Лекции по «Документационное обеспечение управления»

                        Е-mail: mail@vniidad.ru

        ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

               ИНН/КПП 7708033140/771001001

             ______________№______________

            На № ________от_______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бланк письма с продольным расположением реквизитов

 

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и  архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Тел./факс: (095) 718-78-74

Е-mail: mail@vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

______________№______________

На № ________от_______________

 

01 – Государственный  герб Российской Федерации. Описание Государственного герба Российской Федерации и порядок его официального использования установлены Федеральным конституционным  законом от 25 декабря 2000г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». По закону Государственный герб Российской Федерации представляет собой «четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический шит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми  коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла  - скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный  всадник в синем плаще  на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона». Законом установлено 3 варианта изображения Государственного герба на бланках документов:

• многоцветный вариант,
• одноцветный вариант на геральдическом щите
• одноцветный без геральдического щита

Законом установлены  также перечни органов власти и управления, имеющих право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках. Изображение герба помещают на верхнем поле документа

02 – герб  субъекта Российской Федерации изображают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации (законами, уставами, конституциями краев, областей, республик, автономных образований и др.) и муниципальных образований (городов, районов, сельских населенных пунктов). Как правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти, а также организации их подчинения.

03 – эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания). Этот реквизит изображают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Эмблема – это графическое изображение. Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают, если на бланке помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования. На бланке  эмблема (товарный знак, знак обслуживания) может размещаться на верхнем поле документа  или  слева   от  наименования организации.

04 – код  организации. Код организации проставляется по Общероссийскому  классификатору организаций и предприятий (ОКПО), в котором должна быть зарегистрирована каждая организация (юридическое лицо). Код представляет собой число, каждая цифра которого несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации  к определенной отрасли, виду деятельности и  т.д.

05 – основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми         налоговыми органами

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на  учет (ИНН/КПП). Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – код  формы документа. По общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа. Код унифицированной формы документа  состоит из семи цифровых десятичных знаков        и   контрольного числа (КЧ).

Например:

 

Код           КЧ   Наименование документа

0200000     2     Унифицированная система организационно-распорядительной документации

0211231     2     Устав

(каждый документ  имеет   свой код)

 

08 – наименование  организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное название вышестоящей организации (при ее наличии) или полное название вышестоящей организации (при отсутствии сокращенного названия). При наличии сокращенного наименования (если оно закреплено в   учредительных документах) оно помещается вслед за полным наименованием организации в скобках.

Например:

Министерство образования  Российской Федерации

Тамбовский государственный университет

(ТГУ)

Автором документа также  может быть структурное подразделение  или должностное  лицо.

Например:

ЗАО «Премьер»

Отдел по связям с общественностью

 

09 – справочные  данные об организации. Справочные данные об организации включают следующую информацию: почтовый адрес. Номера телефонов, сведения по решению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и web-страниц в Интернете, номер и  дату лицензии и т.д.)

10 – наименование вида  документа. Наименование вида документа проставляется заглавными буквами и   выделяется полужирным  шрифтом.

Например:

ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ

11 – дата  документа. Датой документа является  дата его подписания(распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) датой документа является дата его утверждения.

Дата документа проставляется  должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 29 апреля 2002 г.), а в остальных  случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (например: 29.04.2002). При этом день и  месяц  оформляют  парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

12 – регистрационный  номер документа. Регистрационный номер – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска, и проводится после его подписания или утверждения. Регистрация документа начинается с начала календарного года.

Например:

№ 2-4/67 (2 – номер структурного подразделения, 4 – вид документа, 67 – порядковый номер документа).

13 – ссылка  на регистрационный номер и  дату документа. Этот реквизит проставляется при подготовке письма-ответа. Ссылка         включает  регистрационный номер и дату письма, на который дается ответ.

Например:

На №_______ от____________

 

14 – место  составления или издания документа. Место составления и ли  и здания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам 08 (наименование организации) и 09 (справочные данные об организации).

15 – адресат. Документы адресуют  организациям, их структурным подразделениям  или  конкретным лицам.

При адресовании документа  организации, ее структурному подразделению  без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

ОАО «Мостопроект»

Управление делами

При направлении документа  конкретному должностному лицу  наименование организации и подразделения  указывается в именительном падеже, а должность и фамилия –  в дательном.

Например:

ОАО «Мостопроект»

Управление делами

Ведущему специалисту

А.С. Иванову

При адресовании документа  руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности  адресата.

Например:

Генеральному директору

АО «Домснабстрой»

А.Д. Петрову

При адресовании документа  в организацию указывают ее наименование, затем почтовый   адрес.

Например:

ОАО «Фруктовое мороженое»

Советская ул., д. 5,

Ростов-на-Дону, 344067

При адресовании документа  физическому лицу указывают инициалы      получателя, затем почтовый  адрес.

Например:

Петровой Е.Е.

ул. Цветная, д. 7, кв. 23

г. Лиски, Воронежская  обл., 301264

 

16 – гриф  утверждения документа. Документ может утверждаться должностным лицом, в компетенцию  которых  входит  решение вопросов, изложенных        в утверждаемом документе. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого  листа документа.

Гриф утверждения должностным  лицом оформляется следующим образом:

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Маркет»

________А.В.Васильев 

«____» «________» 20__г.

При утверждении документа другим документом гриф утверждения оформляется следующим   образом:

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Регионального  центра

«Пластикат»

от 16.10.2003 № 505

 

17 – резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя  (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Например:

Гуриной И.Л., Кузькину С.Г.

Подготовить ответ до 05.06.2003

(подпись) М.Б. Павлов

03.06.2003

 

.В случаях, когда  поручение дается двум или  нескольким лицам, равным по  должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

18 – заголовок  к тексту. Заголовок к тексту должен раскрывать краткое содержание документа и отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?».

Например:

«О приеме на работу А.П. Петрова», «Об открытии филиала», «О возобновлении поставок» и т.д.

19 – отметка  о контроле. Отметка о контроле ставится на левом поле первого листа документа рядом с заголовком. При этом буква «К» или    полное слово «Контроль» ставится штампом или  пишется  чернилами. Отметка о контроле может проставляться руководителем, поставившем резолюцию на документе, должностным лицом или структурным  подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов.

20 – текст  документа. Текст является основным элементом документа. Текст составляют на государственном  языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Текст может быть оформлен в виде анкеты, связного текста, таблицы или соединения этих структур.

21 – отметка  о наличии приложения. Отметка о наличии приложения, названного в тексте оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

22 – подпись. В состав реквизита входят: наименование должности, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Например:

Генеральный директор

ОАО «Астром»                                                                А.В. Журавлев

 

23 – гриф  согласования документа. Согласование документа может проводиться как внутри организации – автора документа (внутренне согласование), так   и   с организациями, интерес которых затрагивается в документе (внешнее согласование). Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, внутреннее согласование называется визированием.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или    название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра образования

Российской Федерации

________ ______________________

    ^{(подпись)                        (инициалы, фамилия)}

05.09.2003

 

24 – визы  согласования документа. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.