Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Представляемые на  подпись документы визируются исполнителем (отв. Исполнителем) и руководителем  подразделения, где готовился проект документа.

Визы включают  в  себя  личную  подпись   и  должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

 

Например:

Руководитель отдела кадров

(подпись)  Ю.И. Кольцов

08.10.2003

 

25 – оттиск  печати. Печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с   финансовыми   средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26 – отметка  о заверении копии. Отметка о заверении копии   проставляется при заверении соответствия копии документа  подлиннику для  придания копии юридической силы. Отметка располагается  после реквизита 22 (подпись) и содержит заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его подпись и расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно

Делопроизводитель                     (подпись)                С.А. Галкина

01.06.2003

 

Допускается копию документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 – отметка  о исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется  в левом нижнем углу лицевой  или оборотной стороны последнего                    листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона.

Например:

Н.С. Максимова

928-88-14

 

28 – отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:

• краткие сведения об исполнении
• отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ
• дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения,  в котором исполнен документ.

Например:

Отправлено письмо от 01.06.03 №236. В дело 2-4.

(подпись)   Н.Т. Лыскова

03.06.2003

29 – отметка  о поступлении документа в  организацию. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в виде штампа (вручную, автоматическим или электронным нумератором). Отметка содержит порядковый номер входящего документа и дату его поступления в организацию (при необходимости время).

Например:

Вх. № 0047

2003. 12:45

 

30 – идентификатор  электронной копии документа. Реквизит оформляется при изготовлении документа слева как  нижний колонтитул и представляет собой адрес электронной копии  документа  в компьютерной базе данных.

Например:

С:\Приказы\125

 

Раздел 2. Система организационно-распорядительных документов

 

Организационно-распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных  вопросов, вопросов   управления и обеспечения деятельности органов власти, организаций и должностных  лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на следующие основные группы документов:

• организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.)
• распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания)
• документы по личному составу (приказы по личному составу,  трудовые контракты или договоры, личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки)
• плановые (программы и планы развития, бизнес-планы, балансы, анализ отчетных данных)
• статистические (статистические отчеты, таблицы)
• информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки,     докладные и служебные записки, протоколы)
• нормативные (нормативные документы, поступающие от вышестоящих органов)

 

 

Тема 2.1. Организационные  документы

 

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, принципы организации ее работы, права, обязанности, сферу ответственности ее руководства и специалистов.

Организационные документы  в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей  организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа.

Утверждаться организационные  документы могут непосредственно  руководителем, распорядительным документом руководителя или коллегиальным органом.

Датой организационного документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока  действия организационные документы  относятся к бессрочным: они действуют  впредь до их отмены или до утверждения  новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение).

В случае реорганизации  деятельности разрабатываются и  утверждаются новые организационные документы.

К организационным  документам относятся:

• Устав;
• Учредительный договор;
• Положение об организации;
• Положение о структурном подразделении;
• Штатное расписание;
• Должностная инструкция…

 

 

 

Устав предприятия – это правовой акт, определяющий структуру организации, ее права и функции в сфере государственной или коммерческой деятельности.

Устав должен иметь следующие  реквизиты: наименование организации, наименование вида документа дату, гриф утверждения, отметку о регистрации устава, место издания, текст, подписи учредителей.

Текст устава состоит  из разделов, пронумерованных арабскими  цифрами.  Разделы могут быть разбиты  на пункты и подпункты. Разделы устава имеют следующие заголовки:

1. Общие положения
2. Предмет и цели деятельности. Права предприятия
3. Органы управления и контроля и их компетенции
4. Порядок распределения прибыли и формирование фондов
5. Гарантии работникам предприятия
6. Условия ликвидации и реорганизации предприятия.

 

 

 

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

Постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

 

 

Должностная инструкция правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции позволяют обеспечить четкое разграничение  обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным  расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

 

 

 

Тема 2.2. Распорядительные документы.

 

Распорядительные документы  подразделяются на:

1. Издаваемые Президентом Российской Федерации
2. Издаваемые Правительством Российской Федерации
3. Издаваемые федеральными органами исполнительной власти
4. Документы учреждений, организаций, предприятий

 

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной  формы шрифтом размером №  13 либо № 14.

Приказ имеет следующие  реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа – ПРИКАЗ;
• дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрированным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер  состоит из знака «№» и порядкового  номера приказа.

Например: 15 июня 2003 г. № 21 или 15.06.2003 г. № 21

 

Заголовок должен кратко отражать содержание текста приказа. Точка  в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более  строк, печатается полужирным шрифтом  через 1 межстрочный интервал.

 

Например:

О командировании работников завода

 

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может  состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части  кратко излагаются цели и задачи, факты  и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Например: В соответствии с постановлением Госкомвуза России от 30.11.94 № 9.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть  должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном  лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Например: «Контроль за исполнением приказа возлагаю на финансового директора А.С. Горкина», или «контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

 

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации или структурных подразделений по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью организации (совещания, конференции и т.д.).

Констатирующая часть:

• Вступление (указывают причину издания документа)
• Доказательство (излагают основные факты)
• Заключение (отмечают цель издания распоряжения)

 

Распорядительная  часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов):

1. Действие, которое при необходимо предпринять

1.1.

1.2.                Конкретные поручения

1.3.

и т.д.

2. Срок исполнения
3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)