Документационное обеспечение управления

Содержание 

Введение……………………………………………………………………………….…3

Глава 1. Деловые и коммерческие письма………………………………………..……4

 1.1 Классификация деловых и коммерческих писем……………………………..…..4

 1.2 Структура и состав реквизитов делового письма………………………..………11

Глава 2. Тон и стиль деловой корреспонденции…………………………….……….21

Глава 3. Международное письмо…………………………………………………...…24

Заключение…………………………………………………………………….……….28

Список  литературы………………………………………………………………….…30

Приложение 1

Приложение 2 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Несмотря  на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой и  сотовой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, – роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет.

Приступая  к  составлению   официального   письма,   мы   никогда   не задумываемся о том,  что  эта  практика  восходит  еще  к  древности. Языковые    формулы,    виды,   разновидности    официальной   корреспонденции,   формуляры,  способы оформления   и   работы   с ней   создавались   и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю. Деловое письмо – неотъемлемое  средство  связи   и  в  наши  дни.  Связи предприятия с  внешними  организациями,  так  как  именно  письма  соединяют организацию-автора с другими учреждениями. Без   преувеличения   можно   сказать,   что деловое письмо   это   один   из   самых распространенных видов служебных документов,  поэтому,  от  того  насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом  будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Цель  работы - изучить тему « Деловая  корреспонденция».

Для этого  необходимо рассмотреть следующие вопросы:

1. Деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения.
2. Тон и стиль деловой корреспонденции.
3. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.

Глава 1. Деловые и коммерческие письма 

1.1 Классификация деловых и коммерческих писем 

 Деловые письма — это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Деловые письма сегодня представляют собой  официальную корреспонденцию различных  типов. Многообразие их всё увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе которых лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

По  тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Правовой  статус деловой корреспонденции  объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо – это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По  функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма – ответы:

- письма, требующие письма – ответа;

- письма, не требующие письма – ответа.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо – запрос, письмо – предложение, письмо рекламация).

Кроме этого обязательного ответа требуют  просьбы, письма – обращения.

Письма  – подтверждения, письма – напоминания, письма – предупреждения, письма –  извещения, письма – заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.

По  признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника по нескольким адресам, как правило, подчинённых инстанций (организаций).

По  форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение – договоры, предложения (оферта), рекламации и т.п., - высылаются обычными отправлениями.

По  структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализирующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.

По  композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько. Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый  аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем: 

- письмо-просьба;

- сопроводительное письмо;

- письмо-сообщение;

- письмо-подтверждение;

- письмо-напоминание;

- письмо-приглашение;

- письмо-благодарность;

- гарантийное письмо;

- письмо-предложение;

- письмо-запрос;

- письмо-претензия;

- информационное письмо;

- электронное письмо

-международноеписьмо 

Виды  некоммерческих деловых писем:

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, требование, приглашение при  этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа. (Просим Вас сообщить…; Просим Вас предоставить…; Просим Вас предоставить данные о…; Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.) Просьба может формулироваться и без глагола просить ( Надеемся на положительное решение вопроса…; Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение…).

Сопроводительное  письмо. Служебное письмо, составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются в формате трафарета. (В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…; В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…; В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…).

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма даётся сообщение о каких-либо фактах, представляющих взаимный интерес,  (сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров).  Например: Сообщаем Вам, что…; Доводим до Вашего сведения, что…; Считаем необходимым поставить Вас в известность о….

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь. ( (Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…; Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…; Подтверждаем намерение…; С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.).

Письмо-напоминание.  Направляется в тех случаях, когда  не удается получить ответ с помощью  телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении принятых решений, доверенностей и указание мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее. Кроме напоминания в таких письмах часто содержаться требования выполнить те или иные обязательства. (Напоминаем Вам…; Вторично напоминаем Вам…; Обращаем Ваше внимание на то, что…; Ставим Вас в известность, что…; Несмотря на неоднократные напоминания… ).

Письмо-приглашение. Может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографическим способом тексты, так и тексты-трафареты. (Уважаемый господин Иванов!; Уважаемый Алексей Михайлович!; Уважаемые господа!; Приглашаем Вас принять участие в…; Просим Вас принять участие в…; Имеем честь пригласить Вас…; Примите наше приглашение…).

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность (за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества. (Благодарим за оказанную помощь в…; Выражаем Вам свою благодарность за…; Позвольте Вас поблагодарить за…; Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…).