Документы по личному составу

                                                                Содержание 
 
 

Введение…………………………………………………………………………………….3

1.Документы  по личному составу…………………………………………………………4

2.Приказ по  личному составу……………………………………………………………...5

      2.1.Выписка из приказа………………………………………………………………...6

3.Заявление………………………………………………………………………………….8

4.Трудовой  контракт………………………………………………………………………..9

5.Трудовая  книжка…………………………………………………………………………11

       5.1.Вкладыш к трудовой книжке………………………………………………….….11

       5.2.Дубликат трудовой книжки………………………………………………………11

       5.3.Внесение изменений в записи трудовой книжки……………………………….12

       5.4.Выдача трудовой книжки при увольнении……………………………………...13

6.Личное дело………………………………………………………………………………14

        6.1.Автобиография……………………………………………………………………15

        6.2.Резюме……………………………………………………………………………..16

        6.3.Характеристика…………………………………………………………………....17

        6.4.Личный листок по учету кадров………………………………………………….17

       6.5.Анкета………………………………………………………………………………18

        6.6.Дополнение к личному листку……………………………………………………18

Приложения………………………………………………………………………………...19

Заключение………………………………………………………………………………….27

Список  литературы………………………………………………………………………...28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

    Термин   «делопроизводство»   характеризует   совокупность   работ   по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в  них

документов. Понятием «документ» определяется  информация,  записанная  любым

способом на любом материале, изданная или полученная  любым  физическим  или

юридическим  лицом,  в  любой  организации   для   использования   в   своей

деятельности.   Таким   образом,   понятия    «управление»,    «информация»,

«делопроизводство»,  «документ»  органически  взаимосвязаны.   Не   случайно

авторы,  изучающие  эволюцию  управленческой  мысли,   начинают   отчет   от

шумерской  письменности  на   глиняных   табличках,   датированных   третьим

тысячелетием  до нашей  эры.  Эти  первые  документы  содержат  информацию  о

коммерческих   сделках   и   законах   Шумера,    являясь    доказательством существования делопроизводства и практики управления  еще  в  древнем  мире. Решение проблем управления  документацией  в  современный  период  прошло  в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг.  В  это  время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и  устарело.

      Однако  второй  этап  делопроизводства   показал,   что   «бумажный»   поток

увеличивается,   и   делается   вывод,   что   существование   традиционного

делопроизводства   и   обработки   документов   на    ЭВМ    будут    весьма

продолжительными.

      Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное  структурное

подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю  предприятия,  либо

его заместителю  по кадровой работе.  В  зависимости  от  вида  и  отраслевой

принадлежности  предприятия,  количества  и  структуры  кадрового  потенциала

изменилась  структура и численный состав самой кадровой службы.

     В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной

экономики своевременное  и правильное решение  стратегических  и  тактических

задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

     Документированная   информация   составляет   основу   управления,   его

эффективность  в  значительной  степени   базируются   на   производстве   и

потреблении информации. В современном обществе информация стала  полноценным

ресурсом производства, важным  элементом  социальной  и  политической  жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях  для  повышения   эффективности   управления   необходимо   уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как  всякое управленческое  решение  всегда  базируется  на  информации,  на   служебном документе.

   Информация фиксируется в документах, которые придают ей  организационную

форму и перемещают  во  времени  и пространстве.  Документы и документная

информация  лежат в основе управленческих решений  и являются их  материальным

воплощением, обеспечивают юридической силой.  Работа  с  документами  должна

иметь настолько  отработанный порядок,  чтобы  работники  не  отвлекались  от

главных производственных целей предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Документы  по личному составу. 

      Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

      Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

     Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено: КЗоТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

     Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности - помещения, сейфы и шкафы отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Приказ  по личному составу 
 

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

- прием на  работу;

- перемещение по работе;

- увольнение  с работы;

- установление  должностных окладов;

- отпуска;

- командировки;

- изменение  фамилии;

- поощрения;

- взыскания  и т.д.  

   Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). 

Особенности приказа по личному составу:

1. оформление  приказа не имеет четких указаний  ГОСТа, поэтому возможны разные  варианты составления этого документа,  которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами;

2. номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит  приказ по, кадрам;

3. заглавие - "По  личному составу";

4. констатирующей  части в приказе может не  быть.

5. распорядительные  пункты оформляют в следующей  последовательности:

- прием на  работу;

- перевод или  перемещение по работе;

- установление  разрядов;

- установление  категорий рабочим и служащим;

- возложение  временного исполнения обязанностей;

- предоставление  отпусков;

- установление  неполного рабочего дня;

- изменение фамилии;

- увольнение  с работы;

- прекращение  работы в связи со смертью;

(по каждому  перечисленному вопросу может  быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О  командировании" и т.д. В организациях, где командировки не носят  массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать).

6. Каждый пункт  приказа обосновывается наличием  другого документа (заявления  сотрудника, докладной записки, распоряжения  и т.д.).

7. В пункте  приказа (приказе) следует указывать:

при приеме на работу -

- на какую  должность; 

- в какое  подразделение; 

- с какой  оплатой; 

- с какого  числа;

- вид работы - постоянная с испытательным  сроком;

со стажировкой;

временная на срок...;

по совместительству;

- особые условия работы -

с принятием  материальной ответственности;

с сокращенным  или неполным рабочим днем и т.д. 
 

8. При переводе  сотрудника на другую работу  в приказе указывают:

- вид и причину  перевода;

- устанавливаемый оклад;

- длительность, в случае временного перевода;

- в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

- при переводе  на вышестоящую должность указывают  на представление руководителя  структурного подразделения. 

     При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - на докладную записку руководителя структурного подразделения.

     При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. 

     При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗоТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии,  имена и отчества пишут полностью.

10. Благодарности  и взыскания оформляют отдельными  приказами.

11. К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников. 
 

2.1 Выписка  из приказа