Електронний документообіг

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанні СЕД:

• Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;
• Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.

Впровадження електронного документообігу в Україні здійснюється у великих підприємствах, які усвідомлюють переваги електронного документування і досягли найбільших успіхів у цьому напрямку, у державних органах влади нажаль цей процес відбувається повільними темпами, у сфері подання фінансової звітності до Державної податкової інспекції.

Проілюструємо запровадження  електронного документообігу у приватному секторі на прикладі комерційного банку - ПАТ КБ «ПриватБанк». У ПАТ КБ «ПриватБанк» створена і успішно функціонує найсучасніша система документообігу - система електронного документообігу, яка функціонує у вигляді спеціалізованої програми - «ПриватДок». «ПриватДок» призначена для ведення безпаперового обміну документами між всіма користувачами і роботи з ними від моменту створення документа до знищення по закінченню терміну зберігання в архіві.

«ПриватДок» передбачає можливість одночасної роботи з документом великої кількості користувачів в будь-який слушний час доби з  будь-якої точки світу. Щодня у «ПриватДоку» створюється близько 15 тис. нових документів і проводиться до 2,5 млн. операцій з документами.  Після введення логіна, пароля і DIN (для входу через зовнішній сайт) відкривається головна сторінка системи (мал. 3.1).

 

Мал. 3.1. Інтерфейс головної сторінки «ПриватДок»

З головної сторінки здійснюється перехід в окремі папки і документи, а також за допомогою меню можна  здійснювати додаткові операції.

Користувачі системи  мають доступ до архіву документів. Документи в системі зберігаються у каталогах, що розбитті по роках, тому при пошуку необхідно спочатку вибрати рік (мал. 3.2).

 

Мал. 3.2. Схема пошуку документів у архіві.                                                                                                    

Особливістю системи  є те, що кожен документ має власну картку документа з унікальним номером (в межах календарного року), що містить додаткову інформацію про документ і супровід до документа, в якому фіксується історія руху документа.

Основною функцією «ПриватДок»  є створення і рух документа. Для зручності реалізації цієї функції існують додаткові операції, схема яких представлена на мал. 3.3.

 

 

Мал. 3.3. Схема додаткових функцій системи електронного документообігу «ПриваДок»

 

Охарактеризуємо детальніше кожну з цих функцій:

1. Вибір шаблонів - для формування особистого меню шаблонів документів, що використовуються в роботі. Щоб скористатися шаблоном його спочатку потрібно вибрати в пункті меню Оточення /Шаблони.

2. Додатки - для прикріплення до документа додатків у форматах *.doc *.xls *.odt *.ppt та ін.

3. Вкладення документів – для вкладення додаткових документів в картку раніше створеного документа. Вкладення може відбуватися автоматично при створенні певних типів документів або уручну. Ручне вкладення документів проводиться через меню зеленої смуги картки документа пункт «Влож.док» (див. мал.3.4).

4. Активність – для перегляду повного переліку документів, оброблених співробітником за певну дату. Доступний тільки керівникам в пункті меню Оточення/Активність.

5. Групи – використовується для одночасного підключення до документа великих груп співробітників.

 

 

Мал. 3.4. Схема здійснення вкладення документа

6. Додаткові виконавці – для підключення користувачів або їх груп до вже затверджених документів. Реалізується через пункт «Групи» меню зеленої смуги картки документа і доступна тільки співробітникам з роллю «діловод» по всіх доступних документах і авторові документа по відношенню до свого документа.

7. Пошук – для швидкого пошуку документів по наявних реквізитах. Найточніше працює пошук по номеру картки документа.

8. Вибране - для зберігання документів в самостійно створених папках. Документ знаходитиметься в папці «Вибране» до моменту його видалення звідти і відображається по роках (тобто документи 2005 року у «Вибраному» при виборі року – 2005 і т.д.). Працює через посилання в лівому нижньому кутку документа і з меню зеленої смуги картки документа.

9. Статистика – для отримання даних про роботу в системі окремих співробітників і підрозділів (пункт меню «Статистика»). Також містить інформацію про заблокованих співробітників, дати і причини блокування.

10. Тематичні підбірки – для формування спец. підбірок літературних джерел, посилань на сторінки сайту, Інтернет і раніше видані документи.

11. Функціональність - для зміни ролі при роботі в системах в пункті Оточення/Функціональність, в т.ч. для вибору ролі референта вiдсутнього співробітника.

12. Повернення в роботу - для повернення в папку «В роботі» і відновлення всіх кнопок в документах, не відпрацьованих своєчасно і переміщених в папку «Не виконані». Довідково: переміщення в папку «Не виконані» відбувається у випадку, якщо адресатом в документі не натиснута жодна з кнопок протягом 14 днів від дати її надходження.

13. Повідомлення – для настройки отримання e-mail або SMS повідомлень про дії, що вiдбуваються з документами.

14. Довідники - для ведення довідників за окремими шаблонами. До них вноситься інформація про співробітників і їх групи, які повинні автоматично підключатися до шаблонів (якщо співробітник не є відповідальним за який-небудь шаблон – цей пункт порожній).

По папках «ПриватДок»  документи розподіляються залежно  від етапу життєвого циклу  документа і ролі співробітника  в документі. Розподіл документів по теках «ПриватДок» залежно від  ролі в документі представлений у табл. 3.1.

 

 

 

 

 

Таблиця 3.1

Розподіл документів по теках «ПриватДок» залежно  від ролі в документі

№ п/п	Роль в документі	Папка ПриватДоку
1.	Автор	Мої документи
2.	Хто погоджує	На узгодженні
3.	Хто затверджує	На затвердженні
4.	Виконавець/адресат	У роботі
5.	Ознайомлюваний	На ознайомленні
6.	Хто обговорює	На обговоренні
7.	Хто розглядає	На розгляді
8.	Контролюючий	На контролі
9.	Додатковий виконавець	У роботі
10.	Референт співробітника	-
11.	Що обов'язково погоджує	На узгодженні

 

Роль референта надається при виконанні співробітником обов’язків колеги в період відсутності (відпустка, відрядження) і привласнюється на підставі відповідного документа (розпорядження на відрядження, наказу на відпустку).

Роль «Той, що «Обов'язково погоджує» привласнюється напрямком ІТ при введенні (коректуванні) шаблону і особлива тим, що цього співробітника не можна видалити з документа.

Той, що «Обов'язково погоджує»  несе відповідальність за: правильність оформлення документа відповідно до загальнобанківських вимог, вибраного шаблону і правил правопису; наявність в документі тих, що необхідно аби погоджували; відправку на затвердження в примусовому порядку у разі відсутності чиїх-небудь віз або неспівпадання думок автора і що погоджують.

У кожній ролі співробітник може виконувати певні операції і зобов'язаний дотримуватися встановлених правил і нормативів. У документах для кожної ролі доступний тільки певний набір кнопок.

Оцінка ефективності роботи співробітників і підрозділів  у ПриватДоку проводиться за: дотриманням нормативів обробки документів (папка «В роботі»); дотриманням нормативів узгодження; обліком надання відповідей на зауваження тих, що погоджують.

Своєчасність обробки  документів в папці «В роботі»  відображається в пункті меню «Статистика», а щомісяця інформація консолідується і розміщується на сайті в розділі «Підтримка/Напрямок «Управлінські технології та стратегічний менеджмент».

Проілюструємо впровадження системи електронного документообігу у сфері подання електронної  звітності.

На сьогоднішній день електронну звітність приймають наступні державні установи: Державна податкова адміністрація України (ДПАУ); Пенсійний фонд України (ПФУ); Державний комітет статистики України (Держкомстат); Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності України (ФСС з ТВП); Державний центр зайнятості; Фонд соціального страхування (ФСС) від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України; інші органи.

Подання електронної  звітності означає, що звітність буде сформована за допомогою спеціальної комп’ютерної програми, підписана ключами електронного цифрового підпису (ЕЦП), завантажена у файл спеціального формату, який потім необхідно відправити електронною поштою й отримати відповідь від відповідних органів про прийняття. Отже, очевидні наступні переваги електронного способу звітування для підприємств: звітність, надіслана до державних органів електронною поштою не потребує дублювання на паперових носіях, а також зберігання; при подачі звітності в електронному вигляді економиться робочий час бухгалтерів, а також кошти на придбання бланків звітних документів; не потрібно витрачати час в чергах у податкових інспекціях, фондах, органах статистики; гарантується автоматична перевірка підготовлених документів на наявність арифметичних помилок та описок; для звітності з ПДВ суттєво скорочується термін проведення перевірки щодо правомірності заявлених до відшкодування сум ПДВ та забезпечення своєчасного їх відшкодування платнику податку.

Перейти до системи електронного звітування можна двома способами:                                                                                                          - через укладення договору з посередником – Оператором електронної звітності (з адресатами звітності укладення договорів не потрібне), тобто підприємства отримують можливість дистанційно, у режимі «єдиного вікна», звітувати до державних органів, що перейшли на централізовану систему подання звітності. Крім цього у такого Оператора можна безкоштовно отримати ключі ЕЦП;

- самостійно в акредитованих центрах сертифікації ключів придбати ключі ЕЦП, укласти договори окремо з кожним адресатом звітності (центром обробки електронних звітів), встановити спеціалізоване програмне забезпечення, передати ключі ЕЦП адресатам звітності.

Вибір посередника залежить від того, чи співпрацює з ним той чи інший адресат звітності. Наприклад, з 2009 р. ДПАУ і Держкомстат, як з Оператором, співпрацюють з ТОВ «Ефективні Інформаційні Системи». На сьогодні залишається законодавчо не визначеним статус посередників, порядок їх ліцензування, акредитації та відповідальність за неналежне виконання своїх функцій. Частина органів виконавчої влади та страхових фондів передбачають здачу обов’язкової державної звітності лише через комерційну структуру-посередника (Держкомстат, ФСС від нещасного випадку,), а інші тільки допускають таку можливість (ДПАУ, ПФУ, ФСС з ТВП). Тому вибір способу переходу до електронного звітування в подальшому буде залежати від вдосконалення законодавчого регулювання діяльності посередників і від вартості їх послуг.

Підсумовуючи даний розділ можемо сказати, що на сьогодні вже здійснено багато кроків у напрямку автоматизації документообігу, проте залишається ще багато не зробленого. Зокрема перехід державних установ на схему електронного документообігу дозволить значно скоротити чисельність їх персоналу та підвищити рівень їх відкритості та прозорості. Приватний сектор також не у повній мірі використовує можливості електронного документообігу, оскільки, ще все залишається багато підприємств, які використовують традиційні методи діловодства.

 

 

Висновок

Найбільшого розвитку процеси  удосконалення системи документаційного забезпечення підприємств та організацій  в Україні набули в останнє  десятиліття. За цей час вітчизняна практика документування змогла збагатитися  передовими здобутками зарубіжного досвіду не поступившись при цьому власними традиціями.

Сучасні організації  повинні орієнтуватися на впровадження електронних систем документообігу. Ці системи є значно прогресивнішими  у порівнянні з традиційними –  паперовими системами. Вони дозволяють пришвидшити бізнес-процеси документування за рахунок скорочення часу на готування документів їх візування передавання, пошук. Дозволяють ефективніше контролювати хід їх виконання.