Електронний документообіг

Набуття чинності ДСТУ 4423:2005 стало прогресивним явищем у стандартизації вітчизняних документаційних процесів, їх сумісності у випадку інтеграції у світові інформаційні процеси. Безперечно, здобутки міжнародної спільноти, колективна творчість у сфері records management буде корисним не лише у практичному значенні, але, передусім, нормативно-правовому, сприяючи узгодженню вітчизняних і міжнародних актів, так необхідних для єдиного простору проходження документаційних процесів. Вважаємо, що впровадження національного модифікованого варіанту ISO 15489–2001 стане першим кроком адаптації інших міжнародних стандартів, що стосуються керування документаційними процесами, поліпшення організації діловодства й архівної справи в Україні.

Створення нормативно-правових передумов запровадженню систем електронного документообігу дало можливість вітчизняним підприємствам, установам та організаціям використовувати на практиці ці системи. Зокрема, Державна податкова адміністрація отримала можливість запровадити подання звітності підприємствами у електронній формі. Серед приватних організацій заслуговує уваги досвід запровадження електронного документообігу ПАТ КБ «ПриватБанк».

Електронний документообіг  ПАТ КБ «ПриватБанк» організований  за посередництвом програмного продукту «ПриватДок», котрий дозволяє на тільки скоротити витрати часу на створення документів та організацію їх обігу, скоротити витрати коштів на утриманні архівних приміщень, але і контролювати всі етапи життєвого циклу документу.

«ПриватДок» передбачає можливість одночасної роботи з документом великої кількості користувачів в будь-який слушний час доби з будь-якої точки світу. Щодня у «ПриватДоку» створюється близько 15 тис. нових документів і проводиться до 2,5 млн. операцій з документами. Особливістю системи є те, що кожен документ має власну картку документа з унікальним номером (в межах календарного року), що містить додаткову інформацію про документ і супровід до документа, в якому фіксується історія руху документа.

Оцінка ефективності роботи співробітників і підрозділів  у ПриватДоку проводиться за: дотриманням  нормативів обробки документів; дотриманням  нормативів узгодження; обліком надання  відповідей на зауваження тих, що погоджують. В цілому «ПриватДок» прогресивний програмний продукт, що зумів вивести систему діловодства ПАТ КБ «ПриватБанк» на якісно новий рівень.

Джерела та література

1. Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг”: Закон України від 22.05.93 № 851-IV // Відомості Верховної Ради України. – 2003. – № 36. – 275 с.

2. Закон України „Про електронний цифровий підпис”: Закон України від 22.05.2003 № 852-IV // Відомості Верховної Ради України. – 2003. – № 36. –  276 с.

3. Антоненко І.Є. Стандартизація процесів управління документацією : досвід Австралії / І. Є. Антоненко // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність : проблеми науки, освіти, практики : зб. матеріалів Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25–26 трав. 2004 р. – К., 2004. – С. 60–62.

4. Антоненко І. Є. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація – Управління документацією” / Антоненко І. Є. // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 11. – С. 172 – 177.

5. Антоненко І. Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація – Управління документацією” / Антоненко І. Є. // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 73 – 83.

6. Балабанова Л. В. Організація праці менеджера: Навч. посібник / Балабанова Л. В., Сардак О. В. – Донецьк: Дон. держ. університет економіки і торгівлі ім. Туган-Барановського, 2003. – 298 с.\

7. Бездрабко В. Документознавство в Україні: інституалізація та сучасний розвиток : [монографія] / В. Бездрабко. – К. : Четверта хвиля,               2009. – 720 с.

8. Бездрабко В. В. Зародження теорії діловодства і гносеологічні ракурси формування документознавства / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. – 2008. – № 1. С. 78–83.

9. Глущик С.В. Сучасні ділові папері / Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. – К.: А.С.К., 2002 – 400 с.

10.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / ГАУ СССР. ВНИИДАД. – М.,            1991. – 99 с.

11.  Кулешов С.Г. Українське документознавство : сучасний стан і перспективи розвитку / С. Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 1999. – Т. 4. – С. 95–98.

12.  Микулич Н. Д. Применение ЭЦП в Беларуси / Микулич Н. Д. [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://www.itsec.ru/articles2/ vestnikSNG/primenen_ECP_Belarus

13.   Національний стандарт України ДСТУ 2732 : 2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”. – Чинний від 01.07.2005. – К. : Держспоживстандарт, 2005. – 32 с.

14.  Національний стандарт України ДСТУ 4423-1 : 2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення". – Чинний із 01.04.2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007. – 28 с.

15.  Новосёлов  В. И. Делопроизводство в госаппарате / В. И. Новосёлов, А.Н. Сокова. – Саратов : Издво Саратов. ун-та, 1977. – 208 с.

16.  Перспективы развития «электронного правительства» в Германии [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://www.microsoft.com/rus/ government/newsletters/issue10/issue10_8.asp.

17.   Романов Д.А. Правда об электронном документообороте / Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логвинова А.Ю. - М.: ДМК Пресе, 2002. – 224 с.

18.  «Сингапур: единый портал электронного обслуживания граждан», eGovernment – технологии и решения для электронного правительства»

19.  [Електронний ресурс] – Режим доступу: www.egovernment.ru/ article.phtml?id=46.

20.   Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления / А. Н. Сокова. – М.: Знание, 1985. – 64 с.

21.  Эстонское правительство станет ближе к виртуальному народу // Информационное агентство «Росбалт», 19 июня 2001 г. [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://www.rosbalt.ru/index.php?cn=12178.

22.   Healy S. ISO 15489 Records Management – its development and significance/ Healy S. // Records Management Journal. – December 2001. – Vоl. 11. – № 3. – С. 133–142.