Електронний документообіг

Цей перелік можна  подовжувати, але наразі навіть важко уявити обсяги застосування електронного цифрового підпису у життєдіяльності держави, приватного сектору, пересічних громадян. Відтепер кожен пересічний громадянин, підприємець, посадова особа вже має можливість засвідчувати електронні документи своїм власним цифровим підписом, який має однакову юридичну силу з власноручним підписом чи печаткою. Для юридичних осіб передбачено використання додаткового цифрового підпису – аналога відбитку печатки. Для забезпечення такого рівня захисту використовуються посилені сертифікати ключів, що надаються акредитованими центрами сертифікації ключів. Використання посилених сертифікатів дозволяє виконувати юридично-значущий захищений електронний документообіг між будь-якими суб’єктами правових відносин: юридичними і фізичними особами, підприємцями та органами державної влади.

Проблеми запровадження  в Україні електронного документа  та електронного документообігу стають все більш актуальними. Вони набувають  значної політичної та економічної  ваги у зв’язку з розширенням  використання інформаційно-комунікаційних технологій у суспільних відносинах, розбудові систем електронних платежів, електронної торгівлі тощо. При цьому, якщо у Цивільному кодексі (1963 року із наступними змінами, внесеними до нього) було багато обмежень щодо використання електронного документа, то новий Цивільний кодекс 2003 року дозволив широке застосування електронних документів у цивільних правовідносинах.

Одне з проблемних питань, що повинні вирішити законодавство  у цій сфері, - це робота центрів сертифікації ключів, які мають надавати послуги цифрового підпису. Відповідно до частини першої статті 8 Закону “Про електронні цифровий підпис”, центр сертифікації ключів – це юридична особа незалежно від форми власності або фізична особа, яка є суб’єктом підприємницької діяльності, що надає послуги електронного цифрового підпису та засвідчила свій відкритий ключ у центральному засвідчувальному органі або засвідчувальному центрі з дотриманням вимог статті 6 цього Закону (“Вимоги до сертифікації ключа). Спеціалісти вважають, що кількість бажаючих займатися такою діяльністю, можливо, буде досить незначною. Зокрема, тому, що фінансовий бар’єр виходу на ринок таких структур за нинішніх умов буде досить високим з огляду на специфіку їх функцій (надання засобів цифрового підпису, формування, розповсюдження, скасування, блокування та поновлення сертифікації ключів, генерація відкритих та особистих ключів тощо). А враховуючи те, що все повинно починатися практично з нуля, оскільки майже таким на даному етапі є ринок користувачів, “повернення” зроблених вкладень буде досить довгим.

Розділ 2. Організація документаційних процесів

2.1 Основні  форми організації документаційних  процесів

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру  його компетенції, порядку розв’язання питань, а також обсягу та характеру взаємозв’язків з іншими органами, установами можуть формуватися системи діловодства, серед яких найбільш уживані:

• централізована – усі документи (вихідні, вхідні, внутрішні) реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат);
• децентралізована – допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи;
• змішана – найбільш важлива внутрішня документація та переписка керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах.

Основною функцією діловодства  підрозділів і працівників (секретарів, діловодів) є організація раціонального  документообігу, що передбачає організацію руху документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на управлінський процес у цілому.

Документообіг у підприємствах  торгівлі і громадського харчування здійснюється у вигляді потоків  документів, що циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівник підприємства, керівники структурних підрозділів, фахівці і технічні виконавці) і пунктами технічної обробки документів (структурні підрозділи, канцелярія, друкарське бюро та ін.).

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах  є: прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача; виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця; додержання принципу паралельності  в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Під час розробки раціонального  документообігу складають схеми  руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні  маршрути і етапи опрацювання  документів, уніфікувати шляхи руху, порядок їх опрацювання і на цій основі – доцільний порядок роботи з документами. Принципова схема документообігу у підприємстві наведена на мал. 2.1 [4].

Мал. 2.1. Схема документообігу у підприємстві [4]

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу  на підприємствах:

• Стандартизація – встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування. Ці норми і вимоги передбачені в державній системі діловодства, яка регламентує діловодні процеси на усіх підприємствах. В ЄДСД викладено правила складання, оформлення і зберігання документів, раціональні принципи документообігу, правила і принципи формування справ, рекомендації з організації праці діловодного персоналу, механізації і автоматизації діловодних процесів.
• Уніфікація тексту документів. Текст є найважливішою частиною документа, у ньому зосереджена інформація, необхідна для одержувача. На практиці часто створюють однотипні документи, які містять однотипну інформацію. Наприклад, накази з особового складу, бухгалтерська та статистична звітність, господарські договори тощо. Це створює передумови для їх уніфікації. Використовують такі форми уніфікації тексту документа:               а) анкета – спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа. Анкети часто виготовляють друкарським способом або за допомогою множувальної техніки. Приклади анкет — лист з обліку кадрів, анкети соціологічних досліджень та ін. Переваги анкет полягають у прискоренні та зниженні вартості процесу створення документа, його опрацюванні за допомогою ЕОМ; б) трафарет – спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу. Трафаретними є багато видів договорів, накази по кадрах та інші види документів. Трафарети виготовляють друкарським способом або копіюванням, що дає змогу економити час і кошти; в) таблиця дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію — заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час створення документа. Цей спосіб найбільш ефективний при комп'ютерній обробці і зберіганні інформації.
• Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп’ютерної техніки. Це дасть змогу забезпечити найшвидше проходження документів в апараті управління, раціональне використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів підприємства.

2.2 Електронний документообіг як сучасна форма організації документаційних процесів

Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для  ухвалення правильного управлінського рішення, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають неефективними. Це виражається в тому, що керівники не мають в своєму розпорядженні своєчасної і повної інформації про документи, їх стан та історію роботи з ними, а сам процес проходження документів виявляється погано контрольованим, зокрема: неможливо знайти потрібні документи або навіть отримати відомості про їх існування; документи рухаються повільно, їх поточний стан невідомий, інколи вони просто втрачаються; з'являються дублюючі або суперечливі документи; рішення не виконуються в строк або взагалі не виконуються; неможливо дізнатися, чому і ким було ухвалене конкретне рішення.

Розглянемо питання  впливу організації документообігу на невиробничі витрати робочого часу і матеріальні витрати по пунктах:

• Реєстрація документів. Час реєстрації паперового документа  складає приблизно 3 хвилини. Якщо ж  в організації існує багатократна перереєстрація одного і того ж документа, то цей показник може збільшуватися  у декілька разів. При автоматизованому документообігу час реєстрації скорочується до 1 хвилини, за рахунок автоматичного заповнення деяких полів реєстраційної картки, та за рахунок можливості вибору інформації зі списку заздалегідь сформованих даних, довідників.

• Обмін документами. У невеликих організаціях обмін документами між структурними підрозділами може зводитися до простої передачі документа в сусідню кімнату. В цьому випадку процедура займає не більш 5 хвилин. Якщо підрозділи територіально відокремлені, то час передачі може вимірюватися годинами і навіть днями. При електронному документообігу передача документа здійснюється практично миттєво завдяки вбудованій поштовій системі.

• Час пошуку документів. Якщо реквізити документа відомі, то при користуванні „паперовою технологією” час пошуку документа займе декілька хвилин. Якщо реквізити документа невідомі, то пошук документа в паперових реєстраційних журналах може розтягнутися на декілька годин і навіть днів.

• Підготовка типових  документів. За статистикою, на підготовку типового документа витрачається близько 25% робочого часу співробітників.

• Час узгодження документів. Цей параметр непрямим чином характеризує корпоративну культуру організації, ступінь  її бюрократизації. Він включає час  розгляду документа і час його передачі між інстанціями. Для кожного виду документа час узгодження має своє значення, яке залежить від числа інстанцій узгодження. Узгодження документа відбирає у співробітників від 50% до 75% робочого часу. При електронному документообігу цей параметр зменшується приблизно в три рази за рахунок скорочення часу передачі документів між інстанціями.

• Час, що витрачається на підготовку звітів. Якщо реєстрація документів ведеться за паперовою технологією, то на підготовку таких звітів може бути витрачено 30-40% робочого часу співробітників.

• Відображення нагадувань про наближення терміну виконання  документа. При паперовому документообігу ця операція виконується за рахунок  пошуку необхідного співробітника (особисто або по телефону) і передачі йому необхідної інформації, на що витрачається, за статистикою, приблизно 10 хвилин. При електронному документообігу ця операція виконується системою автоматично при наближенні або з початком терміну виконання.

• Час, що витрачається на розмноження документа по резолюції. Він залежить від кількості резолюцій (від 3 до 5) і в середньому складає 5 хвилин. При електронному документообігу ця операція не потрібна, оскільки документ прикріплюється до реєстраційної картки документа і доступний для перегляду всім, для кого він призначений. Так, за даними компанії Delphi, 15% паперових документів безповоротно втрачаються, і з їхнім пошуком так чи інакше пов'язано 30% переміщень співробітників по офісу, в цілому цей процес віднімає у них близько одного місяця в рік [17].

Система автоматизації  документообігу (САД) – досить складний механізм, що включає безліч підсистем, побудованих за допомогою програмних продуктів, розроблених різними виробниками. САД може по різному інтерпретуватися залежно від розміру організації і специфіки її діяльності, але при цьому вона повинна допомагати у вирішенні наступних завдань:

• підвищення ефективності управління бізнес-процесами за рахунок поліпшення виконавчої дисципліни, оптимізації контролю виконання завдань і аналізу діяльності організації;
• скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників і фінансових витрат на матеріали;
• інтеграція всіх інформаційних потоків і створення єдиного інформаційного простору підприємства (колективна взаємодія);
• формування електронного архіву (корпоративного сховища документів й інформації) та управління документообігом (автоматизація діловодства);
• забезпечення надійності обліку і зберігання документів;
• організація ефективного захисту інформації.

Здійснюючи характеристику ринкової ситуації, фахівці відзначають  значний потенційний попит на програми і послуги в області автоматизації діловодства. Тепер керівники не ставлять перед собою питання: «Варто або не варто впроваджувати систему управління документами?». Питання стоїть інакше: «Яку саме систему впроваджувати?». Величина економічного ефекту від впровадження САД напряму залежить від вибраного програмного продукту.