Компьютерные технологии подготовки документов

- перевернуть таблицу — превратить боковик в головку, головку — в боковик, строки — в графы, а графы — в строки;

- перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;

- вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;

- разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;

- комбинировать указанные приемы;

Минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

- избегать деления головки на ярусы, если можно объединить заголовки двух ярусов в один;

- объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять повторяющиеся заголовки в один заголовок, используя перекомпоновку граф;

- образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

- устранять необязательные заголовки типа "Страны" над названиями стран, "Год" над обозначениями годов;

- переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;

- заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке;

Максимальный лаконизм данных прографки, для чего рекомендуется :

- выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа — в тематический заголовок;

- ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, округляя числа или переводя единицы величин в более крупные с помощью приставок;

- объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;

- заменять слова условными математическими обозначениями: < (не более), > (не менее), > (более), < (менее) и т. п.;

- размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:

1) построение  таблицы из показателей подлежащего,  как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные таблицы или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число;

2) включение в графы таблицы только обязательных текстов и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах приводит к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы;

3) включение в таблицу иллюстраций только в тех случаях, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы.

При несоблюдении этого условия таблица будет  зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место;

4) использование для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, места вразрез прографки;

5) размещение показателей подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего;

6) объединение соседних однотипных таблиц;

удаление лишних граф (с одними и теми же сведениями в строках) с перенесением этих сведений в тематический заголовок или в примечание к таблице;

7) построение таблицы таким образом, чтобы (если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо) в боковике оказалось меньшее число строк.

 

2.2. Использование персонального компьютера в оформлении

документов

 

Оформление  нумерационного заголовка таблицы

Назначение  нумерационного заголовка — упростить  ссылку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей.

Допустимы следующие  варианты оформления нумерационного заголовка:

- над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова Таблица с последующим номером;

- перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется;

- перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется;

- над продолжением таблицы в виде слов Продолжение табл. с последующим номером и выравниванием вправо;

- над окончанием таблицы в виде слов Окончание табл. с последующим номером и выравниванием вправо;

- нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная;

- стиль оформления нумерационного заголовка для всех таблиц в рамках одного документа должен быть единым.

Оформление  тематического заголовка таблицы

Назначение  тематического заголовка—дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа.

При его оформлении следует учитывать то, что тематический заголовок:

- необязателен в таблице, материал которой нужно использовать только по ходу чтения документа;

- не ставится над продолжением и окончанием таблицы;

горизонтально центрируется.

Оформление  граф в головке (шапке) таблицы

При оформлении граф в головке таблицы учитывается  следующее:

- заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике;

- если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке:

- словесное обозначение данных графы;

- буквенное обозначение данных графы;

- обозначение единицы измерения;

- указание на ограничение (от, до, не более, не менее).

Например: Температура t, °С, не менее\

заголовок графы, как правило, формулируется в  именительном падеже единственном числе; во множественном числе —только в случаях, когда некоторые показатели графы стоят во множественном числе или когда заголовок графы — существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов;

- заголовок графы пишется без сокращений, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа;

- заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов — обозначения в виде специальных символов (градусы Цельсия — °С, проценты — %, доллары США — $ и т. п.);

- заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах — только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы;

- если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка);

- таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице;

- нумерация или литерадия граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач.

Оформление  этих элементов таблицы должно производиться  с учетом того, что:

- нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф;

- в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы — арабскими цифрами;

- графа "Номер по порядку" оформляется с учетом следующих требований:

данная графа  обязательна только при необходимости  ссылок в тексте документа на строки таблицы;

- графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике;

- заголовок графы оформляется в виде: Nsnn.;

- допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике;

Представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям:

- включать в таблицу отдельную графу Единицы измерения не допускается;

если все  данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы (отделена от него запятой);

- если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица указывается после тематического заголовка, а остальные — после заголовков соответствующих граф;

- если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф;

- единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы;

- заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следующих требований:

как в боковике, так и в головке заголовок  Итого относится к частным, промежуточным итогам, заголовок Всего — к суммирующим частные итоги;

в боковике принято  заголовки Итого и Всего выравнивать  по левому краю.

 

Оформление  заголовков боковика таблицы

Заголовки боковика оформляются с учетом следующих  требований:

заголовки боковика располагаются:

при одной ступени:

- от края боковика, если большинство умещается в одну строку;

- с абзацного отступа, если они занимают две-три строки;

при нескольких ступенях:

- заголовки 1-й ступени — от края боковика, если большинство умещается в одну строку;

- заголовки последующих ступеней — с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;

- заголовок, в том числе рекомендуется размещать так же, как заголовки, к которым он относится;

- заголовки 1-й ступени пишутся с прописной буквы, так же как и заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени;

- заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при его отсутствии никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика;

- если в боковике подряд расположены одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова. То же (при заголовках, занимающих две строки и более), а затем уже кавычки.

Оформление  прографки таблицы

Оформление значений данных в прографке таблицы должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями:

Указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом:

- при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие;

- при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире;

- обозначение ничтожно малых чисел оформляется следующим образом:

- если число значительно меньше одной десятой, то проставляется О,0;

- если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 ит. д..;

- при представлении многоразрядных чисел рекомендуется разделять числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры справа налево для целой части и слева направо — для дробной части;

Числовые значения в ячейках должны быть представлены в соответствии со следующими требованиями: