Документы по личному составу

    Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы до поступления в данное учреждение.

    Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: "Взамен выдан дубликат". Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки. 
 

5.3Внесение  изменений в записи трудовой  книжки 

     Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производит администрация по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишут на титульном листе книжки.

     Ранее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, после чего записывают новую.

     Ссылки на документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяют подписью руководителя, или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации или отдела кадров. 

Например: 

Фамилия изменена на основании свидетельства о браке, №_______ дата. 

Подпись должностного лица, печать, дата. 
 

Образование изменено на основании диплома №______, выданного 00.00.00. 

Подпись должностного лица, печать, дата. 

    Если в трудовой книжке обнаружены неправильные записи их исправляет администрация того предприятия, где эта запись была сделана.

    Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, Исправление делает организация правопреемник, а при ее отсутствии - вышестоящая организация, которой подчинялось ликвидированное предприятие.

    Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа, исправление вносят на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.

    В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" зачеркивание неточных записей не разрешается.

    Чтобы внести изменения, после неверной записи в графе 3 пишут:

              Запись за № недействительна. Принят по профессии маляр. 
 
 

В графе 4 повторяют  дату и номер приказа, запись из которого сделана неправильно.

     В таком же порядке исправляют недействительную запись об увольнении и переводе на другую работу, если увольнение или перевод не законны. 
 

Например: 

Запись за №____________ недействительна, восстановлен на прежней работе. 
 

5.4Выдача  трудовой книжки при увольнении 

    Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

    При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивают средний заработок за время вынужденного прогула Днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Издают новый приказ о новом дне увольнения.

    При увольнении рабочего, служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку во время работы в организации (фирме), заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть) и печатью.

    Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.

    В случае смерти работника трудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам под расписку или высылают почтой по их требованию.

    Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

    При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, а в журнале фиксируют дату и основание выдачи книжки

                                                     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                              6.Личное дело 

    Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

    Личное дело оформляют после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятия по разному решают вопросы их ведения.

    Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие - на руководителей и ведущих специалистов.

    В начало личного дела помешают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.п.

    Каждое дело формируют в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

    Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

    Рекомендуется в личное дело включать документы в следующей последовательности:

- внутренняя  опись документов дела;

- дополнения  к анкете (дополнение к личному  листку по учету кадров);

- заявление  о приеме на работу;

- анкета с  фотокарточкой (личный листок  по учету кадров);

- трудовой  договор (если есть);

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы  об образовании (копия);

- характеристики  или рекомендательные письма. 

   В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).

   Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включают.

   На документы личного дела составляют внутреннюю опись.

   Каждый документ дела заносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники, ведущие кадровую документацию. В ней указывают также дату формирования личного дела. Начальная дата - дата заявления о приеме на работу, конечная - дата увольнения.

   Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

   Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывают справку, подписанную работником, ответственным за кадровую документацию, где он указывает с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

   Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководителя. Выдачу учитывают по контрольной карточке, которую ставят на место выданного дела. В ней указано когда, куда и кому выдано дело и проставлена подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывают дату его возвращения и вкладывают ее в дело.

   Личные дела учитывают в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно 1 соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используют для личного дела вновь принятого работника.

   Раз в год проводят проверку наличия и состояния личных дел, о чем составляют акт.

   Хранят личные дела в специальных шкафах. Дела располагают по порядку номеров слева направо и сверху вниз. Хранят личные дела только работающих сотрудников.

   Личные дела уволенных работников в конце года сдают на хранение в архив учреждения  
 
 

или междуведомственный архив по личному составу, о чем делают отметку в журнале учета личных дел.

    Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруют арабскими цифрами, которые проставляют в правом верхнем углу черным карандашом или нумератором.

    Листы внутренней описи документов личного дела нумеруют отдельно.

    В конце личного дела пишут - заверительная надпись, которую оформляют на "ЛИСТЕ - ЗАВЕРИТЕЛЕ ДЕЛА" (по установленной форме).

    Лист-заверитель служит для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния.

    Заверительную надпись подписывает ее составитель.

   Все изменения в составе личного дела отмечают в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ.

  Заверительную надпись пишут только на листе-заверителе, а не на обложке дела или обороте листа последнего документа. 
 

6.1 Автобиография 

   Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

   Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.

   Реквизиты АВТОБИОГРАФИИ:

- наименование  вида документа - АВТОБИОГРАФИЯ;

- текст;

- дата, подпись  и ее расшифровка.

   В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование (где, когда учился, в каком учебном заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес. 

Образец автобиографии. 

                                                     Автобиография

   Я, Павлова  Надежда Васильевна, родилась 24 июня 1956 года, в г. Луге, 

Ленинградской области, в семье рабочих.

   В 1963 году поступила в среднюю школу  № 23 г. Луги. Закончила среднюю  школу в 

1973 году. Одновременно  занималась в городской музыкальной  школе по  классу 

рояля, закончила школу в 1971 году.

   В 1973 году поступила в педагогический  институт на факультет иностранных  языков 

(дневное отделение). Закончила институт в 1978 году  по специальности учитель 

английского языка.

   В 1978 году поступила на работу в  школу № 3 г. Луги учителем английского языка,

где работаю  по настоящее время.

Отец, Павлов Василий Иванович, - пенсионер. Мать, Павлова Анна Олеговна, -

бухгалтер магазина № 14.

   Не  замужем.

Домашний адрес: г. Луга, ул. Мира, д.6, кв.34. 

                                       Подпись                    Н. В. Павлова

00.00.00 
 
 

                                                                              6.2 Резюме 

Резюме - документ, содержащий сведения биографического  характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. 
 

Реквизиты РЕЗЮМЕ:

- наименование  вида документа - РЕЗЮМЕ;

- дата;

- ФИО;

- почтовый  адрес претендента;

- телефон;

- текст; 

- подпись. 

Сначала пишут  свое имя, отчество, фамилию, домашний адрес, телефон, дату рождения (для женщин последнее не обязательно). 

Текст излагают по разделам:

- цель резюме - место, на которое претендует  составитель;

- образование  (сначала указывают высшее образование  - какой вуз и когда закончили,  полученную специальность; затем  перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы);