Деловая документация. Правила оформления

 

ОБРАЗЕЦ АКТА ОБ ОЦЕНКЕ СОСТОЯНИИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

 

ГОСКОМВОЕНПРОМ

 

АКТ

26.11.2007 N 6

г.Минск

 

Об оценке состоянии корреспонденции

 

Основание: Инструкция по делопроизводству в Государственном  военно-

           промышленном    комитете     Республики    Беларусь     и

           подведомственных организациях.

 

Составлен комиссией:

председатель - начальник  сектора контроля исполнения и

               делопроизводства А.Л.Семенова.

члены комиссии: старший  инспектор Е.Т.Боброва;

                экспедитор С.А.Безрукая.

 

     26.11.2006 при   вскрытии   конверта   с   корреспонденцией  РУП

"Минский  ремонтный   завод"  установлено,  что   вложенные  в конверт

документы  (исходящие  номера 03-08/4536 от 20.11.2006 на 5 листах и

01-04/4540  от 21.11.2006 на 1 листе)  имеют механические повреждения

(все листы разрезаны)  и частично залиты черными  чернилами.

     Документы  (исходящие  номера  03-08/4536  от  20.11.2006  на 5

листах  и 01-04/4540  от  21.11.2006  на  1  листе) к использованию

непригодны и возвращаются отправителю.

 

Составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр - в дело 01-21;

2-й экземпляр - РУП "МРЗ".

 

Председатель комиссии _______ А.Л.Семенова

                      Подпись

Члены комиссии: _____________ Е.Т.Боброва

                   Подпись

                _____________ С.А.Безрукая

                   Подпись

 

Помощь: Размеры шрифтов, используемых при создании документов. Интервальность при оформлении текста, многострочных реквизитов

РАЗМЕРЫ ШРИФТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ПРИ СОЗДАНИИ ДОКУМЕНТОВ. ИНТЕРВАЛЬНОСТЬ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ТЕКСТА, МНОГОСТРОЧНЫХ  РЕКВИЗИТОВ

 

 

 

Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлено, что при  создании документов с использованием средств вычислительной техники  используется текстовый редактор Microsoft Word, применяемая гарнитура шрифта - Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта — не менее 13 пт.

 

Инструкцией по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах  государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных  Правительству Республики Беларусь утвержденной постановлением Белкомархива от 24.07.2003 № 27, для создания документов в министерствах, госкомитетах и других организациях, на которые распространяется действие этого документа, установлен размер шрифта 15 пт.

 

Тексты документов на бланках  формата А4 печатают на компьютере с использованием одинарного интервала, на пишущей машинке - полуторного. На бланках формата А5 на компьютере текст печатается с интервалом «точно 14 пт», на пишущей машинке - через один межстрочный интервал.

 

При использовании компьютерной техники текст документа выравнивается  по ширине листа.

 

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается  печатать через два межстрочных  интервала на пишущей машинке  или через полуторный на компьютере.

 

При оформлении на компьютере реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно 14 пт». Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

 

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным  интервалом.

 

Пример

 

 

 

СОГЛАСОВАНО
	Одинарный
Председатель Комитета  по архивам и делопроизводству  при Совете Министров  Республики Беларусь	Точно 14 пт
	Одинарный
Подпись В.И.Адамушко
	Одинарный
Дата
	Полуторный
СОГЛАСОВАНО
	Одинарный
Министр экономики Республики Беларусь	Точно 14 пт
	Одинарный
Подпись Н.П.Зайченко
	Одинарный
Дата

 

При оформлении на пишущей  машинке реквизиты документа (кроме  текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный  интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф  согласования», «Гриф приложения»  отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

 

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

 

Пример

 

 

СОГЛАСОВАНО

1,5 

Председатель Комитета

1 

по архивам и делопроизводству

1 

при Совете Министров

1 

Республики Беларусь

1,5 

Подпись В.И.Адамушко

1,5 

20.03.2006

2 

СОГЛАСОВАНО

1,5 

Протокол заседания

1 

экспертного совета

1,5 

01.05.2006 № 9

 

Максимальная длина строки многострочных реквизитов при оформлении на компьютере составляет 73 мм, на пишущей  машинке - 28 печатных знаков.

 

При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах  от границы левого поля при оформлении на компьютере:

 

0 — граница левого  поля;

 

1 — после 5 печатных  знаков от границы левого поля  или 12,5 мм;

 

2 — после 16 печатных  знаков от границы левого поля  или 40 мм;

 

3 — после 24 печатных  знаков от границы левого поля  или 60 мм;

 

4 — после 32 печатных  знаков от границы левого поля  или 80 мм;

 

5 — после 40 печатных  знаков от границы левого поля  или 100 мм;

 

6 — после 48 печатных  знаков от границы левого поля  или 120 мм;

 

7 — после 56 печатных  знаков от границы левого поля  или 140 мм.

 

От нулевого положения  печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

 

От первого положения  печатают начало абзацев в тексте.

 

От четвертого положения  печатают реквизит «Адресат».

 

От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограничения  доступа», «Гриф утверждения», «Гриф  приложения».

 

От шестого положения  печатают расшифровку подписи в  реквизите «Подпись».

 

От седьмого положения  печатают коды по ОКУД и ОКОГУ (ОКЮЛП).

 

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают  двумя вертикальными рядами, начиная  от нулевого и пятого положений.

 

Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается  его продлевать до границы пятого положения табулятора (100 мм).

 

При наличии в тексте документа  примечаний или выделенной в самостоятельный  абзац ссылки на документ, послуживший  основанием к его составлению (изданию), слова «Примечание» и «Основание»  печатают от нулевого положения, а относящийся  к ним текст — через один межстрочный интервал или «точно 14 пт» для компьютера.

 

 

^* При его наличии