Компьютерные технологии подготовки документов

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………….4

 

Глава 1. Компьютерные технологии подготовки документов………………..6

1.1.Сущность  и основные направления автоматизации 

делопроизводства. ……………………………………………………………….6

1.2. Подготовка  текстовых документов с использованием

 персонального  компьютера……………………………………………..………9

1.3. Основные  методы оформления (форматирования) текстовых 

документов. ……………………………………………………………………..16

1.4. Компьютерные  технологии подготовки табличных  документов……….25

 

Глава 2. Основные требования к оформлению при использовании

персонального компьютера. …………………………………………………...27

2.1. Понятие и  структура таблицы……………………………………….….…27

2.2. Использование  персонального компьютера в оформлении 

документов……………………………………………………………………….30

 

Глава 3. Практические аспекты  автоматизации делопроизводства…….…..35

 

Заключение……………………………………………………………………...39

 

Список использованных источников……………………………………….….42

 

Приложение………………………………………………………….………….43

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Необходимой составной  частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что  контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.

Работа с  документацией - основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей  высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Работа с  документами требует специальных  знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа - приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. - имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

В документах закрепляются производственные отношения как  внутри предприятия, так и его  отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

В современных  условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что  документирование является лишь средством  достижения целей производства, нужно  так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с  тем недопустимо преуменьшение  роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Актуальность  темы данной курсовой работы объясняется тем, что делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.

Цель  данной курсовой работы – Целью данной курсовой работы является рассмотрение использования персонального компьютера в документировании.

 Задачи курсовой работы:

-   раскрыть компьютерные технологии подготовки документов.

- раскрыть основные требования к оформлению документов при использовании персонального компьютера.

- раскрыть графические  аспекты автоматизации делопроизводства.

Использовались труды таких ведущих отечественных и зарубежных специалистов, как Андреева В.И.; Басаков М.И. ; Замыцкова О.И.; Захаркина О.И.; Кирсанова М.В.; Крылова И.Ю.; Кузнецов И. Н. и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ

ДОКУЕНТОВ

 

 

1.1.Сущность и основные направления автоматизации делопроизводства

 

 

Основой современной  организации рациональной и оперативной  работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Перечислим  основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

- помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

- передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

- регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

- контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

- перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);

- защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Внедрение электронного документооборота в организации  позволяет повысить эффективность  труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и психологические.

При внедрении  подобных систем необходимо следовать некоторым общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок.

К принципам  внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:

– постепенное  увеличение удельного веса ПЭВМ при  создании документов (особенно внутри организации);

– своевременную  модернизацию технического и программного обеспечения;

– первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

– предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);

– ясное понимание  необходимости внедрения подобных систем руководством организации .

Автоматизация и механизация работы с документами  направлены на повышение оперативности  управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная  работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизированная  подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях организации. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.

Автоматизированная  регистрация документов может производиться также децентрализовано, в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационно поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления Машино грамм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизированный  контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния  исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.

Руководство предприятия  должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.

Все сотрудники предприятия обязаны четко соблюдать  требования автоматизированной технологии работы с документами.

Современный электронный  офис базируется на промышленных программных продуктах, поставляемых как для отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети. Последняя представляет собой единый комплекс вычислительных машин (в частном случае - ПЭВМ), связанных между собой с помощью сетевого оборудования (сетевые адаптеры, кабели, концентраторы и др.), ресурсы которого доступны пользователям. В этом случае и говорят о телекоммуникации, имея в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.

Компьютеры, находящиеся  в разных местах, могут совместно  пользоваться одними и теми же аппаратными средствами, программным обеспечением или данными.

Компьютеры, установленные  в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами .

Современные вычислительные сети, особенно локальные сети, т. е., например, функционирующие в одном здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную.

В кольцевой  сети имеется несколько компьютеров  или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.

Звездообразную  сеть образуют рабочие станции или  подчиненные компьютеры, соединенные  по двухточечному принципу с центральным  компьютером (сервером) или хабом (концентратором), который осуществляет управление сетью.

Что касается шинной сети, то все компьютеры или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.

Применительно к локальным сетям шинные сети являются наиболее распространенными конфигурациями, а при их соединении с помощью тех или иных систем и видов связи получают глобальные сети.

Любая ПЭВМ преобразуется  в рабочую станцию после установки  в ней сетевого адаптера и подключения  к вычислительной сети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться со средствами телекоммуникаций через специальные устройства - модемы для выхода в различные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлы электронной почты.