Кәсіпорындағы ақпараттық – анықтамалық құжаттар, түрлері, мінездемелері

            Тұрғын үй жәрдемақысының мөлшері ______________________ теңге.

            Мемлекеттік атаулы әлеуметтік көиек мөлшері ______________ теңге.

            Отбасының жиынтық табысы ______________ теңге.

            Жан басына шаққандағы орташа табыс __________________   теңге.

            Азаматтың тұрмыс жағдайы ________________________________________

            ________________________________  _________________________________

                          (бөлме саны)                                            (жалпы тұрғылықты көлемі)

            Суды есептеуіш құрал_______________________________________________

            Отын түрі _________________________________________________________

            Коммуналдық қызмет төлемдерінің сомасы _____________________________

            Коммуналдық қызмет қарыздарының бар – жоқтығы ________________________________________________________________________

            Жұмыспен қамту орталығының мәліметтері ________________________________________________________________________

            Материалдық көмекті алуға ________________________________________________________________________

                                      (мұқтаждығы немесе мұқтаж еместігі)

            АЕжХӘКО бастығы

            /Аумақтық орталықтың директоры/ ___________  ________________

                                                                              (қолы)               (аты – жөні)

            Әлеуметтік жұмыс

            жөніндегі қызметкер/   ____________    ___________________

                                                                  (қолы)                        (аты – жөні)

             М.О.

БАЯНДАУ ХАТ

              Баяндау хат – ұйым басшысының немесе жоғары тұрған мекеме басшысына арналып, оны ұйымда қалыптасқан жағдай, көрініс, оқиға не  факті туралы, жұмыстың орындалу барысы жөнінде хабардар ету үшін жазылған және хат иесінің қорытындылары мен ұсыныстары бар құжат. Баяндау хат сыртқы және ішкі болып бөлінеді.              

              Сыртқы баяндау хат – шешім қабылдауды талап ететін фактілер, оқиғалар, іс - әрекеттер туралы жоғары тұрған органдар басшыларына жолданатын құжат.

              Ішкі баяндау хат – ұйымның құрылымдық бөлімшелері немесе лауазымды тұлғалар арасындағы ішкі іскерлік хат жазысу. Ішкі баяндау хат мәселе ауызекі формада шешілуі мүмкін болмайтын жағдайда ғана жазылады.

              Сыртқы баяндау хат мекеменің жалпы бланкісіне, ішкі – А4 форматты қағаз форматына ресімделеді. Баяндау хаттың мәтіні екі бөлімнен тұрады. Атап айтқанда: кіріспе (баяндау хатты жазуға себеп болған фактілер мен оқиғаларды даталар мен құжаттарға сілтеме жасай отырып қысқаша мазмұндау) және нақты іс - әрекеттер туралы хат иесінің қорытындысы мен ұсынысы жазылатын негізгі бөлім.

Қазақстан Республикасы

Президенті Мұрағаты

директорының орынбасары

Л.А. Амановқа

БАЯНДАУ ХАТ

Астана қаласы                                                              25 қаңтар 2009 жыл

              Қазақстан Республикасы Президенті Мұрағатының Құжаттама және кадр саясаты басқармасы қазақстан Республикасы Президенті Мұрағатының мемелекеттік қызметкерлері үшін Қазақ экономика және болжау менеджменті институты акционерлік қоғамы (КИМЭП) базасында Интернет пен электрондық почта жөніндегі компьютерлік курстар ұйымдастыруға болатыны туралы ұсыныс өндіреді.

              Курстар КИМЭП-тің штаттағы оқытушылары арқылы мемлекеттік қызмекерлер үшін ыңғайлы уақыттарда өткізіледі. 

ТҮСІНІКХАТ

              Түсініктеме – негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның) жекелеген ережелерін немесе қандай да бір фактінің, оқиғаның себептерін түсіндіретін құжат. Мазмұны бойынша түсініктеме екіге бөлінеді. Бірінші топқа негізгі құжатқа (жоспарға, есепке) ілесіп жүретін және негізгі құжаттың жекелеген ережелерін түсіндіретін құжаттар кіреді. Олар кәсіпорынның жалпы бланкілерінде ресімделеді.

              Екінші топқа қандай да бір оқиғалар, қалыптасқан жағдайлар, жекелеген қызметкерлердің әрекеттері мен тәртібіне байланысты түсіндірме жазбалар енеді. Мұндай жазбалардың мәтіні дәлелді, қысқа болуы керек. Баяндау хаттар сияқты олар ішкі және сыртқы болып бөлінуі мүмкін. Құрылымдық басшылардың бөлімшесіне немесе мекемелердің басшыларына берілетін ішкі түсініктемелер ДК көмегі арқылы, машинкамен бастырылған түрде таза қағазға ресімделеді. Жоғары тұрған органдарға жіберілетін сыртқы түсініктемелерге кәсіпорынның басшысы қол қояды және хаттар, факстерге аоналған жалпы бланкіде ресімделеді.

ФАКСТЕР ЖӘНЕ E-mail

              Факс – байланыстың телефон жүйесі бойынша арнайы аппараттың (телефакс) көмегімен алынған құжат. Факс ұсынылатын құжаттың көшірмесі ьолып табылады. Телефакс бойынша құжаттардың кез келген түрлері және оларға қосымшалар жіберіледі: кестелер, сызбалар, схемелар, суреттер, фотолар. Факс іскер әріптестермен, ұйымдармен арадағы хат алмасудың бір түрі. Факсті ресімдеу іскерлік хатты ресімдеуге ұқсас. Аппараттың өзі қоятын қосымша деректері:

-         жіберушіеі (кодты) көрсету;

-         ақпартты берудің күні мен уақыты;

-         ақпарат берілген телефакстің (аппараттың) нөмірі;

-         беттердің саны болады;

-         Факсті жіберуші ақпарттың алушыға жеткендігі туралы растау (CONFIRMTION REPORT) алуға тиіс, онда:

-         Алушы фирманың коды;

-         Факсті алушының нөмірі;

-         Күні;

-         Ақпартты берудің күні және ұзақтығы;

-         Алынған беттердің саны (Р);

-         Нәтижесі көрсетіледі.

Ең басты баған «RESUL TS» болып табылады, егер хабар толық және қатесіз жетсе оған «ОК» қойылады немесе факс алу кезінде іркілістер болса NG (негатив) белгісі соғылады. Бірқатар телефакстер қабылдау кезінде болған іркілістердің қателері мен беттерінің кодын көрсетеді. Егер алынған факстердің маңызды ақпараты болса және ол ұзақ пайдалануға арналса, онда олардың көшірмесін түсіріп алады. Өйткені факс қағазы ұзақ сақталмайды. Алайда қымбат факс аппараттарын пайдалану кезінде көшірме жасау міндетті емес. Байланыстың бұл түрі жедел ақпарат жіберу үшін қолданылады, өйткені факспен берілген құжаттардың өзінің түпнұсқалығы туралы растамасы болмайды. Егер шартта факспен хабар алмасу айтылған болса, онда олардың осындай ныманның өзінде заңдық күші болады.

Коммерциялық хат алмасулардың көп бөлігі 3 жыл сақталады және мұрағатқа өткізуге жатпайды. Аса маңызды мәселелер бойынша шетел фирмаларымен алмасқан ақпарттар (экспорт, импорт, кепілдік) 10 жыл сақталады. Электрондық почтамен жіберілген құжаттардың көшірме деген мөртөбесі болады және қолы мен мөр болуға тиіс, бұл ретте электрондық қолды пайдаланатын субъект пайдалану құқығына және электрондық қолдарға рұқсат алуға қатысты сақтық пен бақылаудың тиісті шараларын белгілейді. Факс пен E-mail бойынша құжаттар алмасу шарты азаматтық – құқықтық сипаты бар шарттарда айтылуға тиіс. Осындай құжаттарға заңдық күш беру үшін 27.12.94ж. №268 – ХІІ ҚР АК – нің 152 бабының және 07.01.2003 жылы №370-ІІ ҚРЗ – ның талаптары орындалуы тиіс.

ФАКС

              Кәсіпорынның атауы                                       Кәсіпорынның басшысы

              Кәсіпорынның мекен-жайы «_______» __________________________________

200____ж. №_____

              №_____ «_____» _____________  200__ж.

              «_____»____________ 200__жылғы № ______ шот бойынша төлемді кешіктіру туралы

              Құрметті ________________________________!

              Банк есепшоты бойынша төлемнің кешіктірілгенін естеріңізге саламыз. Шотты Сіздерге факс бойынша 10 күн бұрын жібергенбіз.

              «_____» ___________ 200___жылғы № _____ келісім – шарттық 6.4. тармақшасына сәйкес 5 банктік күннен кейін кешіктірілген төлем үшін өсімпұл есептеледі.

              Біз бұл мәселені Сіздер тез шешеді деп сенеміз.

              Директор                                           қолы                           С.М. Мағзұмов

              P.S. Бұл ескертпені алған кезде Сіздер төлемді төлеп үлгерсеңіздер, біз Сіздерге тек қана алғысымызды білдіреміз.

ТЕЛЕФОНОГРАММАЛАР

Телефонограммалар – жедел мәселелер бойынша телефон арқылы берілген және алушы жазып алған құжат. Ол отырыстар, мәжілістер, іскерлік кездесулер, жоспарланған іс - әрекетердегі өзгерістер, іс – шаралар туралы жедел хабарлар үшін пайдаланылады және оның мынадай міндетті деректемелері болады:

-         фирманың атауы;

-         құжат түрінің атауы,

-         хабарды беру (қабылдау) күні мен уақыты;

-         адресат;

-         құжаттың мәтіні;

-         қолы;

-         телефонограмманы қабылдаған және берген тұлғаның лауазымы мен аты – жөні;

-         телефонограмманы берген және алған фирманың телефон нөмірі көрсетіледі.

Телефонограмманы хатшы – референт немесе орындаушы басшының тапсырмас бойынша арнайы әзірленген бланкілерде (көбіне құжатты жиі пайдаланған кезде) немесе А5 форматында таза қағазға бір дана етіп дайындайды. Мәтін қысқа, анық, қиын сөздерсіз, талқыланатын мәселелерге анық акцентпен, іс – шараның уақыты мен күні, орны көрсетіле отырып жасалады. Телефонограмманы жасағаннан кейін тексереді және кәсіпорынның басшысы қол қояды. Телефонограмма бірнеше фирмаға жіберілетін болса, онда оған фирманың тізімі, олардың телефон нөмірлері қоса беріледі. Телефонограмманы берген кезде мынадай ережелерді сақтаған жөн: бірінші фирманың атауы мен телефон нөмірін, құжаттың түрін көрсетеді, ақпаратты бергеннен кейін телефонограмманы қабылдаған тұлғаның лауазымын, аты – жөнін, телефон нөмірін, жіберген күні мен уақытын жазып алады.

Қабылдау кезінде: фирманың атауы және оның телефон нөмірін, телефонограмманың мәтінін, оған қол қойған және жіберген тұлғалардың лауазымын, аты – жөнін, қабылдау күні мен уақытын жазып алады. Қателер жібермеу мақсатында, қабылдап алушы телефонограмманы беруші тұлғадан жазылған мәтінді қайталауын сұрауы тиіс. Сонымен бірге барлық тыныс белгілері қойылады. Телефонограмма жазбасы үшін арнайы журнал пайдалану қолайлы. Оның парақтары «қосарланып» (негізгі парақ және көшірме қабаттармен) орналасады. Телефонограмманы қабылдау кезінде көшірме қабаттың есебінен бірден екі дана жазылады. Негізгі парақ жыртылып алынады да   басшыға беріледі, ал көшірмесі журналда қалады. Телефонограмманы сақтау мерзімі, әдетте, 1 жылдан аспайды.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

12.07.2009                         №25

Оқу орындарының жетекшілеріне.

              14 маусым күні сағат 11.00-де Республика сарайында Республикадағы оқу орындары жетекшілерінің жалпы жиналысы болады.

              Қол қойған: Республикалық

білім беру бірлестігі ақпарат

бөлімінің бастығы Ұ.Қ. Толсынов

              Жіберген: хатшы Ғ.Н. Омарова

              12.07.2009 күні сағат 10.00-де қабылдап алған Е.М. Әшімова.

ШАҒЫМ

Шағым – келісім – шарт міндеттемелерін және осы міндеттемелерді бұзған тараптардың шығындарды өтеу туралы талаптарын бұзғандығы туралы құжат. Шағым тауардың (жұмыстың және қызмет көрсетудің) сапасы, оны жеткізудің көлемі мен мерзімдері, орау, таңбалау,төлемдер және келісім – шарттың басқа талаптарына қатысты қойылады және оған: шағым жасауға негіздеме, дәлелдер (құжаттарға сілтеме, мысалы коммерциялық акт, сапа сертификаты) , шығындарды өтеудің нақты талаптары. Шағым растаулар шағымға қосымша ретінде ресімделеді. Шағымға кәсіпорынның басшысы, бас бухгалтеріқол қояды және мөр соғады. Шағым тапсырыс хатпен жіберіледі не курьер арқылы қолма – қол тапсырылады.

ШАҒЫМҒА ЖАУАП

Шағымға жауаптың мынадай нұсқалары болуы мүмкін:

-         ол бойынша шешім қабылданбаса, шағымды қарауға қабылдау туралы;

-         ақы төлеу кезінде күнін және төлем тапсырмасының нөмірін көрсете отырып, толық немесе ішінара шағымды қанағаттандыру туралы;

-         шағымнан толық немесе ішінара бас тарту.

Шағымға жауап жасаған кезде қосымша түрінде ресімделген қажетті құжаттар ұсынылуы тиіс. Шағымға жауап кәсіпорынның басшысы қол қояды және мөрмен растайды.

ТАЛАП – АРЫЗДАР

Талап – арыз сотқа жазбаша түрде беріледі. Арызда:

1)     арыз беріліп отырған соттың атауы,

2)     талапкердің атауы, оның тұратын жері немесе егер талапкер заңды тұлға  болса, оның орналсқан жері, сондай – ақ арызды өкілі берсе, онда өкілдің атауы және оның мекен – жайы;

3)     жауапкердің атауы, тұратын жері немесе егер жауапкер заңды тұлға болып табылса, оның орналасқан жері;

4)     талапкер өз талаптарын негіздейтін жағдайлар және талапкер жазған жағдайларды растайтын дәлелдер;

5)     талапкердің талап – арызы;

6)     талап – арыз бағалауға жататын болса, оның бағасы;