Електронний документообіг

По-перше, звичайно САД  купується на досить тривалий термін, по-друге, щоб система автоматизації  приносила очікуваний ефект, вона повинна  відповідати даному підприємству – його можливостям, рівню розвитку і т.д. Нарешті, вартість САД для крупного і середнього підприємства не така вже і мала. Інакше кажучи, помилка при виборі САД може обійтися дорого.

При цьому, вибирана для  впровадження СЕД, повинна враховувати  такі загальні вимоги: врахування специфіки українського документообігу і діловодства (відповідність ДСТУ і певним міжнародним стандартам;можливість ефективної взаємодії співробітників; миттєвий пошук інформації за будь-яким з полів реєстраційної картки; контроль виконання робіт, що ініціюються документами і завданнями; зручність налаштування системи повідомлень і нагадувань, і таким чином, поліпшення виконавчої дисципліни організації; моніторинг стану виконуваних процесів і аналіз завантаження персоналу за рахунок формування різних журналів і звітів; управління версіями документів та історія роботи з ними; довготривале зберігання документів; розмежування прав доступу співробітників до інформації гнучкий механізм проектування маршрутів документів, доручень, завдань, тобто налагоджування бізнес-процесів; можливість інтеграції з іншими системами і додатками (інтеграція із засобами потокового ведення документів, офісними додатками, електронною поштою та ін.); масштабованість, модульність та можливість роботи з мобільними 
(віддаленими) користувачами і групами користувачів; підтримка роботи механізму електронного цифрового підпису (ЕЦП); підтримка української мови, включаючи екранні повідомлення та ін.

Для успішного впровадження систем електронного документообігу на підприємстві необхідно мати уявлення про декілька стандартних помилок з метою їх попередження. Найчастіше компанії допускають помилку внаслідок відмови від консультацій незалежних фахівців, економії на проекті, прагнення до багатофункціональності системи, яка не завжди виправдна. Масштабному впровадженню СЕД, в обов'язковому порядку повинен передувати пілотний проект, головне завдання якого полягає у визначенні того, є чи ні (або передбачається) відчутний ефект від впровадження СЕД. Дуже важливу роль виконує підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так званий "чинник першої особи"). Звичайно при цьому система виявляється впровадженою тільки в деяких підрозділах, або тільки для деякого класу бізнес-процесів.

Слід також відзначити, якщо в компанії працює невелика кількість співробітників, масштаби бізнесу невеликі, структурні підрозділи розташовані поблизу один від одного, а кількість клієнтів невелика, то в електронному документообігу, найчастіше, немає необхідності. Навряд СЕД серйозно підвищить ефективність діяльності підприємства, а витрат потребує немалих.

Як для будь-якої автоматизованої системи, ефект від СЕД можна поділити на дві частини: прямий ефект від впровадження, пов'язаний з економією засобів на матеріали, робочий час співробітників, вивільнення фізичного місця для зберігання документів і т.д., і непрямий ефект - прозорість управління, колективна робота над документами, контроль виконавчої дисципліни, можливість накопичення знань, швидке і якісне ухвалення рішень, надійність процесів обробки і зберігання інформації та ін. Наприклад, за даними Siemens Business Services, при користуванні СЕД продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%, а вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижча порівняно з вартістю зберігання паперових архівів.

Розділ 3. Стандартизація керування документацією

3.1 Міжнародна  практика стандартизації електронного документообігу

Серед найактуальніших  питань в умовах глобалізації інформаційного суспільства компетентно називають нормативне забезпечення керування документаційними процесами (далі – КДП). Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складовою модерного інформаційного суспільства. Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні DLM-форуми, започатковані ЄС. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець  
ХХ ст.

Визначним і водночас визначальним явищем в історії керування  документаційними процесами на початку ХХІ ст. стала поява міжнародного стандарту у сфері КДП – ISO 15489– 2001 «Information and documentation. Records management» («Інформація та документація. Керування документацією»).

Структурно ISO 15489–2001 складається  з двох частин: частина перша –  Загальні положення (керування документаційними процесами), частина друга – Практичне керівництво (з КДП). Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документацією, інформацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватних осіб, зобов’язаних створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування попередньої частини стандарту. У першій частині стандарту «Загальні положення» містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних установах, які створюють документи. Тут же обґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування, визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т. ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КДП, перспективи їх розвитку, викладено вимоги до документування процесів КДП, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівців із КДП. Також визначається відповідальність установ за створювані документи та раціональну роботу з ними. У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів і т. д.), зазначених у першій частині стандарту, з їх описом, що допомагають забезпечувати керування документацією.

Творення ISO 15489–2001 –  яскравий приклад узагальнення часткового випадку, ґрунтованого на серйозних залежностях один від одного – досвіду однієї країни у сфері роботи з документами і здобутків світової спільноти. Організація технологічних циклів КДП у різних країнах має специфіку, що зумовлено історичними умовами розвитку держави і суспільства. Це викликало загальний характер рубрикації та формульованих норм ISO. Проте, маємо визнати, що завдяки попереднім зусиллям низки міжнародних організацій (Міжнародна рада архівів, ЮНЕСКО (програма RAMP), Міжнародна рада з керування документацією, Міжнародна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі стандартизації тощо) керуванню документаційними процесами упродовж другої половини ХХ ст. надано загальні риси, що сприяло швидшому просуванню проекту ISO.

Після набуття чинності ISO 15489–2001 у багатьох країнах Європи, Азії, Америки до групи нормативних документів з інформації та документації ввійшли національні аналоги міжнародного узагальнюючого нормативного документа у сфері керування документацією ISO 15489–2001. Випадки копіткої адаптації загальних інтернаціональних положень у сфері КДП до конкретних національних умов його застосування, зокрема щодо технологій реалізації, засвідчили зворотній напрям дій фахівців на державному рівні: від міжнародного до національного. Так, упродовж  
2000 рр. задля вищої ефективності функціонування стандарту уповноважений орган із питань стандартизації Великої Британії – British Standard Institution підготував серію посібників, присвячених тлумаченню й деталізації окремих його положень [21]. З метою пристосування спеціальної термінології ISO 15489–2001 до традицій уживання понятійно-категоріального апарату КДП провідні галузеві інституції різних країн розробили спеціальні термінологічні словники чи доповнили текст документа додатковими супутніми роз’ясненнями, як це трапилося, наприклад, у Латвії [2].

Сучасні тенденції у  стандартизації документування у країнах  ближнього і далекого зарубіжжя  пов’язані з впровадженням електронного документообігу. Зокрема, не так давно  ухвалено Закон Республіки Білорусь “Про електронний документ та електронний цифровий підпис” від 28.12. 2009 р. № 113-З, спрямований на встановлення правових засад застосування електронного документообігу, а також правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі прирівнюється до власноручного підпису документа на паперовому носії. Поняття “електронний документ” трактується, як документ в електронному вигляді з реквізитами, які дають змогу встановити його цілісність та достовірність. Вперше на законодавчому рівні закріплюються визначення таких термінів, як “дійсність електронного документа”, “цілісність електронного документа”, “копія електронного документа”, “сертифікат відкритого ключа”. Цим Законом передбачено створення державної системи керування відкритими ключами, що являє собою систему акредитованих центрів, які здійснюють послуги з реєстрації та зберігання сертифікатів відкритих ключів. Прийняття Закону Республіки Білорусь “Про електронний документ і електронний цифровий підпис” дозволить створити умови для подальшого розвитку електронного документообігу, у тому числі електронного декларування, підвищити ефективність механізмів реалізації електронного урядування в Білорусі [12].

Впровадження електронного урядування у Великобританії ґрунтується на положеннях Білої книги модернізації уряду (Modernising Government White Paper) і оформлене у "Стратегічну концепцію обслуговування суспільства в інформаційну добу" ("E-citizen, e-business, e-government. A strategic framework for public service in the Information Age"). Основна мета концепції полягає в конкретизації процесу переходу до уряду Інформаційної Доби. У програму включені такі питання: структура і перелік послуг, які необхідно запровадити для звичайних користувачів та неурядових організацій; розширення спектру послуг, які надаються органами влади; забезпечення максимального охоплення населення урядовими послугами; покращення ефективності користування інформацією; визначення конкретних заходів щодо реалізації всіх змін, необхідних для впровадження концепції.

Досвід свідчить, що громадяни  при взаємодії з урядом переслідують передусім власні інтереси і при  цьому бажають, щоб наданий їм сервіс був високоякісним, а способи  його надання - доступними і зручними. Населення, як правило, не цікавить організаційна структура уряду, які функції має та чи інша державна установа, як ці функції розподілені між ними та між центральними і місцевими органами влади. Тому необхідно сформувати стратегічний план партнерства державних структур різних рівнів щодо надання адміністративних послуг найбільш розумними і раціональними способами для споживачів, ґрунтуючись на реаліях навколишнього середовища та нових способах здійснення комерції.

Урядова стратегія передбачає розвиток і використання всіх електронних видів надання послуг. Це означає, що послуги можуть надаватись через Інтернет, мобільний зв’язок, цифрове телебачення, спеціальні центри. Водночас, електронний сервіс не виключає можливості особистого контакту. Певну стурбованість викликає проблема задоволення специфічних та індивідуальних потреб людей, а тому і передбачається створення бізнес-порталів для малих та середніх підприємств та особистих домашніх веб-сторінок для окремих громадян.

Німеччина є однією з  провідних країн у галузі розвитку Інтернету. Висока швидкість розвитку інформаційних технологій змушує державні органи вчитися використовувати їх для підвищення ефективності роботи і бути готовими до швидких змін. З цією метою Німеччина приступила до реалізації програми BundOnlіne 2005 ("Німеччина в Мережі"), що спрямована на забезпечення надання всього спектру державних послуг через Інтернет до 2005 року. Внаслідок цього громадяни одержать доступ до 1,2 тис. онлайнових послуг державних установ. Зокрема, у жителів країни з'явиться можливість заповнити податкову декларацію, продовжити дію водійського посвідчення або паспорту тощо через мережу Інтернет. У рамках програми також передбачається обладнати 181 відділення Національної служби зайнятості пунктами безкоштовного доступу в Інтернет для безробітних, котрі зможуть скористатися ними для надсилання своїх резюме і пошуку вакансій.

Ще одним проектом, реалізованим у рамках впровадження електронного уряду, стало перетворення землі Шлезвіг-Гольштейн у "електронний  регіон" (e-regіon) шляхом організації надійної інфраструктури, що дозволяє здійснювати швидкий і ефективний обмін інформацією. Цей проект спрямований на створення "державної універсальної установи", що забезпечить доступ до будь-яких послуг з будь-якого місця на території регіону [16].

Уряд Естонії в рамках реалізації концепції "електронного урядування" створив та ввів у  дію в червні 2001 року інтернет-портал "Сьогодні вирішую я" (Tana otsustan mіna), за допомогою якого будь-який житель республіки може взяти участь в управлінні державою - висловити свою думку про поточні процеси у країні, запропонувати поправки до законопроектів тощо. Протягом останніх декількох років у країні успішно функціонує єдина комп'ютерна база даних та інтернет-портал, що забезпечують більш ефективну взаємодію між державними установами та громадянами Естонії.

Для користування порталом "Сьогодні вирішую я" необхідно  пройти процедуру реєстрації, для  того, щоб одна людина не мала можливості голосувати кілька разів. Однак ці дії  уряду зазнають серйозної критики з боку опозиційних сил Естонії. Основний аргумент опозиціонерів полягає в тому, що правлячі праволіберальні партії прагнуть заручитися додатковою підтримкою молодих громадян і серйозно утискати права традиційно активних літніх виборців, що не мають вдома комп'ютерів і не володіють навичками роботи з Інтернетом [20].

Підхід Сінгапуру унікальний тим, що уряд країни ніколи не випустить  з уваги питання, пов'язані з  реалізацією концепції "електронного урядування". Так, наприклад, коли три  роки тому Служба інформаційних технологій Міністерства оборони ввела в дію першу у світі інтернет-систему урядових закупівель, незабаром після цього Міністерство фінансів і Національна рада з питань обчислювальної техніки почали задумуватись над поширенням цієї системи на інші державні служби.

Електронні мережі Сінгапуру  включають торговельну TradeNet (проходження  по ній документів займає всього 3 хвилини), морську MarіneNet, портову PortNet і електронну систему обліку судових документів Electronic Fіllіng System [18].

Названі тенденції є характерними для більшості прогресивних країн світу. Тобто, можна зробити висновок про те, що сучасні тенденції у стандартизації процесів документування пов’язані з впровадженням системи електронного документообігу. Сьогодні слід очікувати міжнародних ініціатив з розробки міжнародного стандарту у цій сфері.

3.2 Практика запровадження  електронного документообігу в  Україні