Кәсіпорындағы ақпараттық – анықтамалық құжаттар, түрлері, мінездемелері

Кәсіпорындағы ақпараттық – анықтамалық құжаттар,

түрлері, мінездемелері

              Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық – анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау және бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.

              Ақпараттық – анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар, түсініктемелер, сенімхат, актілер, әр түрлі хаттың түрлері тағы да басқалары жатады. Олар ұйымдастырушылық – бұйрықтық сипаттағы құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс - әрекеті орындауға қозғау салғанымен, мәлімет ретінде ғана қабылданады.

ХАТТАМА

              Хаттама – мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның жиналыстары мен мәжілістерінде қаралған, талқыланған, қорытындыланған жағдайларды тіркейтін ұйымдық - өкімдік құжат. Хаттама мәжіліс барысы, стенограмма, дыбыстық жазбалар, сондай-аұ мәжілісте әзірленген құжаттар (баяндамалар, жарыссөздер мәтіні, анықтамалар, тізімдер, қорытындылар) негізінде ресімделеді.

              Хаттама мәтіні екі бөлімнен тұрады:

              Кіріспе бөлім төраға, хатшы (аты – жөндері), қатысушылар (аты – жөндері алфавиттік ретпен), күн тәртібі (мәселелер нөмірленеді және олар «туралы» деген көмекші сөзбен аяқталып отырады) жөніндегі мәліметтерден тұрады.

              Негізгі бөлім күн тәртібінің пункттеріне сәйкес тармақтар бойынша жазылады. Алдымен мәселенің нөмірі қойылады. Содан соң мәтін «ТЫҢДАЛДЫ», «ЖАРЫССӨЗГЕ ШЫҚТЫ», «ШЕШТІ» («ҚАУЛЫ ЕТТІ») деген сөздермен жаңа жолдарға бөлінеді. Бұл сөздер бас әріптермен, жаңа жолдан жазылып, әрқайсысының соңынан қос нүкте қойылып отырады. Баяндамашылар мен тыңдаушылардың аты – жөндері жаңа жолдан жазылады. Мәтінде сұрақтар мен жауаптар беріледі. Мәтін жеке түрде, үшінші жақтан жазылады. Мәтіннің негізгі бөлігін шешім немесе қаулы қорытындылайды. Ол бірнеше пункттен тұруы мүмкін (кімге қандай тапсырма берілді, оның орындалу мерзімі қандай).

Қазақстан Республикасының                                           Агентство по стратегическому

стратегиялық  жоспарлау және                                        планированию и реформам

реформалар жөніндегі агенттігі                                       Республики Казахстан

ХАТТАМА                                                                         ПРОТОКОЛ 

27 ақпан 2010 жыл                                                             №8

Астана қаласы                                                                    Город Астана

┌2010 жылдың жұмыс жоспары туралы ┐

Төраға: Абдулов А.А.

Хатшы: Смағұлова С.С.

Қатысқандар: 16 адам (тізімі берілген)

КҮН ТӘРТІБІ:

1.      Ведомстволық мұрағат жөніндегі ереженің жобасы туралы

2.      Тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы жөніндегі ереженің жобасы 

туралы                               

              1. ТЫҢДАЛДЫ:           

Б.Б.Батыровтың баяндамасы (мәтіні тіркелген)

                  СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР:

Д.С.Досымов – ұйымдық - әдістемелік басшылықты Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты жүзеге асырады деген 7-тармақты анықтау керектігі жөнінде ұсыныс өндірді.

                 ШЕШТІ:

1.1. Ведомстволық мұрағат туралы ереже жобасы мақұлдансын және келісу үшін Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатының сараптау – тексеру әдістемелік комиссиясына ұсынылсын.

          2.ТЫҢДАЛДЫ:

С.Б.Берікованың баяндамасы (мәтіні тіркелген)

                  ШЕШТІ:

2.1. Тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы туралы ереже мақұлдансын және келісу үшін Қазақстан Республикасы президенті мұрағатының сараптау – тексеру әдістемелік комиссиясына ұсынылсын.

Төраға                                                  қолы                                    Абдулов А.А

Хатшы                                                  қолы                                   Смағұлова С.С

ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАР

              Қызметтік хаттар – бұл ол қандай да бір мәселе туралы мекемелермен, ұйыдармен және жеке тұлғалармен пікір алмасу құралы қызметін атқаратын әр түрлі мазмұндағы басқару құжаттарының үлкен тобының жинақталған аты. Қызметтік хаттар басқару қызметінде туындайтын көптеген жедел  мәселелерді шешу үшін қолданылады. Мазмұны мен мақсаты бойынша хаттар: кепілдік беру, ақпараттық, жарнамалық, коммерциялық, сұрату хаттары, хабарлама хаттар, өтініш хаттар, жауап хаттар, еске салу хаттары болып бөлінеді.

              Қызметтік хаттар кәсіпорындар, мекемелер, ұйымдар арасын байланыстыратын звено болып табылады, мекеменің келіп түскен және жіберілетін құжаттамасының 80% - ын құрайды. Олар бухгалтерия қызметінде де жиі қолданылады. Қызметтік хатың мәтіні қарапайым жазылады, бір мәселеге ғана арналады. Бұл алушы мекеменің хатты өңдеу бойынша (ең алдымен тіркеу, бақылау, іске қалыптастыру) техникалық операцияларын жеңілдетеді және құжатты орындауды тездетеді. Хаттың мәтіні жүйелі, нақты және нық болуы тиіс. Фактілер мен оқиғалар объективті ұсынылады, ал ұсынылып отырған мәселе жеткілікті түсініктермен қысқа және анық айтылады.

              Хат арнайы бланкіде толтырылады және оның тақырыбы, адресаттың аты көрсетіледі, қол қойған тұлғаның аты – жөні және құрастырушының телефон нөмірі жазылады. Жіберілетін хаттың екінші данасы (көшірмесі) бланкіде басылмайды. Хаттың мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте фактіге, күнге, хатқа сілтеме жасай отырып, хатты жазудың себептері көрсетіледі. Екінші бөлігінде хаттың негізгі мақсаты (ұсыныс, бас тарту, өтініш, кепілдік және т.б.) айтылады. Хаттағы ақпартты жақсы қабылдау үші мәтінді жазудың дәстүрлі тәртібін өзгерту ұсынылады және екінші бөлікке дәләлдер мен тұжырымдарды орналастыра отырып мәселені оның негізгі мәнінен бастау қажет. Күрделі емес, мәселелері алдын – ала талқыланған хаттар түсіндірмесіз бір ғана бөліктер тұрады.

              Қызметтік хаттардың негізгі мақсаты – іс-әрекетке кірісудің қажеттігін сендіру, көрсету, түсіндіру. Бұл мәтіннің анықтығынан, нақтылығынан және қысқалығынан көрінуі тиіс. Сөздерді нақты мағынада анық қолданған дұрыс. Көпсөздік құжаттың мәнін түсінуге қиындық тудырады.Жүргізілген фактілер объективті, сандық деректері дәл, хаттың жалпы тоны қалыпты болуы тиіс. Хатта үзілді – кесілді сөздерден аулақ болған жөн: бұрынғыша, белгілі болғандай, мүмкін болса деген сияқты конструктивті тіркестердің болғаны дұрыс. Адресатқа көсемше сияқты айналымдармен: «Сіздің ұсынысыңызды мұқият қарап...», «Сіздің ескертпелеріңізді жан – жақты зерделеп...» деген тіркестермен жауап ьеру арадағы сыйластықты  көрсетеді. Хаттарда көрсетілетін  мәселелердің алуан түрллігіне қармастан, іс - әрекетті негіздеу кезінде бастапқы және қорытынды сөздер мен сөз тіркестерінің шектелген жиынтығы: «Айырбастау тәртібімен...», «Байланысты...», «Ерекше жағдайда...», «сәйкес...», «мақсатында...» деген тіркестер қолданылады. Шешеімдерді қабылдау себептері көсемше арқылы беріледі: «есепке ала отырып...», «қарап...», «басшылыққа ала отырып...» және т.б.

              Кепілдік хаттардан басқа, хаттарда, факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Хаттың тақырыптық бөлігінде мынадай декректемелер болады: «Құжаттың күні», «Құжаттың тіркеу нөмірі», «Құжаттың тіркеу нөміріне және күніне сілтеме», егер жауап хат болса, онда мәтіннің тақырыбы көрстіледі. Хаттарда «Адресат» (хатты алушының) деректемесінің құрамдас бөліктері дұрыс көрсетілуі тиіс: фирма, құрылымдық бөлімшелер, лауазымы, аты – жөні, алушының почталық мекен – жайы.Бір мазмұнды хат бірнеше адресатқа жіберілетін болса, онда бірінші негізгі алушының мекен – жайы, сосын басқалары көрсетіледі. Егер құжат үшеуден көп адресатқа жіберілсе, жіберу тізімі жасалады және әрбір данасына нақты дана жіберілетін адресат қана жазылады. Егер хат бұрын жіберілген хатқа қосымша ретінде болса, онда бұрын жіберілген хаттың нөмірі мен күні көрсетіледі.

              Мекемеден жіберілетін барлық хаттар екі топқа – бастама және жауап хаттар болып бөлінеді. Егер жауап хат болса, онда құрастырушы жауап беріп отырған бастама хаттың күні мен нөмірін көрсетеді. Бұл деректеме хат түпкілікті ресімделгеннен кейін бланкіге толтырылады.

Мазмұнының сипаты бойынша хаттарды шартты түрде мынадай түрлерге бөлуге болады:

ІЛЕСПЕ ХАТТАР

Ілеспе хаттар – адресатқа хатқа қоса жіберілген құжаттар туралы ақпарат беретін құжат. Ілеспе хаттарды жасау ұсынылып отырған құжатқа қандай да бір түсінік немесе қосымша қажет болғанда ресімделеді: орындау уақытын көрсету, кешіктіру себептерін түсіндіру, күрделі тұстарын түсіндіру және т.б. Хат: «Жібереміз», «Қайтарамыз», «Ұсынамыз» сияқты сөздерден тұрады және жіберілетін құжаттың тақырыбы және іздеу белгілері (күні мен мөрі) көрсетіледі. Егер ілеспе хаттың мәтіні өте қысқа болса, онда А5 форматында дайындалады және өзіндік тақырыбы болмайды. Барлық қалған жағдайларда, мазмұнында қандай да бір ақпарат болмаса, ілеспе хат ресімделмейді. Ілеспе хат жіберілген қосымша құжаттардың орындалу сипатын немесе мақсатты бағыт – бағдарын түсіндіру қажет болған жағдайда жазылады.

«Марал» жауапкершілігі                                         Товарищество с ограниченной

шектеулі серіктестігі                                                 ответственностью «Марал»

100006, Алматы қаласы,                                        100006 г. Алматы

Мұратов көшесі, 15                                                 ул. Муратов, 15

тел: 8(7172) 56-25-48                                               тел: 8(7172) 56-25-48                                          

факс: 36-14-45                                                         факс: 36-14-45                                                     

E-mail: Maral.sobaka.ru                                           E-mail: Maral.sobakа.ru

25 ақпан 2010 жыл № 8-4-64

┌ Құжаттармен жұмысқа есеп ┐                            «Дәулет» ЖШС

    беру туралы                                                           100008 Қарағанды қаласы

                                                                                        Ерубаева көшесі,54

Құжаттармен жұмыс жасауды реттеу және орындаушылық тәртіп бойынша сапалы сараптама жасау мақсатында есеп берілетін кезеңнен кейінгі айдың 5-інен кешіктірмей бекітілген үлгілердегі құжат айналымы бойынша тоқсандық, жарты жылдық, жылдық есеп берулеріңіз қажет.

Қала әкімі аппараты жетекшісіне жолданатын құжаттар бірінші басшы (немесе оның міндетін атқарушы тұлға) қол қойған, бекітілген үлгідегі бланкіде ғана қабылданады. Қойылған қолдан кейін төменгі сол жақ бұрышта немесе бірінші парақтың сырт жағында орындаушының тегі және телефон нөмірі көрсетілуі тиіс. Аталған талаптарға жауап бермейтін хат – хабар түзету үшін кері қайтарылады.

Қала әкімі                                          қолы                                С.Қ. Салықбаев

Орын.: Б.С. Жүкенова

тел.: 54-45-78

ХАБАРЛАМА ХАТ

Хабарлама хат – қызметтік хаттардың бірі. Ол қандай да бір жағдайды хабарлау үшін немесе қандай да бір міндеттердің орындалмағанын ескерту үшін жіберіледі. Хабарлама хат өзінің стилі бойынша шақыру хаттарына және ақпарттық хаттарға ұқсас болып келеді. Нақты адресат үшін жазылады және сұратуға жауап болып табылады. Ақпараттық хаттың мәтінінде қандай да бір деректер немесе шаралар туралы хабарланады. Ақпараттық хат арқылы көбіне ұйымның қызметі немесе әр түрлі өнімі анықталады. Ол: «Хабарлаймыз», «Хабардар етеміз», «Сіздің назарыңызға ұсынамыз» деген сөздер арқылы жазылады. Одан әрі қандай да бір фактілер көрсетіледі.

«Құлагер»жауапкершілігі                                                Товарищество с ограниченной                                                                                             

шектеулі серіктестігі                                                         ответственностью «Кулагер»

100005  Алматы қаласы,                                                   100005 г. Алматы

Абай даңғылы, 11 үй                                                         проспект Абая, 11

тел: 8(7172) 45-15-25                                                         тел: 8(7172) 45-15-25

факс: 45-15-25                                                                    факс; 45-15-25

E-mail: kulager.@mail.ru                                                    E-mail: kulager.@mail.ru

30 ақпан 2010 жыл № 8-10-26

┌ Көлік салығын жыл сайын ┐                                    «Барыс» ЖАҚ      

   төлеп отыру туралы                                                     010000, Астана қаласы

                                                                                              Рысқұлов даңғылы, 25