Компьютерные технологии подготовки документов

- количество колонок текста (газетный стиль).

Печать  документа:

Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерывно совершенствуются, что позволяет получать "твердую" копию разрабатываемого документа, максимально приближенную к изображению документа любого типа сложности в окне редактирования.

Различают подготовку текста документа к печати и собственно печать текста. Спектр возможностей программ класса СПТД для подготовки к печати весьма широк, состав операций и способ их задания определяются конкретной системой подготовки текстов.

К основным операциям  можно отнести процесс разбиения  документа на страницы, нумерацию страниц, оформление колонтитулов, предварительный просмотр документа на экране дисплея в специальном режиме.

Последняя операция позволяет пользователю проверить, как будет выглядеть документ при печати на бумаге, не делая распечатки. Процедура разбиения на страницы выполняется программами СПТД чаще всего автоматически в процессе набора текста, но иногда — по специальной команде системы.

Аналогично  существованию "жестких" и " мягких" разделителей строк и слов существуют "жесткие" и "мягкие" разделители страниц. Установка "мягких" разделителей страниц производится программой СПТД, причем положение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или форматировании текста.

Положение маркера "мягкого" разделителя страниц  зависит от параметров оформления фрагментов текста на странице и атрибутов форматирования страницы — установленных величин полей, формата листа бумаги для печати.

Кроме того, некоторые  универсальные системы подготовки текстов позволяют произвести разбиение на страницы по правилам полиграфии. Например, не допускаются так называемые "висячие" строки — одиночные строки абзаца вверху или внизу страницы, может автоматически отслеживаться расположение двух соседних абзацев на одной странице документа (хотя бы две строки следующего абзаца расположены на странице с предыдущим абзацем текста) и т. п.

"Жесткие"  разделители страниц устанавливаются  пользователем при необходимости начать новую страницу документа, например, перед таблицей, в конце главы и т. п. Положение маркера "жесткого" разделителя страниц полностью во власти разработчика документа и не может быть изменено программой системы подготовки текстов.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагается в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Некоторые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы.

Подготовленный  текст может быть сохранен на внешнем  носителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять процедуру подготовки к печати либо с целью печати на принтере, подключенном к другому компьютеру.

Собственно  печать является заключительной операцией этапа печати документа и в значительной степени зависит от типа и возможностей печатающего устройства, а также сервисных возможностей операционной системы по обслуживанию процесса печати.

Иногда требуется  установка режимов печати принтера на его панели управления, конкретные возможности работы печатающего устройства подробно описываются в инструкции по его эксплуатации.

Универсальные системы текстовой обработки  допускают различные вариации печати текста документа, например, печать нескольких копий, печать в обратном порядке, печать только некоторых данных на готовых бланках будущего документа, печать выделенного фрагмента текста или указанного диапазона страниц, настройку на различные модели принтеров и т. п.

 

1.4. Компьютерные технологии подготовки табличных документов

 

Информационная  поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов  документов, в которых значительное место занимает информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т. п.), оформляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков.

Перечисленные формы представления управленческой информации обобщенно будем называть табличными документами, имеющими как самостоятельное значение, так и являющимися составными частями других документов.

Создание и  обработка табличных документов — это та область информационной поддержки управленческой деятельности, в которой прежде всего началось использование тех или иных средств вычислительной техники (калькуляторы, счетно-перфорационная и табуляционная техника, универсальные ЭВМ).

При этом первоначально  реализовывались две технологии:

- данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка производится с - помощью электронного калькулятора;

- данные размещаются в памяти вычислительного средства, а для их обработки создается и используется соответствующая программа.

Первый вариант  рассчитан на рядового пользователя, нагляден, легко проверяется, но расчеты выполняются очень медленно и довольно трудоемки.

Второй вариант  отличается более высокой скоростью  выполнения расчетов, но может быть использован лишь квалифицированным программистом, а не обычным пользователем, что приводит к достаточно высокому уровню затрат.

С появлением персональных компьютеров, не требующих от пользователей профессиональной подготовки в области вычислительной техники и программирования, были созданы прикладные программные средства формирования и обработки табличных документов (табличные процессоры ), которые объединили преимущества обоих вариантов технологии и благодаря своей простоте и универсальности получили широкое распространение.

Подготовка  табличных документов базируется на двух основных категориях:

- форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);

- программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).

Диапазон применения современных табличных процессоров невероятно широк — от операций над числами в столбцах и строках до построения на основе табличных данных диаграмм, выполнения сложного финансово-экономического анализа, автоматизирования различных сфер бухгалтерской и экономической деятельности.

История табличных  процессоров насчитывает уже  около 20 лет. Современные программы по всем характеристикам сильно отличаются от своих предшественников. Рассмотрим основные этапы развития табличных процессоров.

Самую первую программу  работы с электронными таблицами разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc (Visible Calculator) и широко применялась на компьютерах Apple II. Затем идея разработки табличных процессоров была подхвачена рядом фирм, и в течение нескольких лет появился целый спектр программ данного класса. Так, в 1981 г. фирма Computer Associates выпустила систему, пользовавшуюся долгое время большой популярностью, — SupevCalc (Super Calculator).

Табличный процессор  — обязательная составляющая любого интегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что возможностей у такой составляющей несколько меньше, но она обеспечивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включающих системы обработки электронных таблиц, могут быть:

- Corel Office Professional фирмы Corel;

- Word Perfect Suite 7.0 for Windows фирмы Corel;

- Works for Windows фирмы Microsoft;

- MS Office 4.21 for MAC фирмы Microsoft;

- Office Professional for Windows фирмы Microsoft,

- SmarfSuife 96for Win 95 фирмы Lotus.

С появлением операционной системы Windows 95 были разработаны версии самых популярных табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде:

- ЕхсеП. О фирмы Microsoft;

- Lotus 1-2-3 5.0 фирмы Lotus Development Corporation;

- Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co.

 

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПРИ

ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМПЬЮТЕРА

 

 

2.1. Понятие  и структура таблицы

 

Существует  несколько определений понятия "таблица":

- таблица — это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — составная часть и столбца, и графы;

- таблица (от польск.fablica, от лат. tabula — доска, таблица) — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.

На пересечении  столбца и строки устанавливается  графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Организация материала  в таблицу не имеет смысла если:

- включаемые в таблицу данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;

- целесообразнее привести данные в тексте, а не строить ради нескольких числовых данных сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии;

- целесообразнее заменить таблицу графиком или диаграммой с целью наглядной демонстрации характера протекания процесса, выявления структуры и соотношения ее частей.

Логически таблица  состоит из подлежащего и сказуемого.

Подлежащее  — это наименование того явления  или объекта, которые рассмотрены  в таблице.

Сказуемое —  это совокупность характеристик  объектов, относящихся к подлежащему.

Порядок разработки таблицы

Чтобы построить  таблицу, необходимо:

- сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, — показатели ее подлежащего;

- сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего;

- определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого — в головке;

- построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы;

- определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком.

Основные  требования к форме и построению таблиц

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность  построения таблицы означает:

- расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);

- правильную, логическую соподчиненность элементов таблицы:

данных графы  — ее заголовку, данных строки —  показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объединяющему их заголовку верхнего яруса;

- логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:

- расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке).

Подобное расположение может быть затруднено в случаях: когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего; когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего, когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали;

- расположение рядом сопоставляемых граф и строк;

- системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разно значности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т. д.);

- расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) — подлежащего ;

- равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк);

- преимущественное использование продольных таблиц.

Получающиеся  поперечными таблицы можно сделать  продольными: