Електронний документообіг

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗМІСТ

Вcтуп ……………………………………………………………………………….. 3

Розділ 1. Електронний документообіг: історіографія питання  ……………….....6

Розділ 2. Організація документаційних процесів …………………………....… 13

              2.1  Основні форми організації документаційних процесів………….. . 13

    2.2 Електронний документообіг як сучасна  форма організації                                                документаційних процесів …………………………………...…….. 16

Розділ 3. Стандартизація керування документацією …………………… ..…… 21

    3.1 Міжнародна практика стандартизації електронного              документообігу……………………………..………………………... 21

    3.2 Практика запровадження електронного документообігу в             Україні………………………………………………………………... 27

Висновок …………………….……………………………………………………. 35

Джерела та література …………………………………….……………………. 37

 

 

 

 

 Вступ

Актуальність теми даної курсової роботи є стрімка реорганізація діловодства в Україні останнього десятиліття, викликана процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, змусила уважніше вивчати міжнародний досвід із керування документацією. Керування документаційними процесами розвивається у двох напрямках – уніфікація і стандартизація.

Закономірним і неминучим  кроком у цьому напрямі стандартизації керування документаційними процесами  в Україні стало студіювання ISO 15489–2001 «Information and documentation. Records management», з’ясування можливостей його застосування, шляхів упровадження. Національним продовженням міжнародної практики стандартизації документаційних процесів стало розроблення на базі міжнародного стандарту ISO 15489–2001 національного – ДСТУ 2732 : 2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”. Цей стандарт дозволив поєднати передовий міжнародний досвід стандартизації документаційних процесів з вітчизняними традиціями документування.

З розвитком інформаційних  технологій процеси документування набули нової форми. Сучасні організації поступово відмовляються від традиційної (паперової) форми діловодства на користь електронної. Лідери серед підприємств України також впроваджують системи електронного документообігу. Керівники цих підприємств усвідомлюють, що електронний документообіг це не тільки економія коштів на скороченні персоналу, який відповідає за діловодство, скорочення витрат на закупівлі паперу, бланків, архівних приміщеннях це ще і ефективна система моніторингу та контролю за виконанням документів. Керівник може відслідковувати стан та готовність документа на кожній стадії його життєвого циклу.

Тому процеси стандартизації та уніфікації перемістилися у площину  інформаційних технологій документування. Як показує зарубіжний досвіт на сьогодні у високорозвинених країнах активно проходить процес стандартизації електронного документування.

Безумовно, тематика стандартизації електронного документообігу є актуальною за сучасних умов. Але не менш актуальною є проблематика поширення систем електронного документообігу серед  підприємство, організацій та органів державного управління. Усвідомлення вищим керівництвом держави необхідності впровадження електронного документообігу у сфері державного управління сприяло б значному скороченню витрат організацію документообігу у сфері державного управління, підвищенню ефективності контролю за виконанням документів та покращило б якість державних послуг, що надаються громадянам.

Цікавим для дослідження  є також практика впровадження електронних  систем документообігу на одному із підприємств. Теоретичні переваги певного нововведення не завжди приносять очікуваний результат при їх практичному впровадженні. На сьогодні в Україні є певні підприємства та організації, котрі впровадили системи електронного документообігу. Проте ці системи ще не отримали потрібного визнання. Тому дослідження досвіду впровадження електронних систем документообігу створить передумови для їх популяризації серед підприємств, установ та організацій України.

Об’єктом дослідження у цій роботі виступає система документаційного забезпечення діяльності підприємств та організацій в Україні.

Предметом дослідження є особливості процесу організації електронного документообігу в Україні.

Мета курсової роботи полягає у визначенні шляхів переходу підприємств установ та організації України на систему електронного документообігу.

Завдання, що покладаються до виконання у курсовій роботі:                          -здійснити аналіз процесів стандартизації систем електронного документообігу.

- здійснити аналіз основних форм організації процесів документування;                     - дослідити електронний документообіг як сучасну форму організації документування.;

- дослідити зарубіжний досвід стандартизації систем електронного документообігу;

- дослідити практичні аспекти впровадження систем електронного документообігу в Україні.

 

Розділ 1. Електронний документообіг: історіографія питання 

Стрімкий розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов  віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну  “діловодство”, збагачується двома іншими – “документаційне забезпечення управління”, “керування документаційними процесами”. Загалом у             1960–1970-х рр. склалося два основних підходи до тлумачення змісту діловодства. Перший із них полягав у визнанні діловодства різновидом управлінської праці, функцією управління, а другий – допоміжною, технічною (технологічною) ланкою управлінської діяльності установи. Діловодство стало збірною назвою для процесів документування діяльності й організації документів установи [15, 19]. При цьому під “документуванням” розумівся процес створення документів, тобто їх укладення й оформлення, а “організацією документів” – створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи та інші операції, що дозволяють їх використовувати в практичних і наукових цілях [15].

Згодом, у 1970 - 80-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміну “діловодства” на “документаційне забезпечення”.

Початково термін “документаційне  забезпечення” означав:                                1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів [15, c. 40]. Як бачимо, за змістом документаційне забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” закріпив синонімічність термінів “делопроизводство” і “документационное обеспечение управления”, урівнявши їх у значенні і використанні.

У 1980-х рр. документознавцями  було порушено питання про керування  документацією. Воно постало з усвідомлення необхідності управління документаційними процесами так само, як і будь-якими іншими матеріальними ресурсами суспільства. Одне із перших визначень управління документацією у вітчизняній науці належить д. і. н. А. М. Соковій. Дослідниця витлумачила його як складно структурований процес, що полягає в “організації точного і повного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів; впровадженні механізму контролю за обсягом і якістю створюваних документів із метою упередження появи непотрібних і надлишкових; забезпеченні якісного виконання усіх доручень і завдань, спрощенні діяльності кожної організації зі створення, накопичення і використання документальних форм; надійному зберіганні і вчасній ліквідації непотрібних документів; юридичному обґрунтуванні всіх аспектів управління документацією" [19]. Визначення змісту поняття А.М. Соковою майже не розходиться із сучасним його тлумаченням. Пізніше, затверджена наказом Головархіву СРСР “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” (1991) [10], уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як “організація роботи з документами” [10, 11], а документування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи [11].

Найбільш примітною  ознакою термінологічного визначення стало фактичне визнання універсальності  терміну щодо сфери управління документаційними процесами. Це, в свою чергу, припускало входження всіх заходів, пов’язаних із документуванням, розповсюдженням, функціонуванням документів і їх зберіганням, у його значеннєві межі. Подібний підхід давно побутував за кордоном, із різними семантичними відтінками, залежно від історично сформованого терміну – records management (США), gestion des documents (Франція) чи Schriftgutverwaltung (Німеччина). Врешті-решт таке ставлення до управління документацією було підхоплено вітчизняною практикою, трансформувавши на концепційному рівні його у визначення – комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів [1, 13, 14]. На тлі розроблення управління документацією аналізуються раціональні обґрунтування та виправдання функціонального призначення канцелярій (управління справами, загальний відділ) як первинних ланок організації роботи з документами, обов’язків службовців, задіяних у керуванні документаційними процесами.

Незважаючи на певні успіхи, досягнуті наприкінці 1980-х рр. – на початку 1990-х рр. у сфері управління документаційними процесами, існувала інформаційна неузгодженість між окремими документальними системами, дублювання документних показників, відсутність нівелювання рівня уніфікованості документів, різні підходи розробників систем документації до рівня їх якості, наявність паралельних документопотоків, збільшення документообігу і т.д. Серйозним недоліком визнавалася відсутність “єдиного координаційного центра” управління документацією [19].

Вивчення проблеми знайшло  вихід в активному освоєнні зарубіжного  досвіду – основних методів і  принципів організації діловодства, пропонованими у руслі records management, їх адаптації до вітчизняних умов документування й функціонування документації (з поправкою на повний “життєвий цикл документа”). Помітніше входження до наукового обігу терміну “керування документацією”, “управління документацією”, а згодом – “керування документаційними процесами” засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики. Всеохопність “життєвого циклу документа”, пропагована керуванням документацією, постулює фундаментальну єдність діловодства й архівної справи, що виражає себе на кожному з рівнів побутування документів й організації роботи з ними і складає об’єктно-предметну сферу документознавства.

Тлумачення поняття  “керування документаційними процесами”, подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від  пропонованих раніше. Якщо у чинному  термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного “керування документацією” маємо модифіковану версію – “керування документаційними процесами”. Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність [13, 1]. Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів “документаційне забезпечення управління”, “керування (управління) документацією” / “керування документаційними процесами” стало ознакою часу.

З введенням нових інформаційних технологій набули поширення нові напрями розвитку науки, виробництва, економіки і, звичайно, діловодства. Технічний прогрес у суспільстві поширився на документи.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа [8]. Розробкою і оформленням електронного цифрового підпису завершується процес створення електронного документа [9].

Електронний документообіг (обіг електронних документів) –  сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються  із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

За останнє десятиріччя в Україні ухвалено низку законів і нормативних актів, що є базою нормативно правового регулювання сфери електронного документообігу. Найбільш відомі – закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 8517IV, «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 8527ІV. Ними визначені основні організаційно правові засади електронного документообігу та використання електронних документів, а також такі важливі поняття, як: «електронний документ», «електронний цифровий підпис», «суб’єкти електронного документообігу», «особистий і відкритий ключ», «центр сертифікації ключів». Отже, нові інформаційні технології дали поштовх для створення нового виду документів.

Перші практичні кроки  запровадження електронного документообігу і застосування електронного цифрового  підпису зроблено 17 січня 2006 року, коли Центральний засвідчувальний орган вручив перше в Україні свідоцтво про акредитацію Центру сертифікації ключів електронного цифрового підпису, яким стала Науково-виробнича фірма «Українські національні інформаційні системи» (м. Дніпропетровськ). В Україні уже існують чотири таких центри. Це означає, що електронний підпис можна уже застосовувати на рівні із власноручним.

Це дає можливість подання різноманітної звітності  не на папері, а в електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з корупцією. Відтепер сотні тисяч  людей вже не будуть марнувати  час у чергах до податкового чи митного інспектора, працівника органів статистики, реєстрації тощо; можливість онлайн закупівель, участі в електронних торгах, що сприяє забезпеченню прозорості діяльності суб’єктів господарювання; можливість юридично значимого документообігу між органами державної влади, підприємствами, організаціями; можливість на відстані отримати різноманітні офіційно засвідчені довідки через мережу Інтернет, що дозволяє уникнути зайвої бюрократизації1 .