Лекции по «Документационное обеспечение управления»

 

Решение – это документ, принимаемый коллегиально (советом, собранием) для решения производственных задач организации.

 

 

 

 

Тема 2.3. Справочно-информационные документы. Служебные письма

 

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола, как  правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части  оформляются следующие реквизиты:

• Председатель или председательствующий

-    Секретарь

• Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших
• Повестка дня
• Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола  состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Текст каждого  раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ  – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная  записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка  оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка  подписывается составителем.

 Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер  почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для  удешевления телеграмм и упрощения  ее обработки правительственные  учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес:

Например:

КЕМЕРОВО                     КОЛОС          ПЕТРОВУ

КРАСНОЯРСК                КОБРА           МАХИНУ

ТОМСК                            ГРАНИТ        ПАХОМОВУ

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной  стороне через два интервала  прописными буквами. Между словами  в телеграмме делается пропуск в  два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), % (проценты) и т.д.

Даты обозначаются арабскими  цифрами: число, месяц, год. Между цифрами  разделительные знаки не ставятся.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

• с информацией о фактах и событиях служебного характера
• выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

 

Служебные письма

 

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации – автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы  и изложение самой просьбы. Обоснование  должно предшествовать изложению просьбы. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас провести…», «Просим Вас предоставить…», «Просим Вас сообщить…» и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса…», «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.

В одном письме может  содержаться несколько просьб. В  этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (представить, провести…)», «Одновременно просим Вас…».

 

Образец письма-просьбы

 

 

Акционерный коммерческий банк                                        Исполнительному директору

              «ПРОМЕКСИМ»                                                       российско-швейцарского

                ИНСТИТУТ                                                           совместного предприятия

ПРОБЛЕМ ИНВЕСТИРОВАНИЯ                                    «Russian Trust & Trade Ltd.»

 г-ну Г.П. Сидорову

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Тел./факс: (095) 718-78-74                                                      Волоколамское ш., 10

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,                              Москва, 215080

ИНН/КПП 7708033140/771001001

10 октября 2003 г. №  01-22/891

На № 345-пр от 13.04.2002

 

О предоставлении документов

 

Уважаемый господин Сидоров!

 

В связи с поручением президента Банка «ПРОМЕКСИМ» г-на Лебедева П.Л. разработать систему  финансового контроля ОАО «Савой»  прошу Вас, предоставить сотрудникам  института возможность ознакомится  с материалами по данному предприятию и сделать необходимых для работы документов.

 

С уважением

 

Директор института                                    Личная подпись                    Е.Н. Савин

 

 

 

И.К. Васильев

143-22-87

 

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование  необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение  запроса. В обосновании могут  содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно0правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

 

Образец письма-запроса

 

 

                  МВД России                                                            Генеральному директору

«Гидротехника»

     ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ                                               Н.И. Колобову

           ВНУТРЕННИХ ДЕЛ                                                  

                г. МОСКВЫ                                   

         Управление  по борьбе

С экономическими преступлениями

    Оперативно-розыскная  часть

 

113062 Москва.,  ул. Павла  Андреева  д.82,

Тел./факс: (095) 718-78-74                                                     

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

10 октября 2003 г. №  01-22/891

На № 345-пр от 13.04.2002

 

О предоставлении документов

 

 

 

В связи с проводимой проверкой просим Вас предоставить копии следующих документов:

1. Устав организации;
2. Свидетельство о регистрации организации;
3. Договор поставки с ООО «Русгаз»
4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 30.08.2003.

 

 

 

Начальник части                                     Личная подпись                    Е.Н. Панкратов

 

 

 

И.К. Дмитриев

905-43-12

 

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует истолковать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Отрицательный ответ  должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

 

Образец письма-ответа

 

 

 

РОССИЙСКИЙ КОММЕРЧЕСКИЙ                                     Генеральному директору

      БАНК «МЕНАТЕП»                                                               ОАО «Алмаз»

            г. МОСКВЫ                                                                       Н.И. Смирницкому

   Отдел финансовых операций

 

108596 Москва.,  ул. Павла Андреева  д.82,

Тел./факс: (095) 568-36-95                                                     

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

19 мая 2003 г. № 01-22/891

На № 345-пр от 17.05.2002

 

О предоставлении ссуды

 

 

Сообщаем Вам, что правление  банка не может согласиться на Вашу просьбу о предоставлении ссуды, так как предприятием ОАО «Алмаз» не был выплачен кредит в 20% суммой 600 тыс. рублей на ссуду полученную 15 августа 2002 г.

 

 

 

Начальник финансового  отдела                   Личная подпись                    Е.Н. Филина

 

 

 

Н.П. Петрова

т. 568-36-64

 

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…)».

Письмо-подтверждение  может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

 

Образец письма-подтверждения

 

           Центр  Внедрения                                    

                  ПРОТЕК                                                              

 

  Ул. Чермянская, д.2, Москва, 129282                                                                      тел.  (095) 737-35-23