицу товара, обычно применяемую в торговле данным товаром. При этом по Венской конвенции, если цена установлена в зависимости от веса товара, в случае сомнения она определяется по весу нетто;
• за весовую единицу (необходимо иметь в виду, что в мировой практике приняты специфические меры веса, отличающиеся от наших - сыпучие злаковые измеряются в бушелях; нефть - в галлонах и т. д.).

2.  Способ фиксации цены (твердая, подвижная, скользящая, цена, фиксируемая в процессе исполнения контракта).

3.   Скидки (надбавки) к цене контракта.

4.   Валюту цены, валюту платежа, способ и сроки платежа.

В разделе "Условия платежа" Банк России рекомендует указывать:

1. наименование и код валюты, в которой будет производиться платеж, в соответствии с классификатором, используемым для целей таможенного оформления;
2. сроки платежа и условия рассрочки при ее предоставлении;
3. обязательный перечень документов, передаваемых Продавцом Покупателю и подтверждающих факт отгрузки, стоимость и номенклатуру отгруженных товаров;
4. полные наименования и почтовые адреса банков (филиалов) сторон, номера счетов, платежные реквизиты.